Getting Things Done - GTD
Capturar y aclarar: los dos primeros pasos del flujo de trabajo GTD
AUTOR: María Sáez
Breve introducción a la metodología GTD:
1. La tormenta perfecta: por qué el trabajo moderno nos desborda y qué hacer al respecto
2. Capturar y aclarar: los dos primeros pasos del flujo de trabajo GTD.
En el artículo anterior vimos qué es GTD y por qué tantas personas lo adoptan como su sistema de referencia para organizarse. Toca ahora entrar en el flujo de trabajo mismo, empezando por sus dos primeros pasos: capturar y aclarar. Son los cimientos sobre los que se sostiene todo lo demás, y también los que más cuesta convertir en hábito.
Capturar
David Allen lo resume con una frase que conviene tener siempre presente:
La mente sirve para tener ideas, no para guardarlas.
Cuando usamos la cabeza como almacén de cosas pendientes (esa reunión que hay que agendar, la llamada que no debemos olvidar, la idea que se nos ha ocurrido en la ducha) la mente nunca deja de revisarlos, aunque no podamos hacer nada con ellos en ese momento. Cada compromiso sin resolver consume atención de fondo, incluso cuando creemos estar concentrados en otra cosa. Capturar es el primer paso para cerrar ese bucle.
Las fuentes de las que surgen estos “asuntos” (así los llama GTD, precisamente porque en el momento de capturarlos todavía no sabemos qué son ni qué vamos a hacer con ellos) son muy variadas: tu propia cabeza, papeles sueltos, el correo, el buzón de voz, una conversación de pasillo. Algunas cosas se capturan casi solas, como los emails o las notificaciones; otras requieren que nos detengamos un segundo y las anotemos en algún sitio antes de que se pierdan.
El objetivo real de este paso no es tanto evitar olvidos, que también, como reeducar la gestión de la atención. Cada vez que capturamos algo en lugar de intentar retenerlo mentalmente, le enseñamos a nuestra mente que puede soltarlo con seguridad y seguir prestando atención a lo que estaba haciendo, porque existe un lugar externo y fiable donde quedará recogido. Le enseñamos a estar presente, a no distraerse.
Para que esto funcione hace falta acostumbrarse a capturar sin compromiso: cualquier cosa, por pequeña o difusa que parezca, tiene cabida. No hay que filtrar ni decidir nada en el momento de capturar; esa valoración llega después, en el paso de aclarar. Filtrar en el momento de capturar es lo que suele romper el hábito. Hay que capturarlo todo.
Tener la herramienta de captura adecuada para cada situación es fundamental. Cuanto más fácil sea capturar, más automático se vuelve el comportamiento. Da igual si es una libreta, una app o una nota de voz, lo que importa es que esté siempre a mano cuando surge el asunto, y permita capturarlo con la mínima fricción.
Ahora bien, capturar por sí solo tiene un beneficio limitado. Si los asuntos capturados se acumulan sin que hagamos nada con ellos, hemos ganado un archivo de cosas pendientes sin resolver, no una mente despejada y clara. El valor de capturar depende por completo de que después llegue el segundo paso: aclarar.
Aclarar
En la práctica, aclarar y organizar ocurren juntos, y conviene hacerlo de una sola vez: se vacían las bandejas de entrada por completo, sin dejar nada a medias. Para quien no ha practicado GTD antes, este paso implica un proceso mental que no resulta natural al principio, así que conviene forzarse a recorrer sus preguntas de forma consciente hasta que se automaticen.
- La primera pregunta es simplemente qué es. Antes de decidir nada hay que entender qué significa ese asunto capturado, qué representa realmente para nosotros.
- La segunda pregunta es si es accionable: ¿queremos hacer algo con ello y, además, se puede hacer algo? “Pintar la pared” no es accionable si no tenemos pintura en casa; antes hay un paso previo.
- Si la respuesta es que no es accionable, quedan tres caminos: eliminarlo sin más, archivarlo como referencia si es información que podría sernos útil en el futuro (un contrato, una garantía, las notas de una reunión) o incubarlo, es decir, aplazarlo de forma consciente porque decidimos no decidir todavía.
- Si el asunto sí es accionable, la pregunta decisiva es cuál es la siguiente acción. En GTD, la siguiente acción es la siguiente actividad física y visible que hace avanzar el asunto, algo que se empieza y se termina de una sola vez, sin depender de ningún paso intermedio. “Preparar la reunión con el cliente” no es una siguiente acción; “enviar email a Ana pidiendo la agenda de la reunión” sí lo es. Definir la acción con ese nivel de concreción es precisamente lo que la mayoría de la gente no hace, y es la razón por la que tantos pendientes se quedan estancados sin que nadie sepa muy bien por qué.
Una vez identificada la siguiente acción, hay tres formas de tratarla: hacerla en el momento si se puede completar en menos de dos minutos (la conocida regla de los dos minutos, pensada para los asuntos que admiten resolución inmediata), delegarla si no somos la persona indicada para llevarla a cabo, o aplazarla dejando un recordatorio para retomarla en el momento oportuno.
Cuando vamos a delegar una tarea, muchas veces necesitamos preparar algo antes de poder hacerlo. En ese caso, la siguiente acción real es esa preparación previa, y solo después llega el paso de delegar.
5. Por último, si el asunto requiere más de un paso para completarse, aclarar termina con una pregunta más amplia: ¿cuál es el resultado final que buscamos? Si el paso 4 basta para cerrar el asunto, ahí concluye el proceso; si no, estamos ante un proyecto (cualquier resultado que exige más de un paso y que puede alcanzarse en menos de un año) y conviene definirlo como tal.
Definir primero la acción y después el proyecto parece contra-intuitivo. Es porque solemos hacerlo al revés, planificando el proyecto entero antes de dar el primer paso, y eso es precisamente lo que lleva a la sobre-planificación. Aclarar consiste en pensar y decidir, no en diseñar un plan completo antes de moverse.
Cuando el asunto a aclarar es un email, un caso frecuente, casi nunca se trata de un único asunto. Es habitual que un mismo mensaje contenga varias capturas distintas dentro del mismo envoltorio, y cada una necesita pasar por su propio proceso de aclaración.
Capturar sin aclarar sólo desplaza el ruido de la cabeza a una lista; aclarar es lo que realmente vacía la mente, porque cada asunto queda convertido en una decisión tomada. Con estos dos pasos resueltos, el sistema está listo para el siguiente: organizar cada cosa en el lugar que le corresponde, que es de lo que hablaremos en el próximo artículo de la serie.
No hay comentarios