Getting Things Done - GTD
La lista Algún día/Tal vez: cómo evitar que se convierta en un pozo sin fondo
AUTOR: María Sáez
Dentro del flujo de trabajo de GTD (Getting Things Done), la lista Algún día/Tal vez ocupa un lugar singular. No es una lista de acción, a pesar de que incluye “posibles” acciones. Es algo parecido a lo que en logística se llamaría un almacén de reservas: un espacio donde guardas cosas que tienen potencial valor futuro pero que, por el momento, no requieren ningún compromiso por tu parte. En algunos sitios lo llaman la incubadora.
David Allen concibió esta lista como un gran recurso creativo, capaz de aportar grandes aventuras a tu vida y a tu trabajo. Te da permiso para anotar cualquier cosa que se te ocurra, sin restricciones de ningún tipo. Ya habrá tiempo después de analizar si tiene sentido o no. Es, en definitiva, una forma de procrastinar de manera eficaz: pospones la decisión a un momento más adecuado, pero no la pierdes.
No existen ideas “malas”, solo ideas concebidas antes de su tiempo. Esa filosofía es la que da sentido a esta lista. Todo aquello que hoy no puedes o no quieres comprometerte a hacer, pero que no quieres descartar, tiene cabida aquí: proyectos personales y profesionales, viajes que te gustaría hacer, libros que quieres leer, cursos que te interesan, ideas de negocio en embrión, habilidades que quisieras desarrollar algún día.
Cuando el almacén creativo de tu sistema GTD se convierte en un monstruo
El problema de la lista Algún día/Tal vez es bien conocido por cualquier practicante de GTD con cierta experiencia: la tendencia habitual es que el volumen de la lista crezca y crezca sin parar, hasta un punto en que se vuelve muy difícil de manejar, perdiendo gran parte de su utilidad.
Cuando en la revisión semanal te encuentras con 865 elementos para revisar, directamente te saltas ese paso. Y ese es exactamente el problema: acumulas cosas potencialmente interesantes, pero como nunca las revisas, nunca tendrán la oportunidad de salir de la reserva y entrar en juego. O de desaparecer, si han dejado de ser interesantes.
El rechazo que produce una lista así no es irracional. Es una respuesta lógica ante un sistema que ha dejado de inspirar confianza. Una lista Algún día/Tal vez que da miedo abrir ha dejado de cumplir su función. Recuperarla requiere algo de trabajo y, sobre todo, un cambio de enfoque en cómo la gestionamos.
Cómo organizar la lista para que siga siendo útil
Captura bien desde el principio
El primer error que dispara el tamaño de la lista es meter elementos sin clarificar. La lista Algún día/Tal vez no es un parking para cosas sin procesar. Si empiezas a meter elementos directamente desde tu bandeja de entrada sin aclarar cuál es el resultado deseado, te volverás alérgico a esa lista muy rápidamente, dejarás de revisarla, y el efecto dominó que termina con tu sistema GTD habrá comenzado.
Cada elemento que entra en la lista debe haber pasado antes por el paso de Aclarar. Eso significa que sabes exactamente lo que representa y tienes suficiente contexto para reconocerlo y evaluarlo cuando lo veas en una revisión futura.
Escribe entradas que se puedan encontrar
La redacción de cada elemento es más importante de lo que parece. Una entrada como “Italia” o “aprender algo de música” no te dice nada útil tres meses después. Una entrada como “Viaje de una semana por la Toscana con mi pareja, en otoño” o “Aprender los fundamentos de teoría musical para entender mejor el jazz que escucho” tiene contexto suficiente para activar tu interés y facilitarte la decisión de si ha llegado el momento o no.
Utiliza verbos de resultado cuando sea posible. No “fotografía”, sino “Hacer un curso de fotografía de calle y salir a practicar regularmente”. El elemento debe evocar algo concreto, no solo una pensamiento vago.
Clasifica con etiquetas por tema
Una de las formas más eficaces de domesticar una lista grande es estructurarla mediante etiquetas temáticas. No se trata de crear subcarpetas rígidas, sino de asignar una etiqueta de área de vida o trabajo a cada elemento: viajes, formacion, hogar, salud, lectura, proyectos-personales, trabajo, tecnologia, etc.
Esto te permite, en cualquier momento, filtrar la lista y ver solo los elementos de una categoría concreta. Cuando estés pensando en qué hacer durante las próximas vacaciones, puedes ver únicamente tus viajes. Cuando tengas ganas de empezar algo nuevo en el trabajo, puedes revisar solo proyectos-laborales. La lista deja de ser una masa indiferenciada y se convierte en un catálogo navegable.
Puedes mantener una lista maestra de Algún día/Tal vez o dividirla en subcategorías, lo que puede ayudar a distinguir entre elementos que quieres hacer en cuanto tengas tiempo y dinero, como reformas en casa, frente a elementos de tipo “lista de deseos vitales”, como aprender francés. Ambos tipos tienen su lugar, pero mezclarlos sin distinguirlos produce esa sensación de caos que hace que la revisión resulte tan desagradable.
Clasifica también por modo de gestión
Además de las etiquetas temáticas, conviene añadir una segunda dimensión: cómo y cuándo debería revisarse cada elemento. Aquí entra una distinción fundamental que muchos practicantes de GTD descubren con el tiempo.
No todos los elementos de la lista Algún día/Tal vez tienen el mismo horizonte temporal ni el mismo tipo de incertidumbre. Algunos son ideas a largo plazo, sueños, aspiraciones que no dependen de circunstancias externas concretas: “Aprender a tocar el piano”, “Escribir un libro sobre mi experiencia emprendedora”. Estos pueden estar dormidos durante meses o años sin que eso represente ningún problema.
Otros, en cambio, son acciones no comprometidas cuya situación puede cambiar de una semana a otra: una oportunidad que estás valorando, un proyecto que podrías activar si se libera capacidad, una idea que quizás maduró ya. Estos sí requieren una revisión semanal para que no se te escapen.
El truco “Esta semana no” de José Miguel Bolívar
Esta distinción entre elementos que necesitan revisión semanal y elementos que no la necesitan es precisamente la que José Miguel Bolívar, experto en GTD y autor de Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, formalizó con su propuesta de la lista “Esta semana no”.
La idea consiste básicamente en dividir la lista Algún día/Tal vez en dos partes: una que contiene lo que es necesario revisar cada semana, y otra que contiene las cosas que solo es necesario revisar bajo determinadas circunstancias.
La primera sigue siendo el almacén de ideas y deseos a realizar tal vez a largo plazo. La segunda (“Esta semana no”) se encarga de guardar todas aquellas acciones ya definidas que no realizarás durante la próxima semana pero que podrían realizarse a corto plazo. El propósito es no tener que revisar toda la lista en cada revisión semanal.
La diferencia fundamental es que la lista “Esta semana no” está influida por las circunstancias externas, mientras que la lista Algún día/Tal vez depende por completo de tu voluntad. Lo primero puede cambiar de semana en semana; lo segundo, no.
La lista de sueños a largo plazo solo la revisas cuando tienes tiempo, energía o ganas de explorar horizontes más lejanos, o simplemente cuando se dan las circunstancias adecuadas.
El síndrome de Diógenes de la lista Algún día/Tal vez
Hay un hábito silencioso que contribuye tanto al crecimiento descontrolado de la lista como la falta de organización: la incapacidad de eliminar elementos. Muchos practicantes de GTD acumulan entradas durante años sin borrar prácticamente nada, como si deshacerse de un elemento supusiera renunciar a una parte de sí mismos.
Es comprensible. La lista Algún día/Tal vez alberga aspiraciones, sueños, versiones futuras de uno mismo. Eliminar “Aprender a navegar a vela” o “Montar un negocio en Portugal” puede sentirse como cerrar una puerta, admitir que algo que alguna vez nos emocionó ya no va a ocurrir. Pero esa resistencia tiene un coste real: una lista llena de elementos que ya no te representan es una lista en la que ya no confías, y en la que dejas de buscar inspiración.
La vida cambia. Las prioridades cambian. Lo que te entusiasmaba hace tres años puede haber perdido todo su atractivo, o haberse vuelto directamente irrealizable dado tu contexto actual. Un elemento que lleva dos años en la lista sin que hayas sentido ningún impulso de activarlo probablemente ya no merece su lugar ahí. No eliminarlo no lo mantiene vivo: simplemente ensucia el sistema.
Limpiar la lista Algún día/Tal vez durante la revisión semanal, o al menos con cierta periodicidad, no es un acto de renuncia. Es un acto de honestidad contigo mismo y de respeto hacia tu propio sistema. Una lista más corta, más actual y más alineada con quien eres hoy es infinitamente más útil que una lista exhaustiva de quien pensabas que serías hace una década. Y genera algo que en GTD vale más que cualquier funcionalidad técnica: confianza. La confianza de saber que lo que ves ahí dentro todavía importa.
FacileThings y la revisión semanal inteligente
FacileThings permite clasificar tus elementos de la lista Algún día/Tal vez con tantas etiquetas como necesites, e incorpora de forma nativa el concepto “esta semana no”.
Puedes definir un conjunto de etiquetas que quedan excluidas de la revisión semanal, de modo que solo aparecen en pantalla los elementos que no tienen esas etiquetas y sí deben revisarse esta semana.
El resultado es inmediato: en lugar de enfrentarte a cientos de elementos, la revisión semanal de tu lista Algún día/Tal vez se reduce a un conjunto manejable de elementos relevantes para el momento actual. El resto permanece organizado, accesible cuando lo necesites, pero sin estorbarte en tu revisión habitual.
La combinación de buenas etiquetas temáticas, buena redacción de entradas, y una separación clara entre lo que se revisa semanalmente y lo que no, es lo que transforma la lista Algún día/Tal vez de un pozo sin fondo en lo que siempre debió ser: un depósito fértil de posibilidades que inspira en lugar de agobiar.
Una lista que merece cuidado
La lista Algún día/Tal vez no es un vertedero donde aparcar lo que no sabemos dónde poner. Es, bien gestionada, uno de los activos más valiosos de tu sistema GTD. Contiene lo que podrías llegar a ser, lo que quisieras explorar, lo que te importa más allá de lo urgente.
Como cualquier activo, requiere mantenimiento. Capturar bien, escribir con suficiente contexto, clasificar con criterio y revisar con inteligencia (solo lo que toca, cuando toca) son los hábitos que mantienen viva su utilidad.
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