GTD y Vivir en el Segundo Cuadrante

Stephen Covey explica en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva que la llamada gestión del tiempo ha ido evolucionando desde una primera generación de gente que únicamente tenían listas de tareas que marcaban con una cruz una vez hechas, hasta la generación actual, en la que las personas no tratan de gestionar el tiempo en sí sino a sí mismos, poniendo el foco en aquellas actividades que consideran importantes con respecto a sus valores y su ideal de vida (puedes leer sobre esa evolución generacional en este otro artículo sobre Autogestión).

Según él, esta evolución se corresponde con una tendencia a vivir en el Segundo Cuadrante (QII) de La Matriz de Gestión del Tiempo, que es donde podemos gestionar nuestra vida de una manera más efectiva. El QII hace referencia a las actividades que son importantes, pero no urgentes.

A mi entender, hay una relación muy estrecha entre el Cuadrante II de Covey y el GTD de David Allen. El QII implica gestionar las tareas desde nuestros principios y el conocimiento de nuestra misión personal, en un marco que permita un equilibrio entre lo que hacemos y lo que somos capaces de hacer. Paralelamente, GTD pretende gestionar la atención a partir de nuestros valores y propósito de vida, en constante equilibrio con el control de nuestra actividad diaria.

Según Covey, un sistema de organización personal debería cumplir estos 6 criterios:

1. Coherencia: Debe haber una armonía entre tu visión y tu misión, tus roles y tus objetivos, tus prioridades y tus planes, y tus deseos y tu disciplina. GTD también busca esta unidad.
2. Equilibrio: Debe ayudarte a mantener en equilibrio tu vida, a identificar y poner frente a ti cada uno de tus roles. GTD incentiva el equilibrio entre tu vida personal y profesional a través de tus áreas de reponsabilidad.
3. Enfoque en las actividades del QII: Debe animarte y ayudarte a emplear tu tiempo en las cosas importantes que todavía no son urgentes. GTD, con su Revisión Semanal y su intencionada falta de prioridades, busca un enfoque preventivo que minimice las situaciones de crisis.
4. Un dimensión de personas: Debe permitirte tratar con personas, no solo horarios y planes. La lista En espera de GTD cubre está dimensión.
5. Flexibilidad: Tu herramienta debe estar a tu servicio, no al revés. Tiene que trabajar para ti, adaptándose a tus necesidades. GTD te permite reorganizar tareas, redefinir prioridades y recuperar el equilibrio cuando las circunstancias cambian.
6. Portabilidad: Debes poder llevarla contigo la mayor parte del tiempo. Existen innumerables formas de llevar GTD contigo, desde una simple libreta y un boli hasta una aplicación específica para tu smartphone.

La nueva generación de gente productiva se basa en principios y valores propios; define su día a día en función de objetivos a largo plazo, no de las urgencias de turno; y busca mejoras en sus diferentes áreas de responsabilidad, no sólo en su carrera profesional.