Getting Things Done - GTD
Organizar, reflexionar y actuar: Los tres pasos que cierran el flujo de trabajo GTD
AUTOR: María Sáez
Breve introducción a la metodología GTD:
1. La tormenta perfecta: por qué el trabajo moderno nos desborda y qué hacer al respecto
2. Capturar y aclarar: los dos primeros pasos del flujo de trabajo GTD
3. Organizar, reflexionar y actuar: Los tres pasos que cierran el flujo de trabajo GTD
En el artículo anterior vimos cómo capturar todo lo que reclama nuestra atención y cómo aclarar cada asunto hasta convertirlo en una decisión. Pero cada decisión que tomamos necesita un lugar donde quedar guardada, un momento en el que volver a mirarla y, finalmente, la ocasión de llevarla a cabo. De eso tratan los tres pasos que completan el flujo de trabajo de GTD: organizar, reflexionar y actuar.
Organizar
Nuestro cerebro es poco fiable recordando listas de pendientes, pero es sorprendentemente bueno asociando lugares con significados. Sabemos sin pensar dónde están las llaves si siempre las dejamos en el mismo sitio, y basta con ver un paquete junto a la puerta para recordar que hay que devolverlo. Las listas de GTD se fundamentan en esa capacidad: cuando cada tipo de compromiso tiene su propio lugar, saber dónde está algo equivale a saber qué es y qué hay que hacer con ello. La mente deja de gastar energía en recordar y reclasificar las mismas cosas una y otra vez, y esa energía liberada es, en buena medida, lo que nos hace más efectivos.
Organizar no exige inventar nada. Los lugares ya vienen dados por las decisiones que tomamos al aclarar, y cada respuesta del paso anterior tiene su lista correspondiente.
Las acciones que nos corresponde hacer a nosotros van a la lista de Acciones Siguientes cuando hay que hacerlas lo antes posible, en cuanto las circunstancias lo permitan. Si en cambio tienen que ocurrir en un día o a una hora concretos, su sitio es el Calendario, que también recoge eventos y aquella información que solo es relevante en una fecha determinada. Es importante proteger el calendario: si se llena de cosas que “estaría bien hacer ese día”, deja de reflejar lo que realmente tiene que pasar y perdemos la confianza en él.
Hay acciones que solo pueden completarse cuando estamos con alguien concreto, y para ellas existen las Agendas: listas de asuntos pendientes de tratar con cada persona o en cada reunión habitual, de modo que cuando coincidimos con ella tenemos a mano todo lo que queríamos hablar. Y cuando lo que falta depende de otros, la acción va a la lista A la Espera. Aquí la clave es anotar tres cosas: qué esperamos, de quién y desde cuándo. Sin la fecha, es imposible saber si un retraso es normal o si deberíamos reclamar. Un elemento no sale de esta lista hasta que lo que esperábamos nos llega de vuelta.
Los Proyectos, por su parte, son la lista de resultados pendientes. No contienen el plan completo, sino el compromiso con un resultado que exige más de un paso, y cada proyecto activo debería tener al menos una siguiente acción en alguna de las listas anteriores. Si no la tiene, el proyecto está parado aunque sigamos creyendo que avanza.
Lo que no es accionable también tiene su lugar. Lo que decidimos no decidir todavía va a Algún día/Tal vez, donde queda incubado hasta que volvamos a evaluarlo. La información que puede sernos útil más adelante va a Referencia, como material de apoyo. Y lo que no sirve va a la Papelera, que es también una forma legítima de organizar.
En resumen:
- Siguientes acciones → acciones que tengo que hacer yo, lo antes posible
- Calendario → acciones que tengo que hacer yo, con fecha y/o hora específica, y eventos e información que tienen relevancia en una fecha y/o hora específica
- Agenda → siguientes acciones para las que necesito estar reunido con alguien para completarlas.
- A la Espera → siguientes acciones que deben hacer otras personas
- Proyectos → resultados pendientes
- Algún día/Tal vez → capturas que evaluaré más adelante
- Referencia → material de apoyo
- Papelera → elementos que no necesito
La forma de redactar cada elemento importa tanto como el lugar donde lo ponemos. Una siguiente acción tiene que poder ejecutarse sin obstáculos. Al leerla, debemos saber exactamente qué hacer, sin tener que volver a pensar en qué significaba. Por eso las acciones se escriben con verbos específicos (“llamar a Marta para pedir presupuesto”, “redactar el borrador del contrato”), mientras que los proyectos admiten verbos más genéricos que describen el resultado (“reformar la cocina”, “lanzar la nueva web”). Una lista de acciones vagas nos devuelve al paso de aclarar cada vez que la consultamos, y acaba siendo una lista que evitamos mirar.
En definitiva, el sistema que sustituye a nuestra memoria no es más que eso: recordatorios organizados en listas. Las acciones y los proyectos ocurren en la vida real, no dentro de GTD. Lo que guarda el sistema son las señales que nos permiten no perder nada de vista.
Reflexionar
Si hubiera que elegir el paso más importante de todo el flujo de trabajo, sería reflexionar, y se materializa en un hábito concreto: la revisión semanal. Su función es mantener la confianza en el sistema. Un sistema que no se revisa se desactualiza, y cuando dejamos de fiarnos de él, la mente recupera por su cuenta el trabajo de recordarlo todo. Es decir, volvemos al punto de partida.
La revisión semanal no es el momento de hacer todo lo que no hicimos durante la semana, ni una sesión heroica para dejarlo todo perfecto. Es solo una revisión, y cualquier revisión, por breve o incompleta que sea, es mejor que ninguna. Por su importancia le dedicaremos un artículo propio más adelante; aquí simplemente os muestro su estructura básica.
David Allen estructura la revisión semanal en tres objetivos. El primero es ganar claridad, algo que suele llevar entre cinco y diez minutos: vaciar las bandejas de entrada y aclarar lo que se haya acumulado, incluidos los papeles sueltos y lo que siga dando vueltas en la cabeza.
El segundo es poner el sistema al día, la parte más larga, en torno a treinta o cuarenta y cinco minutos. Se trata de eliminar lo que ya está hecho, completar la información que falta y recorrer las listas una por una. El Calendario se revisa en dos direcciones: hacia atrás, desde la última revisión, para detectar compromisos o seguimientos que hayan quedado sin recoger; y hacia delante, cuatro o cinco semanas, para que nada nos sorprenda con poco margen de reacción. Las Acciones Siguientes y las Agendas se repasan para confirmar que siguen vigentes. La lista A la Espera exige una gestión activa: si reclamar algo lleva menos de dos minutos, se hace en el momento, y si no, se deja un recordatorio para hacerlo más adelante. Por último, en los Proyectos buscamos aquellos que se han quedado sin siguiente acción, para reactivarlos, y revisamos su material de apoyo por si contiene algo que hayamos pasado por alto.
El tercer objetivo es aplicar la creatividad. Con el sistema al día, la mente tiene por fin espacio para mirar más lejos: repasar la lista de Algún día/Tal vez por si algo merece activarse, capturar ideas nuevas y plantearse qué proyectos queremos poner en marcha. Es la recompensa del trabajo anterior, porque es difícil pensar con ambición mientras una parte de la cabeza sigue pendiente de lo que puede estar escapándose.
- Ganar claridad → 5-10 minutos
- Poner al día → 30-45 minutos
- Aplicar la creatividad → 0-?
Actuar
El objetivo de todo lo anterior es muy sencillo de formular: sentirse bien con lo que estamos haciendo en cada momento. Y eso solo es posible cuando sabemos que lo que no estamos haciendo está recogido en otro sitio. Actuar, en GTD, no consiste en ejecutar sin más, sino en filtrar y elegir sobre un trabajo que ya está definido.
A lo largo del día trabajamos de tres maneras distintas. A veces hacemos el trabajo según surge: imprevistos, peticiones, urgencias que aparecen sin avisar y que, en ocasiones, son legítimamente lo más importante. Otras veces (la mayor parte del tiempo) hacemos trabajo ya definido, el que está recogido en nuestros recordatorios: el Calendario, las Siguientes Acciones y, opcionalmente, la lista A la Espera. Y otras veces trabajamos sobre el propio sistema, definiendo el trabajo: capturando, aclarando y organizando. Esta tercera forma es la que más fácilmente se descuida, y cuando le dedicamos poco tiempo el resto del trabajo deja de estar bien definido y todo acaba convirtiéndose en trabajo que surge.
Cuando toca elegir entre el trabajo ya definido, la decisión pasa por una serie de filtros. El primero es el contexto: dónde estamos, con quién y con qué herramientas contamos, porque no tiene sentido plantearse una llamada si no tenemos teléfono a mano. El segundo es el tiempo disponible: veinte minutos antes de una reunión no dan para empezar un informe, pero sí para cerrar tres gestiones pendientes. El tercero es la energía: hay tareas que requieren la cabeza fresca y otras que pueden hacerse perfectamente a última hora de la tarde. Solo después de aplicar estos filtros, entre las opciones que quedan, nos preguntamos cuál tiene más sentido hacer ahora.
- Contexto → lugar, persona, herramientas
- Tiempo disponible
- Energía disponible
- ¿Cuál tiene más sentido?
Para que esto funcione hay que desarrollar el hábito de volver a las listas cada vez que terminamos algo y toca elegir la siguiente acción. Si no lo hacemos, la tendencia natural es hacer lo que surja, y el día se vuelve reactivo aunque el sistema esté impecable. Y si al consultar las listas nos cuesta decidir, el problema casi siempre radica que no aclaramos bien. Una lista de acciones concretas se elige casi sola; una lista de intenciones difusas paraliza.
Un ciclo, no una secuencia
Capturar, aclarar, organizar, reflexionar y actuar no son cinco fases que se completan una vez y se olvidan, sino un ciclo que se repite a diario y que se reajusta cada semana. Ninguno de los pasos es difícil por separado; lo que marca la diferencia es practicarlos con la constancia suficiente para que dejen de requerir esfuerzo. Cuando eso ocurre, la pregunta de qué hacer ahora deja de ser una fuente de ansiedad y se convierte en una elección tranquila, porque todo lo demás está exactamente donde tiene que estar.
Conocer los cinco pasos es solo el principio; la verdadera dificultad está en ponerlos en marcha en nuestro día a día sin abandonarlos a las pocas semanas. De cómo implantar GTD hablaremos en el próximo artículo de la serie.
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