La Matriz de la Gestión Personal

Hay dos elementos clave en la gestión de uno mismo: el control y la perspectiva. Se trata de dos conceptos que interactúan entre sí, pero que se consiguen mediante diferentes enfoques.

El control es lo que te permite gestionar el día a día con fluidez y coherencia. Puedes lograr un comportamiento productivo diario a través de las cinco etapas que conforman el flujo de trabajo diario.

La perspectiva es lo que te permite tener una visión clara de tus prioridades, tanto personales como profesionales, a corto, medio y largo plazo. Puedes lograr una buena conciencia de este concepto mediante el uso del modelo de seis niveles de horizontes.

Cuando consigues mantener estos dos aspectos de tu gestión personal en un buen nivel, es cuando sientes la tranquilidad de tener todo bajo control y la facilidad de concentrarte en aquello que es importante en cada momento.

No es fácil mantener un buen equilibrio entre el control y la perspectiva en todo momento y en todas tus áreas de interés, pero es posible si utilizas un sistema de gestión personal adecuado y un mapa que te ayude a evaluar el estado de ese equilibrio.

Profundizando un poco más en el concepto de mapa de la productividad personal mencionado en el artículo anterior, la Matriz de la Gestión Personal es una herramienta que te puede ayudar a saber dónde estás en cada momento y, sobre todo, a volver al sitio adecuado cuando pierdes algo de control o perspectiva.

Obviamente, la situación ideal es la de tener un nivel elevado tanto de control como de perspectiva (ser el “Comandante en Jefe”). Sin embargo, estar en cualquiera de los otros tres cuadrantes no es algo negativo de por sí. Al contrario, es muy normal que te muevas temporalmente por esos otros cuadrantes. También es posible que tengas algunas de tus áreas de enfoque o proyectos bajo control, pero otros no.

Los problemas no llegan por estar temporalmente en alguno de los cuadrantes subóptimos, sino permanecer en ellos mucho tiempo.

El objetivo de esta herramienta es ayudarte a detectar cuándo se produce una desviación, de forma que puedas corregir cuanto antes el rumbo y moverte hacia el cuadrante óptimo.

Veamos el significado de cada uno de estos cuadrantes, de sus síntomas y de los aspectos positivos y negativos que conllevan.

Poco control y poca perspectiva: Víctima o Respondedor

El cuadrante de abajo a la izquierda describe a una persona que tiene muy poco control y muy poca perspectiva.

En su forma negativa, se trata de una “Víctima”, una persona que se deja llevar por las urgencias, siempre enfrentándose de manera reactiva a la última crisis, sin prestar atención a las cosas que todavía no son un problema.

Se produce esta situación cuando van llegando cosas nuevas de manera constante a tu vida y no las procesas adecuadamente. La acumulación de cosas indefinidas hacen que sea difícil concentrarse en lo importante y que sea fácil encontrar refugio enfocándose en lo urgente, lo nuevo o lo más llamativo.

Cuando estás en este cuadrante tu única preocupación es mantenerte a flote, y parece imposible encontrar tiempo para organizarse y encontrar una manera mejor de hacer las cosas.

Hay mucha gente que vive en este cuadrante de manera indefinida, sin siquiera darse cuenta de ello.

Pero también puedes estar en este cuadrante de manera temporal, algunos días o en algunos momentos del día, sin que sea nada malo.

En su forma positiva, “Respondedor”, estar sin control ni enfoque en un momento dado puede ocurrir simplemente porque surge algo no planificado a lo que tienes que responder de manera contundente. Incluso te puede interesar moverte a este cuadrante cuando detectas una oportunidad que quieres aprovechar en el momento.

La diferencia entre una víctima y una persona que reacciona radica en su capacidad de retomar el control.

Mucho control y poca perspectiva: Microgestor o Implementador

Si normalmente trabajas con un elevado nivel de control y falta de perspectiva, estás en el perfil del “Microgestor”, una persona que se enfoca en organizar las cosas más de lo necesario. Irónicamente, este exceso de control podría no llevar a ninguna parte si no le das el sentido correcto.

Todos pasamos en algún momento por este tipo de situación. La sobre-planificación y el exceso de perfeccionismo muchas veces son el síntoma de otro problema: evitar hacer algo que no queremos hacer.

En la parte positiva, hay momentos en los que necesitarás un cierto nivel de estructura para ejecutar todo lo que tu cerebro ha estado diseñando previamente. En estos momentos eres simplemente un “Implementador” tratando de hacer las cosas. Y esto es bueno, porque hay que alternar entre pensar y hacer para que los proyectos avancen. Es normal perder algo de perspectiva cuando eliges concentrarte en la ejecución de uno o varios proyectos.

La clave aquí es saber cuándo debes cambiar de horizonte, y ser capaz de volver al cuadrante óptimo cuando esta fase de implementación ya ha cumplido su propósito.

Poco control y mucha perspectiva: Creador loco o Visionario

Si tienes un componente elevado de perspectiva pero poco control, pertenecerías al perfil de “Creador loco”, personas muy creativas con dificultad para concentrarse por un tiempo en alguna de sus ideas, por lo que tienen siempre la sensación de que hay demasiado por hacer.

Este cuadrante se traduce en una estado de gran distracción y una incapacidad de concentrarse en un trabajo determinado durante un tiempo, y se produce cuando has aceptado más compromisos de los que puedes gestionar (de otras personas o de ti mismo).

En la parte positiva, ser un “Visionario” es totalmente necesario. No puedes ni debes dejar de imaginar el futuro, ni dejar de tener ideas. Moverse a este cuadrante temporalmente es importante para crear cosas. A veces es incluso recomendable entrar aquí para relajarte y no acabar quemado por la ejecución constante del trabajo.

Mucho control y mucha perspectiva: Comandante en Jefe

Esta es una situación ideal en la que logras el equilibrio adecuado de control y perspectiva. Cuando estás en este cuadrante, “Comandante en Jefe”, te encuentras en un estado de flujo en el que tu organización y tu enfoque están en armonía. En este estado te encuentras bien, no tienes sensación de agobio y ni siquiera tienes la necesidad de distinguir entre los asuntos personales y los profesionales. Estás totalmente conectado e involucrado con lo estás haciendo.

También este cuadrante tiene una parte negativa: un estado tan “cómodo” puede resultar engañoso y te puede hipnotizar tanto que llegues a creer que no tienes por qué pensar en el futuro, sobre todo en futuros problemas y futuras crisis. Un exceso de autocomplacencia te puede cegar ante los cambios que se estén produciendo.