Getting Things Done - GTD
Por qué tus listas no funcionan (y cómo solucionarlo)
AUTOR: Francisco Sáez
Ya estás adquiriendo el hábito de capturar todo lo que llama tu atención. En lugar de intentar recordar las cosas o dejarlas pasar, te has dado cuenta de que sacarlas de tu mente y ponerlas en un lugar seguro (tu libreta, tu app de notas o de tareas, lo que sea) te da una visión más clara de tu realidad.
Pero si no haces nada más, el beneficio de capturar es limitado. Capturar todo lo que llama tu atención es solo el primer paso. Si te quedas ahí, la acumulación de notas, emails sin responder y listas interminables terminarán generándote más estrés del que tenías inicialmente.
El verdadero cambio ocurre cuando te tomas el tiempo de aclarar cada cosa que has capturado. Este es el momento en el que piensas, decides y transformas esas “cosas” vagas en elementos concretos y accionables.
Cuando no aclaras lo que has capturado, tu mente se ve obligada a procesar continuamente la misma información una y otra vez. Cada vez que ves “llamar a Juan” en tu lista, tu cerebro tiene que volver a preguntarse: ¿por qué tengo que llamar a Juan? ¿Es urgente? ¿Qué quiero conseguir con esta llamada? ¿Puedo hacerlo ahora?
Este procesamiento mental repetitivo y constante agota tu energía mental y genera la sensación persistente de que “hay muchas cosas pendientes” sin que realmente sepas qué hacer con ellas.
Pero aclarar no es una actividad selectiva. No se trata de revisar uno o dos elementos cuando te apetezca, o de procesar solo aquellos que te parecen más urgentes. El objetivo de aclarar es vaciar completamente tus bandejas de entrada. Todo lo que has capturado debe ser procesado, sin excepciones. Solo así conseguirás ese estado de control y tranquilidad mental que GTD promete.
En la práctica, aclarar no es una etapa separada de organizar. Ambos procesos ocurren simultáneamente. A medida que defines qué es cada cosa y qué debes hacer con ella, inmediatamente pones un recordatorio en la lista correspondiente. Aclaras y organizas en un mismo movimiento fluido, hasta que tu bandeja de entrada queda vacía y cada elemento está exactamente donde debe estar.
¿En qué consiste aclarar?
Aclarar es el proceso mental de examinar cada elemento capturado y transformarlo en algo evidente. Se consigue respondiendo a una serie de preguntas específicas:
- ¿Qué es exactamente? Define con precisión de qué se trata, qué significa para ti. “Llamar a Juan” no es suficiente. “Llamar a Juan antes del fin de semana para invitarle a comer y hablar de las vacaciones de Navidad” es más claro.
- ¿Es accionable? El término “accionable” tiene un componente interno (¿quiero, necesito, o tengo que hacer algo?) y un componente externo (¿se puede hacer? — no puedo pintar la pared si no tengo pintura). ¿Requiere que hagas algo al respecto o no?
- Si no es accionable, ¿qué vas a hacer?
➊ Eliminarla, si no tiene ningún interés,
➋ Archivarla, si es información o material de referencia que podría ser útil en el futuro (contrato, garantía, factura, notas de un reunión, etc.), o
➌ Incubarla. En este contexto, incubar significa aplazar conscientemente la decisión de compromiso. Decides no decidir (poniendo un recordatorio en la lista Algún Día/Tal vez). - Si es accionable, ¿cuál es la siguiente acción y qué vas a hacer con ella? ¿Cuál es el resultado que quieres lograr? ¿Cuál es la siguiente acción física y visible que te acerca a ese resultado? La siguiente acción es una unidad de trabajo que se empieza y termina de una sola vez. Una vez que la has definido, puedes
➊ Hacerla ya, si es algo que se puede hacer en un par de minutos,
➋ Delegarla, si no eres la persona idónea para hacerla, o
➌ Aplazarla, o sea, poner un recordatorio para hacerla lo antes posible.
Los asuntos delegados necesitan un recordatorio en la lista A la Espera. Los asuntos aplazados necesitan un recordatorio en la lista de Acciones Siguientes o en el Calendario, si deben hacerse en una fecha concreta. - Si requiere más de un paso, ¿cuál debe ser el resultado final? ¿Puedes dar por terminada la captura o habría que hacer algo más después de ejecutar la siguiente acción que has definido? Sí es así, necesitarás anotar el resultado final en una lista de proyectos pendientes (en la terminología GTD, se llama proyecto a cualquier resultado que requiera más de una acción).
Un proceso mental nuevo
Probablemente nunca te has detenido de manera sistemática a pensar en cada cosa que capta tu atención. Normalmente actuamos de forma reactiva: vemos un email y respondemos al momento, o lo dejamos ahí “para luego” sin decidir realmente qué vamos a hacer con él.
GTD te pide que seas intencional. Que te detengas, pienses y decidas antes de actuar (o de no actuar). Al principio, esto puede parecer lento e incluso frustrante. Pero con la práctica, se convierte en un hábito rápido y automático que te permite elevar al máximo tu efectividad, es decir, tu capacidad para lograr objetivos con el menor esfuerzo posible.
Al principio, necesitarás hacerte estas preguntas conscientemente con cada elemento. Puede que incluso quieras tenerlas escritas a la vista mientras procesas tu bandeja de entrada. Con el tiempo, este diálogo interno se vuelve automático y podrás aclarar las cosas en segundos.
Lo importante es ser disciplinado al principio. No te permitas dejar elementos sin aclarar “porque ahora no tengo tiempo”. Ese es precisamente el error que te mantiene sobrecargado.
Aclarar no es opcional. Es el proceso que transforma el caos en control y la ansiedad en confianza. Es donde realmente se produce un salto cualitativo en lo que se ha dado en llamar productividad personal.
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