Cómo Gestionar los Riesgos del Proyecto (y II)

En la primera parte de este artículo vimos lo importante que es tener en cuenta los riesgos que pueden afectar a un proyecto, y cómo localizarlos e identificarlos.

En esta segunda parte veremos cómo documentarlos, analizarlos y preparar una respuesta que te permita afrontar el proyecto con una mayor tranquilidad.

Documenta los riesgos

Una vez has identificado los riesgos del proyecto, es bueno generar un pequeño registro de riesgos, un documento donde especificas cada riesgo identificado, sus probabilidades y el impacto potencial en el resultado del proyecto.

Este documento estará vivo a lo largo del proyecto. Aparecerán nuevos riesgos y alguno podrá ser eliminado. También puede cambiar la estimación de probabilidad o impacto de otros, lo que puede implicar cambios de estrategias.

Declara cada riesgo de forma muy específica, explicando el impacto que puede tener y la causa que lo puede provocar.

Cómo analizar los riesgos

Analizar un riesgo significa básicamente asignarle un valor de probabilidad y otro de impacto. Estos valores pueden ser del tipo Alto-Medio-Bajo o un número del 1 al 5, por ejemplo.

La asignación de probabilidades es totalmente subjetiva y está basada en tu experiencia (o la de tu equipo) en esta clase de proyectos. Aunque esto suele ser suficiente en la mayoría de proyectos, está claro que un proyecto muy crítico y complejo requerirá un estudio mucho más objetivo de las probabilidades.

De manera similar, puedes asignar un valor de impacto a cada riesgo. En este caso es útil indicar qué áreas del proyecto resultarán más afectadas (alcance, coste, tiempo, calidad).

Asigna un valor alto a cualquier riesgo que afecte el camino crítico del proyecto (además de al tiempo, éstos suelen afectar al coste). También pueden tener un impacto elevado los requerimientos que sean ambiguos o estén incompletos, así como los componentes que no hayan sido suficientemente probados o sean inestables.

No subestimes los riesgos que pueden influir en el nivel de satisfacción de clientes, usuarios, equipo, etc. Un cliente insatisfecho puede hundir completamente un proyecto.

Existen múltiples herramientas de análisis de riesgos. La Matriz de Probabilidad e Impacto es sencilla y ofrece una buena representación visual de los riesgos de un proyecto:

Sitúa cada riesgo en el cuadrante correspondiente.

Prepara una respuesta

El último paso consiste en decidir cómo actuar frente a un riesgo que, al final, se manifiesta real. Según la matriz anterior, te debes preocupar mucho de los riesgos que caen en los cuadrades descritos con la letra A, y casi puedes ignorar los que caen en cuadrantes con una C. Habrá que evaluar individualmente qué haces con los que aparecen en los cuadrantes B.

Hay cuatro estrategias básicas:

• Evitar el riesgo. Significa hacer un cambio en el proyecto, de modo que el riesgo desaparezca. Si, por ejemplo, planificas una boda en un jardín y hay una gran probabilidad de que llueva ese día, decidir que el banquete se hace en el interior de un restaurante eliminaría el riesgo.
• Mitigar el riesgo. Significa reducir la probabilidad de que ocurra, reducir su impacto, o ambas cosas—idealmente, hasta un nivel aceptable. Si utilizas una tecnología nueva que desconoces, hacer un curso de formación sobre esa tecnología disminuirá las probabilidades de que afecte negativamente al proyecto.
• Transferir el riesgo. Significa transferir la responsabilidad del riesgo a otras personas o entidades. Es lo que haces cuando contratas a una empresa para que te reforme el cuarto de baño de tu casa. El riesgo sigue existiendo, pero está en manos de personas que se suponen más capaces, y tú no tienes que gestionarlo.
• Aceptar el riesgo. Significa que no gestionas el riesgo y asumes sus consecuencias en el caso de que tenga lugar. Es lo que se suele hacer con los riesgos que tiene una probabilidad baja y un impacto bajo.

Ten en cuenta que, a veces, estás estrategias generan riesgos secundarios que deben ser planificados a su vez.

Por último, planificar un proyecto con una reserva de presupuesto y de calendario (ya sea una cantidad fija o un porcentaje del proyecto) para posibles eventualidades es siempre una buena práctica para gestionar los riesgos.