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Nueva sección Aclarar

AUTOR: Francisco Sáez
tags Mejoras Aclarar
Nueva sección Aclarar

En el trabajo del conocimiento las tareas no son evidentes, hay que definirlas. Es imprescindible especificar qué es cada cosa, qué hay que hacer (o no) con ella, cuándo hay que hacerla y qué se necesita para ello.

Aclarar significa transformar una cosa bastante abstracta en algo concreto y evidente: una acción, un proyecto, una tarea delegada, información útil, una posibilidad, o basura. Aclarar lo que capturamos de manera regular nos permite transformar el caos en tranquilidad, liberando la mente de preocupaciones.

Hoy hemos actualizado la sección Aclarar, con el objetivo ayudar a que este paso se realice de la manera más sencilla y efectiva posible. El nuevo diseño permite que todas las opciones necesarias para definir y organizar correctamente una acción estén a la vista: contextos, proyectos, objetivos, áreas de responsabilidad, criterios de elección para acciones siguientes, fecha de activación, notas, archivos, y puntos de control:

nueva sección Aclarar

Hay nuevas ayudas contextuales que te permitirán entender el proceso si eres nuevo en GTD o todavía no conoces la utilidad de cada opción. Mueve el cursor por encima de los iconos con un interrogante para verlas:

ayuda contextual

El proceso de aclarar la bandeja de entrada

El objetivo de aclarar es vaciar la Bandeja de Entrada, transformando su contenido. Como se trata de vaciar todo el inbox, elegir qué acciones quieres aclarar o en qué orden es completamente irrelevante. Es un proceso de pensar y decidir.

El primer paso es responder a la pregunta ¿Qué es? ¿Qué significado tiene para ti esa cosa? ¿Qué tiene que ocurrir para que pase a ser un asunto resuelto o completado? La respuesta debe ser clara y concreta, no puede dar lugar a diferentes interpretaciones.

Si se trata de un evento o una acción que se deba realizar en una fecha determinada, haz click en el icono de calendario de la izquierda para asignar la fecha (1).

asignar fecha

Ahora, cuando están seleccionando una fecha, puedes ver lo que tienes actualmente en la Agenda para ese día (3), de modo que puedas preveer conflictos. Si te trata de algo que debes hacer periódicamente, puedes crear la rutina correspondiente (2).

La segunda pregunta que debes hacerte es: ¿Necesita alguna acción?

aclarar acción

Si se trata de algo que debes hacer tú tan pronto como sea posible, asegúrate de definir los criterios de elección que te permitirán elegir correctamente la siguiente acción a realizar cuando estés en la etapa Ejecutar (tiempo previsto, nivel de energía, y prioridad relativa).

Si has asignado una fecha, la acción que tienes que hacer tú irá a la Agenda. Si no, irá a la lista de Acciones Siguientes. En ambos casos, si has indicado una fecha de activación, la acción irá al Archivo de Seguimiento hasta dicha fecha (utiliza esta opción para esconder acciones que no se pueden realizar hasta una fecha determinada).

Antes de hacer click en la opción “lo haré yo” debes preguntarte si alcanzarás el resultado final al ejecutar esta acción. Si es así, se trata de una simple acción. Si no, necesitarás más acciones y, por lo tanto, se trata de un proyecto. En este caso, puedes crear el proyecto (haz click en el icono con el signo + a la derecha del campo de proyecto) y darle como nombre el resultado final deseado. La acción actual será la primera acción del proyecto.

No olvides asociar tus acciones a un objetivo y/o área de responsabilidad. Si una acción no encaja con ninguna de tus áreas de enfoque, seguramente no deberías hacerla.

aclarar y delegar

Si se trata de una acción que deba hacer otra persona, indica quién es el responsable de la tarea escribiendo un contexto de persona en la descripción de la tarea (o seleccionando un contexto de persona en la lista de los más utilizados) y delégala usando la opción “la hará otra persona”. La acción irá a la lista A la Espera.

aclarar, hecho en dos minutos

Si se trata de algo que puedes hacer en un par de minutos (La regla de los dos minutos), puedes hacerla directamente y marcarla como hecha. Irá a lista Hecho. 1

Si no es necesaria ninguna acción, tienes tres opciones:

  • Si es algo con lo que todavía no te quieres comprometer, pero te gustaría reconsiderarlo en el futuro, haz click en lo aclararé más adelante, e irá a la lista Algún día/Tal vez.
  • Si se trata de información que podría ser útil, guárdala como Material de Referencia.
  • En cualquier otro caso, puedes eliminarla. Irá a la Papelera.

Puedes completar la información necesaria escribiendo notas, adjuntando archivos o enlaces, y añadiendo una lista de puntos de control. Todas estas opciones funcionan exactamente igual que en el editor de tareas.

Ajustando la decisión final

La dicisión final de la etapa Aclarar — dónde guardar el elemento — se solapa con la etapa Organizar. Para facilitar esta decisión e iniciar la organización de manera más efectiva, hemos incluido algunas mejoras en este punto:

  • Las posibles opciones (aplazar, delegar, hacer, incubar, guardar y desechar) se habilitan o deshabilitan en función de la información cumplimentada. Por ejemplo, si has indicado algún criterio de elección, entonces las opciones delegar, incubar y guardar como material de referencia se deshabilitan porque se trata necesariamente de una acción siguiente.

opciones deshabilitadas

  • Si se trata de una siguiente acción que es parte de un proyecto secuencial, podrás elegir si la añades al principio o al final del proyecto.

siguente acción en proyecto secuencial

  • Si se trata de una siguiente acción que pertenece a un proyecto tipo Kanban, podrás elegir si la añades a la columna A realizar o a la columna En curso.

siguente acción en proyecto kanban

  • Si se trata de una acción delegada y no has indicado la persona responsable, el sistema te avisará.

acción delegada sin responsable

Aclarar cosas externas

Una vez has terminado de aclarar la Bandeja de Entrada de FacileThigs, tienes la posibilidad de aclarar cosas externas.

botón aclarar cosas externas

¿Qué significa esto? Que si tienes post-its pegados en la pantalla del ordenador, notas de una reunión en una libreta, o tareas capturadas en otras aplicaciones, puedes aclararlas sin necesidad de capturarlas previamente en FacileThings. Al hacer click en ese botón entras de nuevo en modo Aclarar, pero esta vez con una plantilla en blanco que debes rellenar:

aclarar cosas externas

Introduce el elemento y acláralo como cualquier otro. El editor se limpiará cada vez para que puedas continuar aclarando elementos externos. Cuando no tengas más cosas que aclarar, haz click en el botón “aclarar terminado” que hay abajo a la izquierda.

La lista Algún día/Tal vez

Los elementos de la lista Algún día/Tal vez contienen cosas sobre las que hemos pospuesto la decisión de hacer o no algo con ellas. Ahora dispones del mismo editor que aparece en la sección Aclarar, con todas las opciones, para aclarar los elementos de esta lista, tanto en la lista general Algún día/Tal vez de la sección Listas como en las listas particulares de cada proyecto, en la sección Proyectos.

lista algún día/tal vez

Añadir acciones a proyectos

Antes, cuando añadías acciones a un proyecto dentro de la sección Proyectos, aparecía una opción especial de Capturar y luego tenías que editar la acción para definirla, aclararla y organizarla correctamente. Ahora aparecerá el editor de Aclarar para que puedas hacer todo de una manera mucho más directa.

añadir acciones a proyectos

1 Aunque David Allen habla de “la regla de los 2 minutos” en su libro, nos parece que ejecutar algo cuando se está aclarando contradice el objetivo de la etapa Aclarar, en la que se trata sólo de pensar y decidir. Consideramos que ejecutar algo dentro de esta etapa supone un interrupción del proceso.

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Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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16 comentarios

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Comentado hace más de 4 años Ángel Carrasco

La sección ha mejorado en muchos órdenes de magnitud. Felicidades, un gran trabajo!!!

avatar Ángel Carrasco

La sección ha mejorado en muchos órdenes de magnitud. Felicidades, un gran trabajo!!!

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Comentado hace más de 4 años Juan José

Por fin!!!. Se acabó de ir mirando a Facile por un lado y a Calendario por otro, todo integrado ahora, una maravilla, un ahorro enorme de pantallas y "de ir y venir". Felicidades por las mejores, ADELANTE!!!!!!

avatar Juan José

Por fin!!!. Se acabó de ir mirando a Facile por un lado y a Calendario por otro, todo integrado ahora, una maravilla, un ahorro enorme de pantallas y "de ir y venir". Felicidades por las mejores, ADELANTE!!!!!!

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Comentado hace más de 4 años Francisco

¡Excelente! Era una de las cosas que estaba esperando con más ansias. Creo que el nuevo diseño agilizará mucho esa etapa. Felicitaciones por el progreso constante.

avatar Francisco

¡Excelente! Era una de las cosas que estaba esperando con más ansias. Creo que el nuevo diseño agilizará mucho esa etapa. Felicitaciones por el progreso constante.

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Comentado hace más de 4 años Jesús Velasco

Me ha parecido muy útil la opción "Quiero aclarar cosas externas", que te permite aclarar directamente a partir de bandejas de entradas propias como las libretas de notas, etc.
¡Enhorabuena!

avatar Jesús Velasco

Me ha parecido muy útil la opción "Quiero aclarar cosas externas", que te permite aclarar directamente a partir de bandejas de entradas propias como las libretas de notas, etc.
¡Enhorabuena!

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

¡Muchas gracias todos, por vuestros ánimos!

avatar Francisco Sáez

¡Muchas gracias todos, por vuestros ánimos!

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Comentado hace más de 4 años Federico Ledesma

Muy buen trabajo. Se nota que hay pasión en el labor que realizan. Gracias,

avatar Federico Ledesma

Muy buen trabajo. Se nota que hay pasión en el labor que realizan. Gracias,

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Comentado hace más de 4 años Tomás Gutiérrez

Estoy sorprendido de lo mucho que ha mejorado la aplicación desde que la abandoné hace unos años. Siempre hay funciones que piensas "que bien estaría que FT hiciera esto", y de pronto, parece esa función o mejora en una actualización. Echaba de menos especialmente la posibilidad de "Aclarar cosas externas", pero hay otras muchas mejoras en esta actualización que son muy útiles y aportan mucho al proceso.
Gracias por cuidar tanto los detalles. Enhorabuena

avatar Tomás Gutiérrez

Estoy sorprendido de lo mucho que ha mejorado la aplicación desde que la abandoné hace unos años. Siempre hay funciones que piensas "que bien estaría que FT hiciera esto", y de pronto, parece esa función o mejora en una actualización. Echaba de menos especialmente la posibilidad de "Aclarar cosas externas", pero hay otras muchas mejoras en esta actualización que son muy útiles y aportan mucho al proceso.
Gracias por cuidar tanto los detalles. Enhorabuena

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Comentado hace más de 4 años Carlos Herrera

Como siempre mejorando y ajustando cada vez el sistema a sus necesidades de usabilidad, me encantan las nuevas mejoras y las facilidades que nos da para aclarar de una manera más fluida y eficaz, así como las explicaciones y notas que nos ayudan a mantener en la mente el espíritu de GTD. Felicidades por la pasión que hay detrás de todo este trabajo.

avatar Carlos Herrera

Como siempre mejorando y ajustando cada vez el sistema a sus necesidades de usabilidad, me encantan las nuevas mejoras y las facilidades que nos da para aclarar de una manera más fluida y eficaz, así como las explicaciones y notas que nos ayudan a mantener en la mente el espíritu de GTD. Felicidades por la pasión que hay detrás de todo este trabajo.

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Comentado hace más de 4 años Javier Valens

Realmente espectacular. Sigo diciendo, y ahora más que Facilethings no tiene rival en cuanto a aplicaciones que implementen GTD.
Es la mejor del mercado.
Felicidades Francisco y equipo.

avatar Javier Valens

Realmente espectacular. Sigo diciendo, y ahora más que Facilethings no tiene rival en cuanto a aplicaciones que implementen GTD.
Es la mejor del mercado.
Felicidades Francisco y equipo.

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

De nuevo, !muchas gracias por los ánimos! La inmensa mayoría de las mejoras que publicamos nacen de vuestro feedback ;)

avatar Francisco Sáez

De nuevo, !muchas gracias por los ánimos! La inmensa mayoría de las mejoras que publicamos nacen de vuestro feedback ;)

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Comentado hace más de 4 años Diego

¡¡Hola, Fran!!
Antes de nada felicitarte por esta herramienta. Siendo como soy usuario de ella (aunque a veces abandone la vida organizada y la descuide un poco) es una herramienta a la que hay que ser fiel :)

Solo quería hacerte una sugerencia que te quería comentar en otras ocasiones y (por no capturarla) no te he llegado a comentar. Es una tontería que no tiene nada que ver con la sección de aclarar: ¿sería posible que los enlaces de las notificaciones se abriesen en otra pestaña? Así no sales de la aplicación y no pierdes la pantalla de FC en la que estás,

Nuevamente mis felicitaciones y ¡gracias por estas mejoras!

avatar Diego

¡¡Hola, Fran!!
Antes de nada felicitarte por esta herramienta. Siendo como soy usuario de ella (aunque a veces abandone la vida organizada y la descuide un poco) es una herramienta a la que hay que ser fiel :)

Solo quería hacerte una sugerencia que te quería comentar en otras ocasiones y (por no capturarla) no te he llegado a comentar. Es una tontería que no tiene nada que ver con la sección de aclarar: ¿sería posible que los enlaces de las notificaciones se abriesen en otra pestaña? Así no sales de la aplicación y no pierdes la pantalla de FC en la que estás,

Nuevamente mis felicitaciones y ¡gracias por estas mejoras!

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Comentado hace más de 4 años Silvestre Segarra

¡Chapeau equipo de Facilethings! Muchas gracias por la evolución.

avatar Silvestre Segarra

¡Chapeau equipo de Facilethings! Muchas gracias por la evolución.

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Comentado hace más de 4 años Silvestre Segarra

Hola Francisco, ¿podrías poner un ejemplo del primer punto del apartado "Ajustando la decisión final"? El que escoges un criterio y produce descarte de opciones. Gracias

avatar Silvestre Segarra

Hola Francisco, ¿podrías poner un ejemplo del primer punto del apartado "Ajustando la decisión final"? El que escoges un criterio y produce descarte de opciones. Gracias

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Comentado hace más de 4 años Silvestre Segarra

Hola, creo que no hará falta el ejemplo. Lo entendí mejor en una segunda lectura más sosegada. Gracias

avatar Silvestre Segarra

Hola, creo que no hará falta el ejemplo. Lo entendí mejor en una segunda lectura más sosegada. Gracias

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Comentado hace más de 4 años Maite Martínez

Buenos días Francisco, está prevista en el futuro la integración con el calendario de outlook? Esto para mí sería el paso definitivo a la tranquilidad total...

avatar Maite Martínez

Buenos días Francisco, está prevista en el futuro la integración con el calendario de outlook? Esto para mí sería el paso definitivo a la tranquilidad total...

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Hola Maite, la integración con el calendario de Outlook está prevista para los próximos meses ;)

avatar Francisco Sáez

Hola Maite, la integración con el calendario de Outlook está prevista para los próximos meses ;)

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