El modelo de planificación natural de proyectos, en detalle

La semana pasada lanzamos una nueva opción en nuestra aplicación web para ayudar a nuestros usuarios a planificar los proyectos más complicados de una manera natural e intuitiva. En este artículo vamos a profundizar algo más en el proceso de planificación natural.

La Planificación Natural de Proyectos es una herramienta de pensamiento sencilla pero potente, que te puede ayudar a afrontar cualquier situación, desde resolver un problema cualquiera a trabajar en un nuevo proyecto; escribir un ensayo, lanzar un producto, o preparar una fiesta de cumpleaños sorpresa para tu pareja.

De una manera rápida, y con un esfuerzo relativamente pequeño, puedes obtener un gran resultado. Esto es así porque esta herramienta imita la manera natural que tiene el cerebro de enfrentarse a cualquier empeño. Cuando experimentamos el deseo o la necesidad de hacer algo, imaginamos el resultado, generamos unas cuantas ideas que podrían ser relevantes, organizamos estas ideas de una manera estructurada, y definimos al menos una acción que pondrá en marcha el proceso necesario para convertir ese deseo o necesidad en una realidad. Todo esto lo hacemos de una manera bastante automática, casi sin darnos cuenta.

La planificación natural consta de los mismos cinco pasos que suele utilizar tu cerebro cuando vas a realizar cualquier trabajo.

1. Definir el propósito y los principios
2. Visualizar el resultado
3. Hacer una lluvia de ideas
4. Organizar el resultado de la lluvia de ideas
5. Identificar las acciones siguientes a realizar

Ésta es una forma de pensar muy efectiva que aportará claridad a cualquier situación y te ayudará a lograr mejores resultados en menos tiempo. Veamos en detalle cada uno de los pasos que la componen.

1. Propósito y principios

Definir el propósito te permite entender bien qué sentido tiene hacer algo. La pregunta a responder aquí es “¿Para qué estoy haciendo esto?”

Parece mentira, pero esto es algo que no se hace la mayoría de las veces en el mundo empresarial. Sin embargo, es de sentido común. El propósito genera claridad y enfoque. No es lo mismo organizar una cena para pasar un buen rato con tus amigos que organizar una cena para firmar un contrato de cooperación con otra empresa. Un propósito diferente te llevará a elegir un restaurante, un ambiente y un menú diferentes.

El ¿por qué? es una pregunta que no debes obviar. Cuando la respondes defines el éxito del proyecto, creas los criterios por lo que tomarás las decisiones a lo largo de su ejecución, anticipas los recursos que serán necesarios y destapas diferentes opciones de actuación.

Además, tener una buena razón para hacer las cosas es siempre algo muy motivador.

Para que el propósito cumpla su cometido debe ser expresado de una manera clara y específica. No expreses ilusiones ni declaraciones demasiado vagas.

Los principios y las condiciones definen los límites. “¿Cuáles son las reglas?” Dependiendo de la naturaleza del proyecto, definir unos estándares y valores de actuación puede ser importante, ya que si no se cumplen pueden generar estrés, retrasos, penalizaciones, etc.

Si vas a colaborar con otras personas para ejecutar el proyecto, no querrás que se hagan las cosas sin cumplir ciertos valores. David Allen recomienda que utilices las siguiente frase para definir los principios que deben regir un proyecto: “Le daría a otros total libertad para hacer esto siempre que…“

El propósito proporciona la dirección necesaria y los principios definen los parámetros de una actuación ejemplar.

2. Visión del resultado deseado

La visión es la forma de describir el resultado deseado al detalle. Responde a la pregunta “¿Cómo sería el éxito total?”

Si el propósito respondía al ¿por qué?, visualizar el éxito del resultado responde al ¿qué?

Al dibujar en tu mente una imagen clara de cómo sería haber logrado con éxito el objetivo, permites que salgan a la luz todos los recursos que hay dentro de ti.

Las cosas siempre se crean dos veces, la primera vez en la mente y la segunda en el mundo real. Cuando te concentras en algo de esta manera, facilitas que tu mente cree pensamientos e ideas que de otra manera no crearía, y activas las facultades personales que permitirán conseguirlo efectivamente.

No se trata de magia sino de percepción. Hay estudios que aseguran que imaginar que triunfas te ayuda a creer que eso puede suceder, y al creerlo aumenta tu confianza en ti mismo. Es decir, la visualización te ayuda a “practicar” el éxito. Cuando imaginas que cada paso de una actividad va bien, preparas tu mente para dar esos pasos en el mundo real.

Es fácil imaginar cosas cuando ya han sucedido previamente o has tenido experiencias similares, pero es más importante hacerlo cuando estás en territorio desconocido. Resulta más fácil “ver” cómo hacer algo cuando te has “visto” haciéndolo. Eso te permite hacer una especie de ingeniería inversa para descubrir cómo llegar ahí.

Visualiza el éxito y descríbelo. Luego describe cómo llegaste ahí. ¿Qué tuviste que hacer? ¿Qué recursos intervinieron? ¿Qué obstáculos encontraste? ¿Quién te ayudó? ¿Cuáles fueron las claves del éxito?

3. Lluvia de ideas

Si has descrito bien la visión exitosa del proyecto, las ideas para lograrlo van a brotar de tu cabeza naturalmente. ¿Qué pensamientos están llegando a tu cabeza?

Es el momento de responder al ¿cómo? Muchas veces generamos las ideas en nuestra propia cabeza, lo que puede ser válido para proyectos muy sencillos, pero suele ser insuficiente en el resto de los casos. Capturar las ideas en un sistema externo, aunque sea escribiéndolas en un papel, es muy importante para impulsar el proyecto y mejorar sus probabilidades de éxito.

Hay muchas formas de hacer una lluvia de ideas, tanto manuales como digitales. A David Allen le gusta ayudarse de mapas mentales, aunque a mi personalmente estos diagramas no me gustan demasiado, no encajan con lo que mi cerebro entiende por “claridad”. Anotar libremente las ideas que llegan a tu cabeza, escribiendo una simple descripción en cada línea puede ser suficiente.

Lo interesante de este proceso es que capturar unas pocas ideas originales y reflexionar sobre ellas normalmente permite destapar otras ideas que no estaban tan a la vista.

No voy a entrar a explicar cómo se debe hacer una lluvia de ideas, porque la entrada de Wikipedia sobre la lluvia de ideas es bastante completa (la versión en inglés, no tanto la versión en español). Solamente debes tener en cuenta dos principios fundamentales:

• No juzgues ni evalúes las ideas que llegan a tu cabeza, simplemente anótalas. Censurar prematuramente ideas que puedan parecer inútiles inhibe a tu cerebro de crear otras que pueden resultar muy interesantes. Para aprovechar toda la capacidad creativa de tu mente, debes posponer cualquier juicio.
• Busca cantidad, no calidad. Se trata de expandir tu pensamiento al máximo para que se establezcan contextos, patrones y conexiones que ayuden a encontrar soluciones brillantes.

4. Organización

La organización se refiere a identificar los elementos, categorías y el orden de acontecimientos que serán necesarios para alcanzar el resultado deseado.

Verás que organizar las ideas que han ido surgiendo es más fácil de lo que creías. La razón es que el propio proceso de lluvia de ideas va generando en tu mente una organización natural de las cosas. La estructura del proyecto y las relaciones entre sus elementos van tomando forma de manera casi automática.

Este paso consiste en identificar los componentes que forman el proyecto y las secuencias de acciones de cada uno de esos componentes. Los componentes de un proyecto son sus partes móviles, es decir, los conjuntos de acciones que pueden llevarse a cabo a la vez, de manera independiente. En el mundo empresarial se suelen llamar subproyectos a estos componentes.

Hay múltiples maneras de llevar a cabo está organización, desde utilizar el tradicional papel y lápiz hasta el software más sofisticado de planificación de proyectos, pasando por herramientas de gestión de notas, de listas, tableros visuales de tareas, etc. Utiliza lo que te resulte más cómodo.

¿Qué cosas deben suceder para que se logre el resultado deseado? ¿En qué orden debe ocurrir? Identifica los componentes del proyecto y determina qué acciones necesitas para que avance cada uno de ellos, y en qué orden.

¿A qué nivel de detalle necesitas planificar? No demasiado; lo suficiente para arrancar el proyecto y poder generar momentum.

5. Acciones siguientes

En la metodología Getting Things Done, un proyecto está suficientemente planificado cuando se ha determinado al menos una acción siguiente para cada uno de sus componentes.

Por lo tanto, el último paso de la planificación natural consiste en identificar las acciones siguientes que te permitirán avanzar cada componente del proyecto y llevarlas a tu sistema. Ya sabes que, según GTD, debes poner un recordatorio en la lista de Acciones Siguientes si debes hacer tú la acción, en el Calendario si debes hacerla en una fecha específica, o en la lista A la Espera si debe hacerla otra persona.

Igualmente, deberás anotar el proyecto en tu lista de Proyectos y guardar toda la información que has generado en esta planificación en el lugar donde tengas el Material de Soporte para tus proyectos. La necesitarás para continuar tomando decisiones con respecto al desarrollo del proyecto.

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FacileThings te proporciona una herramienta guiada para que puedas realizar, paso a paso, la planificación natural de cualquier proyecto. Además, en el paso en que realizas la lluvia de ideas podrás encontrar inspiración en las sugerencias aportadas por un asistente de Inteligencia Artificial. Por último, cuando finalices el proceso, se creará automáticamente el proyecto en el sistema, con todos sus sub-proyectos y acciones, y con toda la información de la planificación en las notas del proyecto.