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Cómo crear un entorno seguro en la oficina para tus empleados después del COVID-19
AUTOR: Noah Rue
La pandemia del COVID-19 ha sido devastadora para el ámbito comercial. Hace más de un año ya que ha habido una necesidad médica y ética de hacer que ciertas actividades llevadas a cabo por las empresas no empeorasen la propagación del virus. Uno de los impactos más significativos del virus ha sido en cómo las empresas han gestionado a sus empleados. Un informe reveló que el 11% de las empresas estadounidenses tuvo que despedir permanentemente a sus trabajadores, mientras que el 37% realizó una congelación de la contratación.
Sin embargo, uno de los mayores cambios que realizaron muchas empresas fue adaptar sus prácticas para permitir a los empleados trabajar desde casa. Si bien algunas empresas han descubierto que ésta ha sido una forma positiva de seguir operando, es perfectamente comprensible que como jefe de empresa estés deseando volver a las actividades presenciales.
La buena noticia es que la distribución libre de vacunas está haciendo más segura y viable la vuelta de los empleados al entorno laboral tradicional. Pero eso no quiere decir que los retos hayan desaparecido a la hora de mantener la seguridad en el lugar de trabajo. Por eso, vamos a ver cómo se puede abordar el asunto de la mejor manera posible y crear un espacio que sea a la vez favorable para la salud de los empleados y un lugar al que éstos estén contentos de regresar.
El entorno físico
Si quieres invitar a tus empleados a volver a la oficina a tiempo completo, debes asegurarte de que es un entorno adecuado para ellos. Esto empieza por el entorno físico.
Tómate el tiempo que necesites para asegurarte que has tenido en cuenta los siguientes elementos:
- La distancia. Puede parecer que todo el mundo quiere volver a compartir el espacio. Sin embargo, eso no significa que mantener la distancia de seguridad deje de ser una prioridad. Al fin y al cabo, aunque el personal confíe en su propia conducta prudente, no puede estar seguro de que sus compañeros y clientes hayan tomado las mismas precauciones. Por ello, es una buena idea revisar la distribución del espacio de trabajo para asegurarse de que hay suficiente espacio entre los escritorios, las zonas de reunión e incluso las sillas de las salas de conferencias para mantenerlos separados cuando sea necesario.
- Limpieza. Un sistema de limpieza exhaustivo y regular es uno de los elementos más importantes que hay que poner en marcha antes de invitar a los empleados a volver al trabajo. No sólo es vital desde el punto de vista de la prevención del contagio, sino que también ayuda a tranquilizar a los compañeros y clientes de que te tomas en serio su seguridad. Presta especial atención a las zonas de la oficina que reciben más interacción y, por tanto, pueden estar más sucias que otras. Mientras que los escritorios pueden ser obvios, los botones de los ascensores y los pomos de las puertas pueden ser fáciles de pasar por alto, pero no por ello son menos prioritarios. Asegúrate de que los equipos electrónicos, especialmente los compartidos por varios miembros del equipo, también reciban atención.
- Capacidad. Sigue siendo desaconsejable hacer grandes reuniones en el interior. Esto es especialmente importante, ya que las vacunas no son obligatorias en todas las zonas, y parece ser que el uso de las mismas en EE.UU. está en declive. Por ello, puede ser prudente limitar el número de personas que están presentes en la oficina en un momento dado. Si la plantilla es numerosa, considera un plan de turnos rotativos. En este caso, se lleva a ciertos miembros del personal a la oficina durante la mitad de la semana mientras el resto del personal trabaja desde casa, y luego se intercambia durante el resto de la semana. Si tienes visitas para las reuniones, asegúrate también de acordar un número máximo de asistentes.
La comunicación del equipo
Aunque no hayas aprendido nada más durante esta pandemia, al menos deberías tener claro lo vital que puede ser la comunicación clara y precisa sobre la seguridad. La desinformación ha sido uno de los principales elementos que han perjudicado la respuesta del país a la pandemia.
Por lo tanto, tu enfoque de comunicación debe incluir las siguientes cuestiones:
- Diálogo abierto. Tu plantilla es un equipo, pero también son individuos que tendrán sus propias preocupaciones sobre la vuelta a la oficina. Aunque pienses que puedes resolverlas con una lista de preguntas frecuentes (FAQ) enviada por correo electrónico, es probable que seas más eficaz si hablas directamente con cada miembro. Deja tiempo a los empleados para que te planteen sus dudas sobre las medidas de seguridad. Algunas de sus cuestiones pueden ser comunes, como la necesidad de utilizar mascarillas o las precauciones que se están tomando. Otras pueden ser más individuales, como las peticiones de mantener el teletrabajo. Sé paciente e invítalos a que vuelvan a plantearte cualquier otra inquietud. Este diálogo abierto no sólo resuelve las dudas, sino que aumenta la confianza de los empleados en ti.
- Bienestar. El estado actual de la salud de los trabajadores debe ser una prioridad a medida que se comienza a retomar las operaciones en la oficina. Por ello, es importante establecer buenos protocolos de comunicación en este ámbito. Asegúrate de que todo el personal reciba una guía sobre los síntomas del COVID-19 y sobre cuál es el procedimiento correcto ante esta situación. Asegúrate de que saben con qué miembros de la dirección deben ponerse en contacto cuando deban hacerlo y cuál es la mejor manera de proceder. También deben existir protocolos de comunicación claros para informar a los trabajadores cuando puedan haber estado en contacto con alguien sintomático y lo que deben hacer. No obstante, no limites las comunicaciones sobre el bienestar al COVID-19. Tu personal puede encontrar la pandemia y la vuelta al trabajo como un momento estresante. Asegúrate de que hay protocolos de comunicación para ayudar a la salud mental de los miembros del personal y ayudarles cuando sea necesario.
Considerar concesiones
Aunque pienses que volver a reunir a todos tus empleados en el espacio de trabajo físico es esencial para tu empresa, debes evitar ser inflexible. Al fin y al cabo, este ha sido un año difícil para todos, y si abordas el asunto con un liderazgo dictatorial, podrías afectar negativamente a las relaciones con tus empleados en un momento en el que mantenerlas es vital para la salud de tu empresa.
Es probable que recibas solicitudes de algunos de tus empleados para seguir trabajando a distancia de alguna manera. No te limites a rechazarlas. En lugar de ello, habla con estos miembros del personal sobre los motivos por los que quieren hacerlo. Acepta la posibilidad de que algunos de estos empleados sean más productivos cuando trabajan desde casa o tengan un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal. Habla con ellos sobre las razones de ello; puede que encuentres alguna forma de replicar esto en el entorno de la oficina o que puedas llegar a un acuerdo sobre la medida en que pasan el tiempo en casa y en la oficina. Este tipo de compromiso y flexibilidad no sólo ayuda a mantener una buena reputación entre los miembros de tu plantilla, sino que puede favorecer tu capacidad para adoptar prácticas innovadoras que pueden dar a tu empresa una ventaja competitiva.
Conclusión
A medida que se acerca la posibilidad de volver a la normalidad, es posible que estés deseando que tus empleados vuelvan a un entorno de trabajo físico. Sin embargo, para hacerlo con seguridad, debes considerar la posibilidad de realizar ajustes en el espacio físico y adoptar protocolos de comunicación eficaces. Tampoco descuides las necesidades de tus empleados y trabaja con ellos para encontrar compromisos operativos que puedan ser mutuamente beneficiosos.
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