12 Consejos para mantener tu lista de tareas corta a la vez que útil

La función principal de una lista de tareas es la organizar y priorizar las tareas que debes realizar. Además, te permiten obtener una cierta sensación de control y tranquilidad, ya que sabes que no necesitas recordar lo que ahí está apuntado.

Pero si la dejas crecer sin orden ni concierto, el efecto de la lista de tareas puede ser completamente diferente. Una lista desmedida puede arruinar tu sensación de control y convertirse en una fuente de estrés y frustración.

Es muy difícil que te centres en lo que tienes que hacer cuando tu lista de tareas es interminable. Seleccionar la próxima tarea a realizar de entre un centenar de posibles acciones es una experiencia más bien agobiante y, en esas circunstancias, lo más probable es que no elijas la opción más deseable. Seamos francos, si tienes cien tareas en tu lista de acciones, no vas a hacerlas todas. Harás algunas y, seguramente, no serán las que deberías.

Cuanto más corta sea tu lista de próximas acciones, más fácil te resultará estar enfocado en lo que es más importante en cada momento. Además, ten en cuenta que dejar cada día una larga lista de tareas pendientes genera un efecto psicológico negativo que te impedirá disfrutar plenamente de tu tiempo de ocio. Es como si no tuvieras derecho a divertirte, sabiendo que todavía tienes tantas cosas por hacer.

Por lo tanto, para poder ser realmente productivo y mantener el estrés a raya, necesitas que tu lista de acciones siguientes sea lo más corta posible. Aquí tienes una docena de consejos que te ayudarán a lograrlo, de una manera inteligente.

1. No tengas miedo a utilizar la papelera

Está claro que, para tener la seguridad y tranquilidad de que no se te olvida nada, debes capturar de alguna manera todo lo que viene a tu mente. Pero eso no quiere decir que todo lo que captures sea necesario, interesante o accionable.

Cuando estés procesando el material que has recopilado, pregúntate si de verdad se trata de algo necesario en tu vida o en tu trabajo, y si quieres adquirir un compromiso al respecto. Si tienes dudas, ¡a la papelera! Si resulta que al final era algo que sí tenías que hacer, ya volverá más adelante, de una manera más evidente.

No acumules tareas sin sentido. Cuando revises tu lista de próximas acciones y veas tareas que llevan ahí toda la vida, replanteate de nuevo su necesidad. Utiliza mucho la papelera.

2. Utiliza una lista diferente para acciones no comprometidas

Siempre hay tareas anotadas que todavía no te has comprometido plenamente a realizar. Si las incluyes todas en la misma lista, te distraerán de lo que realmente tienes que hacer. Mueve esas tareas que todavía no sabes si vas a hacer o no, a una lista de acciones “no comprometidas” (Si practicas GTD, ésa lista es la Algún día/Tal vez).

Revisa semanalmente esa lista. Si algo ha dejado de tener sentido, elimínalo. Si has adquirido un compromiso—interno o externo—para realizar alguna de las acciones que allí se encuentran, muévelas a tu lista de tareas.

3. No necesitas tener a la vista todas las acciones de un proyecto

Puede que ya te hayas dado cuenta de que para alcanzar un determinado compromiso, debes hacer varias acciones. Llamemos proyecto a ese conjunto de acciones que te llevarán a lograr un resultado deseado. Como seguramente no vas a poder hacer todas las acciones de un proyecto a la vez, no tiene sentido tenerlas en tu lista de próximas acciones. Generan demasiado ruido.

Sólo necesitas incluir en tu lista de tareas la primera tarea de cada proyecto (en algunos casos, pueden haber varias tareas que se pueden realizar a la vez). Cuando la hayas hecho, elimínala y añade la siguiente tarea realizable del proyecto, indicando a qué proyecto pertenence. Lógicamente, esto implica tener un listado adicional de proyectos.

4. Vive en el presente

Seguramente, una buena parte de tus próximas acciones, aunque ya están comprometidas, no necesitan ejecutarse hasta dentro de unas cuantas semanas, o incluso meses. Estas acciones futuras añaden también un ruido innecesario a tu lista de acciones, así que deberías esconderlas por el momento.

Una solución elegante a este problema es la que propone David Allen, autor de Organízate con eficacia: guardar las acciones futuras en un Archivo de Seguimiento ordenado por fechas, de forma que sea sencillo activarlas cuando llegue el momento. Debes revisar semanalmente este archivo y mover las tareas que se activen a tu lista de tareas.

5. Separa las acciones de lo que no son acciones

Tu lista de tareas debe contener únicamente acciones. Todo lo demás (ideas, información, material de referencia, etc.) debería estar en otro lugar, sin interferir. Utiliza otras listas para estas cosas que no son acciones ejecutables (si practicas GTD, utiliza la lista de Material de Referencia para la información adicional, y la lista Algún día/Tal vez para mantener vivas tus ideas).

6. Divide tu lista de tareas en sublistas de contextos

Pongamos que tienes una lista con 30 tareas y estás en una cafetería con una libreta y un iPad con conexión a internet. ¿Cuántas de esas 30 tareas son “elegibles” en esas circunstancias?

En vez de tener una lista de tareas, ten varias, una por cada uno de los contextos en los que te sueles encontrar en tu día a día. De este modo, sólo tienes que mirar en cada momento la sublista que se corresponde con la situación en que te encuentras. Esta sublista, más corta y centrada, es, en realidad, tu lista de tareas en este momento.

7. Haz una estimación sencilla de tiempos previstos

Volvamos al caso anterior, y añadamos la restricción de que sólo vas a estar media hora en la cafetería porque después tienes que ir a una reunión. Si marcaste tus tareas con un tiempo previsto (no siempre se puede, pero ya sabes cuánto tiempo necesitan algunas tareas repetitivas), puedes reducir todavía más tu lista de tareas. Sólo tienes que fijarte en aquellas acciones de la lista que se puedan hacer en menos de 30 minutos.

8. Marca las tareas que requieren poca energía

Todavía puedes afinar más cuando estás cansado al final del día o, simplemente, no te encuentras con la energía necesaria para hacer cosas complicadas. En esos casos, podrías filtrar sólo las acciones que requieren poca energía (responder un email, hacer una llamada, leer un artículo…) y aprovechar esos momentos.

Como en los casos anteriores, piensa que, en realidad, tu lista de próximas acciones suele ser un subconjunto de tu lista de tareas.

9. Etiqueta tus tareas

Añade a tus tareas cualquier tipo de etiqueta que te permita clasificar y filtrar posteriormente por cualquier criterio que a ti te resulte útil. Organizar tus tareas con la mayor información posible te permitirá ganar tiempo a la hora de elegir qué hacer.

10. Marca las tareas más importantes a corto plazo

Una forma de preparar bien el día consiste en preseleccionar las tareas más importantes que debes realizar en ese día. Normalmente serán una, dos o tres tareas. Siempre que estés en el contexto adecuado, prioriza esas tareas que ya has decidido que debes realizar cuanto antes.

Mientras no las completes, la lista de tareas más importantes se convierte en tu verdadera lista de tareas.

11. Elimina las tareas hechas cuanto antes

Una vez has completado una tarea, marcala como hecha y elimínala de tu lista. Además de reducir el tamaño de la lista, ejecutar tareas es la finalidad última de tu lista de tareas y, por lo tanto, esto genera un refuerzo muy positivo en tus hábitos productivos.

12. Elige la herramienta adecuada

Desgraciadamente, todo lo anterior es muy difícil de llevar a cabo con lápiz y papel. Necesitas una buena herramienta accesible desde cualquier sitio que, además, te permita disponer de las listas necesarias y realizar los movimientos necesarios entre ellas. Tu herramienta debería permitir asignar contextos, etiquetas, tiempos previstos y niveles de energía a tus tareas, y filtrar por todos estos conceptos. También sería interesante poder indicar qué tareas son más importantes a corto plazo.

Tu herramienta debería ayudarte a gestionar tus proyectos en combinación con tu lista de tareas, y debería activar automáticamente las nuevas tareas, no sólo provenientes de proyectos sino también del Archivo de Seguimiento.

En definitiva, tu lista de tareas necesita una buena dosis de realismo y concreción para ser útil. Con un buen enfoque y la herramienta adecuada, tu lista de tareas puede ser la llave a una vida más relajada.