Me interesa hablar con la gente de su forma de trabajar y de cómo usan sus herramientas. Desde que escribo en el blog he tenido noticia de algunas personas que utilizan FacileThings y tenía en mente intercambiar ideas con alguno de ellos sobre el tema. Pues bien, al fin he podido hacerlo con Antonio José Masía, artífice del proyecto “Cambiando Creencias”. Os dejo una breve entrevista donde hablamos de FacileThings, de GTD y de su proyecto.
Me llamo Antonio José Masiá y soy autor del blog Cambiando Creencias, en el que hablo de cómo desarrollar valor en las personas a través de la productividad GTD y el desarrollo personal. Conocí GTD en 2010 y trajo tantos beneficios a mi vida que dada la situación que atravesaba mi sector profesional, decidí poner en marcha mi proceso de reinvención en torno a este campo a través de la consultoría artesana y la formación de personas, empresas y organizaciones.
Cuéntanos tu historia con GTD. ¿Cómo llegas a este método y que te impulsa a buscar un modo para gestionar tu flujo de trabajo?
GTD llegó a mi vida precisamente en el momento en que más lo necesitaba. Casualmente conocí la existencia de la metodología tras escuchar un podcast de José Lobato, 85% Cocoa, en el que hablaba puntualmente sobre GTD. En aquella fecha ya había leído el libro de Berto Pena, Gestiona Mejor tu Vida, y había comenzado a poner en práctica los conocidos giros, pero tuve la sensación de que no era suficiente así es que compré Organízate con Eficacia y su lectura cambio mi vida. Yo vivía bajo un estrés permanente, llegaba tarde a todo, no encontraba nada en mis archivos, en definitiva, trabajaba sin ningún tipo de criterio y lo que es peor, sin rumbo. Sólo el hecho de comenzar a practicar el hábito de la captura, redujo mi nivel de estrés más de un 50%. Fue realmente genial.
¿Cuáles fueron las dificultades que te encontraste al implementar el sistema (esos problemas iníciales que te hacen plantearte dejar el sistema)?
Bueno GTD te dice de forma clara qué es lo que hay que hacer pero no cómo. Da algunas pinceladas y recomendaciones pero eres tú el que debe configurar tu sistema y decidir ese cómo. He de confesar que fracasé al menos dos veces. Nunca tuve dudas sobre el sistema, creo que fui consciente desde el principio de que funcionaría y jamás tuve la tentación de abandonarlo. Comencé como es recomendable con lápiz y papel, concretamente con dos Moleskines, una para capturar y otra para albergar todo el sistema de listas. Posteriormente al aumentar mi volumen de elementos a gestionar tuve que plantearme el uso de herramientas de alta tecnología que me facilitasen el trabajo.
Antes de llegar a FacileThings ¿Con que otro software implementas tu sistema de listas? ¿Cuáles son los puntos fuertes de estos en comparación con FacileThings y que ventajas encuentras a esta aplicación respecto tus anteriores implementaciones?
Soy usuario de Mac desde hace más de cinco años. Cuando decidí pasar a usar herramientas de gestión en alta tecnología inicié un proceso de testing y la verdad es que no encontraba nada que me agradase desde el punto de vista de GTD. Trabajé un tiempo con Things y al final comencé a usar Omnifocus según los consejos de Jeroen Sangers, autor del blog El Canasto. Paralelamente estuve probando distintas aplicaciones online como Remember The Milk, Nozbe, Do it, etc. En las Primeras Jornadas de GTD, tuve la oportunidad de conocer a Francisco Sáez, el cual me comentó el proyecto de desarrollo de FacileThings y comencé a probar la herramienta. Me llevé una gran sorpresa. Por fin una herramienta para GTD 2.0 hecha por gente que sabe de GTD. Está es la gran ventaja bajo mi punto de vista.
¿Integras tu almacén de información o material para proyectos en FacileThings? ¿Si no es así, que aplicación utilizas? ¿Qué otras herramientas utilizas para trabajar tu GTD (recopilar, almacenar, etc.)?
Suelo usar como almacén digital de referencia y apoyo de proyectos tanto Evernote como Dropbox. Evernote está perfectamente integrada con FacileThings y pienso que en un futuro no muy lejano, debería poder enlazar también con Dropbox. Sería muy interesante. Suelo capturar con Evernote en el caso de cosas extensas, reuniones, etc. Las cosas más sencillas suelo hacerlo vía mail hacia FacileThings o bien mediante una pequeña libreta en la que tomo notas. También suelo usar un archivo de seguimiento físico compuesto por las famosas 43 carpetas. Me ayuda mucho en la gestión de documentos que debo usar en un futuro concreto.
Esta aplicación va algo más allá de la gestión del sistema de listas: la gestión de objetivos, áreas de responsabilidad y rutinas son algunos ejemplos. ¿Puedes comentarnos que uso le das y que valor añadido te aporta?
De momento, los niveles de perspectiva a partir de las áreas de responsabilidad sigo gestionándolos de forma externa a FacileThings. Suelo trabajar con MindJet. Según tengo entendido, en una próxima actualización esta parte de la aplicación sufrirá una mejora que la hará más funcional a este nivel. Estoy deseando verlo para poder ir pasando esta parte importante del sistema a FacileThings. Por otro lado, he de indicar que suelo darle mucho uso a las rutinas. Son de gran ayuda.
Para acabar esta review ¿Qué crees que le falta a la aplicación? ¿Qué facetas faltaría por mejorar a nivel funcional y conceptual?
Bueno, FacileThings es ya una gran aplicación. Mi decisión de hace unos meses de comenzar a usarla como mi sistema GTD es consecuencia de este convencimiento. Ahora sí, mejoras se pueden hacer muchas. De forma inmediata hecho en falta una aplicación para dispositivos móviles. Esto es básico para poder al menos capturar y consultar tus listas de contextos en movimiento. Por otro lado creo que el desarrollo de un módulo para los pasos de Revisar, Hacer resulta muy necesario. Debería ser algo simple y que me permitiera filtrar mis listas de acciones siguientes indicando el contexto, el tiempo disponible y el nivel de energía. El sistema nos mostraría solo lo que podemos hacer en ese momento y sería realmente genial. Ahora esto mismo no es posible, pero estoy convencido de que lo será en un futuro cercano. Otra mejora interesante sería el desarrollo de un módulo para la gestión de las revisiones semanales. Después, están las típicas mejoras como la implementación de listas de control y plantillas de proyectos, y la posibilidad de crear proyectos con acciones paralelas o secuenciales indistintamente. Actualmente todas las acciones son secuenciales.
Puedes seguir a Antonio José Masiá a través de su página Cambiando Creencias o de su presencia en las redes sociales Twitter, Facebook.
Un comentario
El post me ha resultado muy interesante, y comparto las mejoras propuestas por Antonio José. Igualmente, espero impaciente esa mejora en cuanto a los objetivos y areas de responsabilidad.
Enhorabuena Francisco, la aplicación se está convirtiendo en todo un referente.
El post me ha resultado muy interesante, y comparto las mejoras propuestas por Antonio José. Igualmente, espero impaciente esa mejora en cuanto a los objetivos y areas de responsabilidad.
Enhorabuena Francisco, la aplicación se está convirtiendo en todo un referente.