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Nueva opción: Planificación natural de proyectos, asistida por IA

AUTOR: Francisco Sáez
tags Mejoras Gestión de Proyectos
"La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas". ~ Linus Pauling
Nueva opción: Planificación natural de proyectos, asistida por IA

Para lograr un control relajado de tu vida necesitas:

  1. Definir con claridad los resultados o proyectos que necesitas alcanzar.
  2. Definir las acciones siguientes que debes realizar para alcanzar esos resultados.
  3. Y poner los recordatorios necesarios en un sistema de confianza que puedas revisar con regularidad.

Esto es lo que haces de manera casi inconsciente si utilizas la metodología GTD como tu sistema de organización personal, simplemente utilizando el habitual flujo de trabajo de cinco fases.

La mayoría de las veces basta con procesar las cosas de esta manera, pero de vez en cuando aparece algún proyecto nuevo que no es fácil de arrancar, bien sea porque tiene cierta complejidad o porque es algo a lo que nunca te has enfrentado previamente. En estros casos necesitas desarrollar una estructura más rigurosa, con diferentes componentes, secuencias de acciones y prioridades.

Si eres como yo, cuando esto ocurre coges lápiz y papel, y empiezas escribir ideas y dibujar algunas flechitas y garabatos hasta que das forma en tu cabeza a los estadios iniciales de ejecución del proyecto.

En FacileThings hemos creado un nueva funcionalidad que te permitirá hacer esta “planificación natural” de proyectos de una manera guiada, de modo que puedas integrar inmediatamente el resultado de la planificación en tu sistema de gestión personal.

La Planificación Natural de Proyectos es muy eficiente a este respecto, porque crea mucho valor a partir de un esfuerzo mínimo. Consta de cinco pasos, que son en realidad los pasos que utiliza tu cerebro cuando se enfrenta a cualquier tarea:

  1. Defines el propósito de lo que vas a hacer,
  2. Visualizas el resultado,
  3. Tienes unas cuantas ideas,
  4. Las organizas,
  5. E identificas las próximas acciones a realizar.

Veamos cómo puedes aplicar este modelo de planificación para arrancar un proyecto concreto con FacileThings: Crear una oficina en casa.

Paso 1: ¿Por qué?

Selecciona la nueva opción Planificación que se encuentra en el menú Reflexionar.

El primer paso de la planificación natural de proyectos consiste en definir el propósito de lo que vas a hacer, el por qué. Tener claro el propósito es esencial para que te enfoques correctamente. Preguntarte por qué vas a hacer esto tiene importantes beneficios:

  • Define el éxito del proyecto
  • Establece criterios para la toma de decisiones
  • Permite pensar en posibles opciones
  • Permite anticipar los recursos necesarios
  • Motiva y ayuda a concentrarse

En nuestro ejemplo, podríamos definir el propósito así: Necesito crear en casa un espacio de oficina organizado y funcional para poder trabajar remotamente y desarrollar proyectos personales.

Trata siempre de vincular cualquier proyecto nuevo con alguno de tus objetivos o áreas de enfoque. Esto te permitirá valorar inmediatamente su importancia dentro del conjunto de tus actividades.

Adicionalmente, tus principios pueden definir ciertos límites en un proyecto, sobre todo si no trabajas solo. Puede resultar muy estresante trabajar con alguien que no se comporta según tus estándares. Una forma de pensar en tus principios es completar esta frase: “Le daría a otros total libertad para hacer esto siempre que…“

Aquí, además de principios propiamente dichos, puedes incluir cualquier condición que ponga límites al proyecto. Por ejemplo, en nuestro ejemplo podríamos tener un presupuesto económico que no debamos superar.

Una vez has introducido la información, haz clic en el botón “Siguiente”.

Definir propósito y principios

Paso 2: ¿Qué?

Ahora piensa en cómo se verá el resultado cuando se haya terminado. Crear en tu mente una imagen clara de cómo sería completar el proyecto con éxito te permitirá habilitar los recursos conscientes e inconscientes que hay en ti.

En nuestro ejemplo, el resultado deseado es: Oficina agradable creada en casa.

La visión puede variar desde una simple declaración del proyecto hasta una película con un guión completo que representa la escena final con todo detalle.

Según la ciencia, tu mente desarrolla de manera instantánea ideas y patrones de pensamiento específicos cuando creas y te concentras en una imagen clara de lo que quieres.

En nuestro ejemplo, podrías describir cómo buscaste con éxito y compraste a buen precio una maravillosa silla ergonómica, cómo compraste el ordenador y accesorios que necesitas para trabaja de una manera cómoda, etc.

Una vez descrito el resultado y la visión, haz clic en el botón “Siguiente”.

definir la visión del resultado

Paso 3: ¿Cómo?

El tercer paso consiste en hacer una lluvia de ideas sobre todo lo que se te ocurra que puedas hacer para alcanzar el resultado deseado.

Una vez has imaginado algo que es diferente a tu realidad actual, tu mente empezará automáticamente a rellenar los huecos para alcanzarlo. Captura todas la ideas que llegan a tu mente, grandes y pequeñas, buenas y malas. No las juzgues todavía, ya verás luego si encajan bien en el proyecto o no. Cualquier idea aparentemente frágil puede llevar a otras más potentes.

Si después de un rato generando ideas sientes que te falta algo y te encuentras atascado, utiliza el botón “Sugerencias” para obtener otras ideas generadas por un asistente de Inteligencia Artificial. Puedes utilizar este botón hasta tres veces en cada sesión de lluvia de ideas.

Te recomendamos utilizar la información generada por la IA únicamente como una ayuda para tu inspiración, ya que la IA no es una fuente de información autorizada. Verifica y compara la información generada por la IA con fuentes confiables, especialmente para decisiones críticas, asuntos importantes o cuando la precisión es de suma importancia.

Cuanta más información introduzcas en los pasos anteriores, más apropiadas serán las sugerencias realizadas por la IA.

Añadamos unas cuantas ideas a nuestro proyecto:
Comprar muebles: una mesa, una silla y algún tipo de archivador.
Comprar e instalar ordenador y accesorios relacionados.
Comprar e instalar un aparato de aire acondicionado con bomba de calor.
Comprar e instalar una lámpara de escritorio para reducir la fatiga visual.

Y veamos después que más nos sugiere el asistente IA:

Paso 4: Organizar

El siguiente paso consiste en organizar las ideas, identificando acciones y componentes (subproyectos), y estableciendo el orden de ejecución de las acciones.

Dispones de un interfaz gráfico que permite crear hasta dos subproyectos (seguramente ampliaremos esta cantidad más adelante), añadir acciones, eliminar acciones, y arrastrar y soltar acciones en cualquier posición.

Convierte las ideas en acciones (modifica el texto haciendo clic en él), añade acciones más específicas y desecha aquello que finalmente no vayas a utilizar.

Si encuentras una secuencia de acciones que se puede ejecutar de forma independiente, crea un subproyecto para ellas. Cada subproyecto será una parte móvil del proyecto. Puedes modificar el título del subproyecto haciendo clic en él.

No pierdas demasiado tiempo planificando. Haz lo suficiente para tener claro cómo iniciar el proyecto y dar los primeros pasos.

En nuestro ejemplo, podemos comprar el ordenador e instalar todo el software necesario aunque todavía no tengamos el espacio preparado, así que podemos crear un subproyecto para realizar esto en paralelo. Lo llamaremos Comprar y configurar ordenador y podemos añadir una secuencia de acciones específica que ya conocemos por experiencias pasadas.

También podemos trabajar paralelamente con el sistema de aire acondicionado. Llamaremos a este proyecto Instalar sistema de climatización y, puesto que no vamos a hacerlo nosotros mismos, una única acción Buscar proveedor servirá para empezar:

proyecto organizado

Paso 5: Terminar

El último paso consiste únicamente en verificar que has definido correctamente los diferentes componentes del proyecto y que tienes una acción siguiente para cada uno de ellos.

Si está todo correcto, haz clic en el botón “Crear Proyecto”. Si no, vuelve al paso anterior y haz los ajustes necesarios:

terminar planificación

El sistema tardará unos segundo en crear el proyecto con toda la información introducida y, una vez creado, te llevará al editor de proyectos para que puedas revisarlo y añadir más información en caso de que sea necesario:

proyecto creado

¿Qué te parece? ¡Por favor, pruébalo y cuéntanos tus impresiones!

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Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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2 comentarios

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Comentado hace 4 meses Eduard

Hace buena pinta, voy a testearlo. Se va a poder exportar de alguna manera toda la información . Lo digo para generar report y descriptivo del proyecto. Es algo que encuentro en falta en facilethings.

avatar Eduard

Hace buena pinta, voy a testearlo. Se va a poder exportar de alguna manera toda la información . Lo digo para generar report y descriptivo del proyecto. Es algo que encuentro en falta en facilethings.

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Comentado hace 4 meses Francisco Sáez

Hola Eduard,

Toda la información que introduces en la planificación va a parar al proyecto que se crea. En breve, crearemos un informe PDF para poder imprimir/exportar proyectos con toda su información.

Gracias por compartir!

avatar Francisco Sáez

Hola Eduard,

Toda la información que introduces en la planificación va a parar al proyecto que se crea. En breve, crearemos un informe PDF para poder imprimir/exportar proyectos con toda su información.

Gracias por compartir!

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