Getting Things Done - GTD

Introducción a la productividad: Principios de la filosofía GTD

AUTOR: Nouman Ali Tags GTD Básico Flujo de Trabajo

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GTD (Getting Things Done) es una forma de organizar y gestionar tus asuntos para mantenerte productivo.  GTD ayuda a mantenerse organizado y con el tiempo a pasar menos tiempo haciendo tareas que normalmente tardarían mucho tiempo en hacerse. Hay cinco principios básicos de la filosofía GTD, que abordaremos en el artículo de hoy.

Puedes seguir estas pautas para llevar una vida más simple y productiva. Sin embargo, antes de seguir hablando de este tema, tratemos de entender por qué GTD ha adquirido la reputación de ser difícil. En pocas palabras, GTD suena complicado porque no hay un conjunto de reglas rígidas. 

Por eso GTD ha acabado siendo etiquetado como “complicado” cuando, en realidad, esto ha hecho que GTD sea más personalizable y fácil de usar, ya que la gente puede cambiar pequeñas cosas según sus propias necesidades. En la siguiente sección, trataremos los elementos clave que componen esta filosofía. 

¿Cuáles son los cinco pilares del GTD?

1. Capturar

Lo primero que hay que hacer es capturar todo aquello que llame tu atención. Esto puede ser tus tareas diarias, compromisos personales, y compromisos de trabajo, etc. Según GTD, deberías anotar cada cosa que aparezca; desde asistir a reuniones de trabajo hasta buscar empresas de limpieza de alfombras adecuadas en tu zona, no deberías dejar nada fuera. La filosofía de GTD cree que cuando no escribimos las cosas, gastamos la mitad de nuestra energía y tiempo tratando de recordarlo todo.

Una vez lo hemos escrito, ¡tenemos la mitad hecho! Si no eres un fanático de escribir en un cuaderno, puedes escribir tus capturas en un archivo de word o en una aplicación móvil en tu teléfono. Depende totalmente de ti cómo quieres organizarte. Lo bueno de GTD es que el concepto nunca te obligará a usar una herramienta específica; puedes usar cualquier cosa con la que te sientas cómodo. También es una gran manera de no perder el tiempo, ya que estás usando algo con lo que ya te sientes cómodo. 

2. Aclarar

No se trata sólo de anotar las cosas; también deberías aclarar aquello que has escrito. Aclarar significa procesar las tareas y determinar si son accionables o no. Si la tarea es accionable, entonces aclara cuál será la siguiente acción.

Si no aclaras bien la tarea, hay muchas posibilidades de que olvides los detalles cuando te pongas a hacerla. Define exactamente la información que necesites para poder hacer la siguiente acción. Puedes usar un workflow que te haga más sencillo este proceso.

Por ejemplo, has capturado “mesa”. Necesitas ordenarla. En el paso de aclarar, primero debes ver si es accionable o no. Si lo es, deberías determinar si la harás tú u otra persona. Si no es accionable, deberás decidir si la tiras o lo dejas para hacerlo después. Intenta ser lo más específico y dar el mayor nivel de detalle posible.

Echa un vistazo al siguiente workflow para entenderlo mejor:

3. Organizar

Una vez que hayas aclarado la lista, es hora de que organices. En el ámbito de GTD, organizar significa poner la tarea en su sitio. Elige un sistema de organización que se adapte a tus necesidades, es importante que cada lugar mantenga un significado pero puedes ser más o menos concreto y usar la herramienta que te sea más cómoda.

También es una buena práctica ordenar las tareas para que no se mezclen todas y se pueda dar a cada una de ellas la cantidad de tiempo apropiada.  Hay varios sitios a los que tus acciones pueden ir a parar. Hemos enumerado algunos a continuación:

  • Calendario: Todo lo que tenga fecha objetiva va al calendario. También puedes compartir el calendario con el personal correspondiente.
  • Proyectos: Si una captura tiene más de una acción, crea un proyecto para llevarlas a cabo.
  • Material de referencia: Recopila cualquier material útil como videos, textos, que sean relevantes y que te ayuden en tu trabajo.

4. Reflexionar

Ya deberías tener tu sistema listo; cuando sea así, debes tomarte unos minutos para reflexionar sobre las tareas. Revisar tus listas te dará la oportunidad de borrar las tareas que se han completado, las que ya no se pueden llevar a cabo o las que has delegado en otra persona y ya se han hecho.

Incluso podrías encontrarte con una tarea que puedes hacer al instante (en dos minutos). Por otro lado, si hay una acción que parece interminable, puedes dividirla en acciones más pequeñas. También es una buena idea revisar todos tus contextos periódicamente para poder eliminar las tareas que ya han sido completadas.

Reflexionar sobre tus tareas también te ayudará a entender tu progreso y ver dónde estás situado.  Puedes revisar tu lista con la frecuencia que te resulte más cómoda y mejor se adapte a ti, pero se recomienda hacer al menos una revisión semanal de todo el sistema.

Además, habrá contextos que debas revisar a diario. Por otro lado, habrá otros que solo mires una vez a la semana o cada dos. En ese caso, dónde estés y qué tengas a tu alcance determinará qué contexto revisarás.

5. Ejecutar

Una vez que todos los pasos estén en orden, lo siguiente que debes hacer es ejecutar las tareas y ponerte a trabajar. Ya que ahora estás alineado con tu sistema, y eres consciente de tus tareas, es más fácil ponerse manos a la obra. Tu carga de trabajo ahora se divide en bits manejables, y tus proyectos pueden ser fácilmente completados. 

Sin embargo, antes de sumergirse en la tarea en sí, los siguientes criterios pueden ayudar a filtrar y así elegir mejor qué acción debe hacerse.

  • Contexto: lo primero que debes tener en cuenta es el contexto en el que estás. Esto determina qué puedes hacer
  • El tiempo disponible: Cuánto tiempo tienes para ejecutar
  • Energía: De cuánta energía dispones
  • Prioridades: Qué tarea ayudará más a tu bienestar si se realiza en ese momento

¿Por dónde empezar?

Ahora que ya conoces los principios básicos, podemos pasar al manejo de la filosofía GTD. Es bastante simple empezar; te sorprenderá saber que GTD puede necesitar de hábitos que ya tengas incorporados en tu día a día. Además de poder usar una app con la que ya te sientes cómodo.

Si aún no tienes un sistema, lo primero que debes hacer es encontrar una herramienta o un sistema de planificación que te ayude a organizar tus tareas y otras responsabilidades. No importa qué herramienta o agenda encuentres, sólo asegúrate de que tu aplicación te permita moverte con flexibilidad en tus tareas. 

Otro punto importante es revisar tus listas con regularidad. Si hay algún cambio, ajústalo en consecuencia. También debes ser capaz de poder elegir fácilmente; ciertas tareas pueden llegar a ser importantes de abordar en comparación con otras. Por lo tanto, mantén tus listas al día para poder identificar aquellas tareas que deben ser atendidas con urgencia.

También deberías asegurarte de que tu lista de cosas por hacer no esté demasiado sobrecargada. Si esto sucede, entonces es hora de reevaluar tus prioridades y aclarar de nuevo, en consecuencia. Darte cinco minutos todas las mañanas puede ayudarte a mantenerte al día y a estar alineado con tus objetivos

¿Qué debes recordar?

GTD puede ser tu sistema ideal si lo usas de manera correcta, sin embargo, ten en cuenta que es una de muchas metodologías y si no te funciona tienes otras a tu alcance. Hay probabilidades de que haya otras metodologías que también encajen contigo.

Nouman
Nouman Ali

Nouman ofrece servicios de redacción y copywriting. Su formación académica en el campo técnico y sus estudios empresariales le ayudan a abordar temas que van desde la desarrollo personal y la productividad empresarial hasta el desarrollo web y el marketing digital. De vez en cuando escribe artículos para Carpet Bright UK.

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