Productividad y GTD

GTD y la Gestión de Proyectos

AUTOR: Francisco Sáez

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Una de las cosas que me gustan del GTD es que se puede entender como una metodología sencilla de gestión de proyectos. Y cuando digo que es sencilla, no la menosprecio sino todo lo contrario, creo que es su gran virtud. Gestionar proyectos, y lo digo por experiencia propia, puede ser algo realmente complejo y, salvo que tu profesión sea la de Director de Proyectos, el enfoque del GTD será mucho más apropiado en la mayoría de tus proyectos, sobre todo si tienen un carácter personal.

David Allen, padre del GTD, define un proyecto como cualquier resultado deseado que requiere más de una acción. Aunque hay una gran diferencia entre esto y la definición más extendida dentro de la disciplina de Gestión de Proyectos, creo que conocer los conceptos fundamentales de la Gestión de Proyectos puede ayudarte a gestionar mejor tus proyectos personales, tanto dentro como fuera del GTD.

Según el PMBoK, un proyecto es cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. De esta definición se desprenden algunos conceptos importantes:

  1. Un proyecto es temporal. Quiere decir que tiene un principio y un fin perfectamente definidos (aunque pueda durar varios años). El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos o cuando se cancela el proyecto por el motivo que sea (los objetivos no son alcanzables, la necesidad ha desaparecido, etc.). Por ejemplo, “escribir una entrada en tu blog todas las semanas” no es un proyecto ya que no tiene fecha de finalización, es una tarea operativa y repetitiva.
  2. Un proyecto produce resultados únicos y cuantificables. Por lo tanto, “escribir una entrada en el blog sobre gestión de proyectos y GTD” sí sería un proyecto, ya que es temporal y produce un resultado único.
  3. Un proyecto requiere de una elaboración gradual. Significa que se desarrolla en pasos y se va definiendo de forma incremental. Se define de forma general al principio, y se va concretando y detallando a medida que desarrollamos un mayor entendimiento de los objetivos finales.

Creo que GTD es un gran enfoque para la gestión de tareas y proyectos de forma individual, y como tal, no requiere de toda la complejidad inherente a la gestión de proyectos empresarial. Ahora bien, si tienes en mente crear una empresa o construirte una casa en el campo, tienes que tener en cuenta que, además de las acciones, hay que gestionar otros aspectos adicionales que repercutirán en el éxito o fracaso del proyecto, como son el alcance, el tiempo, los costes, los recursos, la calidad y los posibles riesgos. Pero esa es otra historia…

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