Productividad Empresas
Construir un espacio de trabajo que potencie la productividad y la creatividad
AUTOR: Indiana Lee
Para que los empleados trabajen a gusto, necesitan un espacio de trabajo en el que se sientan bien. Desde la distribución de la oficina hasta los accesorios y la tecnología que llena el espacio, tu oficina debe inspirar a tus empleados para que sean lo más productivos, creativos y estén lo más motivados posible.
Ten en cuenta que tanto los empresarios como los empleados deben contribuir a crear un espacio como éste para que tenga éxito. Exploremos qué puede hacer cada uno para crear una oficina que fomente la productividad y la creatividad, empezando por los empresarios.
Crear una cultura de empresa sólida
A la hora de diseñar un espacio de trabajo más productivo, la mayoría de los empresarios se centran en aspectos materiales, como los muebles o la tecnología. Pero las ideas y los valores que conforman la cultura de la empresa son igual de decisivos.
Si los empleados no tienen un ambiente positivo y de apoyo en el que trabajar, la distribución, la tecnología y los accesorios de la oficina no importan. Nunca serán tan productivos y creativos como podrían llegar a ser si la cultura empresarial es negativa.
Por tanto, empieza por la cultura de la empresa. Establece los valores fundamentales. Comparte la visión de la empresa. Haz saber a los empleados lo importantes que son la productividad, la innovación y la eficiencia. Los empresarios también pueden determinar los comportamientos que los empleados deben adoptar para dar lo mejor de sí mismos cada día.
Colaboración y flexibilidad
Un espacio de trabajo que favorezca la productividad y la creatividad se centra en la colaboración y la flexibilidad. Los equipos deben estar cohesionados y ser comunicativos para rendir bien. Además, deben poder adaptarse y moverse con fluidez por la oficina para ser más productivos.
Los empresarios deben asegurarse de que la distribución de sus oficinas fomenta la colaboración y la flexibilidad. La mejor opción es una distribución que logre un equilibrio entre una planta abierta y una distribución de oficina tradicional. Podría ser así:
- Pasillos abiertos
- Diferentes dispositivos tecnológicos repartidos por toda la oficina
- Despachos individuales y salas de reuniones
- Espacios comunitarios como un salón y una cocina
- Grandes ventanales que ofrezcan mucha luz natural
Es importante tener en cuenta que remodelar un espacio llevará algún tiempo, sobre todo si es personalizado. Por lo tanto, conviene asegurarse de que los equipos siguen siendo productivos durante la renovación.
Por ejemplo, se debe informar a los empleados de los planes de renovación desde el principio y hacerles saber cómo cambiará su trabajo. Utiliza estrategias de disminución del ruido para evitar que los ruidos de la construcción sean una distracción. Además, se deben mantener las normas de seguridad.
Introducir nuevas tecnologías
Es casi imposible crear un espacio de trabajo productivo sin tecnología. Las nuevas herramientas tecnológicas pueden agilizar los procesos y dejar espacio para que los empleados dediquen la mayor parte de su tiempo a tareas significativas en lugar de a otras de menor importancia.
Por ejemplo, las herramientas de inteligencia artificial están ayudando a las empresas a adaptarse a un mundo cada vez más digital. Estas herramientas son especialmente útiles para recopilar, procesar y analizar datos. Recopilan conjuntos de datos masivos y los examinan en busca de perspectivas significativas que puedan mejorar las operaciones internas y las relaciones con los clientes externos.
También merece la pena considerar la posibilidad de introducir estas nuevas herramientas tecnológicas en el lugar de trabajo:
- Herramientas de trabajo a distancia
- Almacenamiento en la nube
- Pizarras interactivas
- Aplicaciones para la experiencia del empleado
- Software de supervisión de empleados
- Dispositivos de realidad aumentada (RA) y realidad virtual (RV)
Las nuevas herramientas tecnológicas pueden aumentar la productividad de los empleados al liberarles de tareas específicas y permitirles centrarse en las que requieren creatividad y reflexión.
Cómo pueden contribuir los empleados a crear un espacio de trabajo productivo y creativo
Como ya se ha mencionado, los empleados desempeñan un papel importante en la creación de un espacio de trabajo que facilite la creatividad y la productividad. He aquí cómo pueden contribuir a crear un espacio que les ayude a dar lo mejor de sí mismos.
Personalizar su espacio
Por desgracia, la mayoría de las empresas no dan a sus empleados la posibilidad de opinar sobre cómo se construye un espacio de trabajo, especialmente en lo que se refiere a la distribución, los accesorios, el mobiliario y las opciones tecnológicas.
El problema es que lo que inspira a un empleado a ser productivo puede diferir de otro. Pero aunque el empresario tome las decisiones de diseño más importantes, los empleados pueden personalizar sus espacios de trabajo.
Piensa en los accesorios de escritorio que inspiran productividad e innovación. Pueden ser:
- Jarrones
- Velas
- Una lámpara de escritorio
- Un organizador de escritorio
- Figuritas de escritorio
- Pequeñas plantas de interior
- Pisapapeles decorativos
- Cajas bordadas
- Fotografías de seres queridos
- Lapiceros personalizados
Si tienes que personalizar toda una oficina, considera lo siguiente:
- Un espejo
- Revestimientos de ventana únicos
- Plantas de interior más grandes
- Obras de arte inspiradoras
- Estanterías y librerías
- Una silla ergonómica a tu elección
- Colchas y cojines para el sofá de la oficina
Los empleados que personalizan sus espacios de trabajo u oficinas tienen más probabilidades de sentirse productivos e inspirados en ellos.
Mantente organizado
Una encuesta realizada por Brother at Your Side. reveló que “el 41% de los encuestados cree que un espacio de trabajo ordenado y organizado es clave para mejorar la productividad”. En resumen, los empleados deben mantener organizados sus espacios de trabajo si quieren ser más productivos.
Esto se debe a que no se puede hacer mucho cuando se está constantemente rebuscando entre montones de papeles o millones de carpetas para encontrar lo que se necesita para completar las tareas. Requiere demasiado tiempo y deja poco o nada para la productividad real.
Por el contrario, un espacio de trabajo organizado y ordenado facilita que los empleados encuentren lo que necesitan y sean eficientes y rigurosos. Así que dar prioridad a la organización es imprescindible.
Utiliza organizadores de escritorio para mantener las mesas despejadas. Ordena alfabéticamente los documentos físicos confidenciales y guárdalos en un archivador cerrado con llave. Utiliza contenedores para guardar las cosas con las que no trabajas a diario. Y, por último, mantén tu espacio de trabajo limpio y libre de polvo, manchas y suciedad.
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El entorno de trabajo ideal es el que inspira, favorece la productividad y fomenta la creatividad. Los consejos anteriores te ayudarán a crear un espacio de trabajo que cumpla todos estos requisitos.
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