Getting Things Done - GTD
La Revisión Semanal: El hábito que sostiene todo tu sistema GTD
AUTOR: María Sáez
Breve introducción a la metodología GTD:
1. La tormenta perfecta: por qué el trabajo moderno nos desborda y qué hacer al respecto
2. Capturar y aclarar: los dos primeros pasos del flujo de trabajo GTD
3. Organizar, reflexionar y actuar: Los tres pasos que cierran el flujo de trabajo GTD
4. Cómo empezar con GTD: Instala un sistema que funcione y conviértelo en hábito
5. La Revisión Semanal: El hábito que sostiene todo tu sistema GTD
Te habrás dado cuenta de que, a lo largo de esta serie de artículos, la Revisión Semanal ha ido apareciendo una y otra vez. La presentamos al hablar del paso de reflexionar, volvió a salir como uno de los cuatro hábitos imprescindibles para implantar GTD y también apuntamos que es la manera de volver a subirse a la tabla después de una caída. No es casualidad. David Allen la considera el factor crítico de éxito de toda la metodología, y en esta última entrega vamos a verla con el detalle que merece.
Estratégica, no operativa
Durante la semana, tu relación con el sistema es operativa: capturas lo que aparece en tu vida, aclaras el contenido de tus bandejas, eliges la siguiente acción y la haces. Trabajas a ras de suelo, resolviendo lo que tienes delante. La revisión semanal es otra cosa. Es el momento de levantar la vista y mirar el conjunto, tu vida personal y profesional a la vez, para comprobar tres cosas:
- Que todo está en el sistema,
- Que todo está actualizado y
- Que el sistema sigue siendo usable y fiable al cien por cien.
Esa última condición es fundamental. GTD funciona porque la mente deja de cargar con los compromisos cuando confía en que están recogidos en un lugar externo. Pero esa confianza no es automática ni permanente. Basta con que el sistema se desactualice durante un par de semanas para que empieces a dudar de él, y en cuanto dudas, la cabeza vuelve a hacerse cargo de recordarlo todo. La revisión semanal es el mantenimiento periódico que impide que eso ocurra.
Y cuando ya ha ocurrido, cuando has tenido una semana caótica y el sistema se ha quedado atrás, es también la forma de recuperarlo. Es el gesto que te devuelve a la tabla. No hace falta empezar de cero ni reorganizarlo todo; basta con una revisión.
Allen recomienda reservar unas dos horas al final de la semana laboral, aunque cada persona termina encontrando su propio momento y su propio ritmo. Lo importante es tratarla como una cita contigo mismo, con su hueco en el calendario, y no como algo que harás si te sobra tiempo, porque nunca sobra.
La revisión se organiza en tres fases, y el orden importa.
Primera fase: ganar claridad
El objetivo de la primera fase es vaciar las bandejas, y empieza con un barrido en tres frentes. El barrido físico consiste en recoger papeles sueltos, notas, tiques, tarjetas y cualquier cosa que se haya ido acumulando en la mesa, la cartera o la mochila. El digital consiste en repasar el correo, las notas del móvil, los mensajes guardados, la carpeta de descargas o el escritorio del ordenador. Y el mental, en sentarte unos minutos a sacar de la cabeza todo lo que siga dando vueltas en ella, con la ayuda de una lista de disparadores como la que vimos en el artículo anterior si te cuesta arrancar.
Durante el barrido solo se captura. No se analiza ni se organiza nada: cada cosa va a la bandeja de entrada sin decidir todavía qué es ni qué hacer con ella. Mezclar ambas actividades ralentiza el barrido y hace que se escapen cosas, por la misma razón que vimos al hablar de la captura en el día a día.
Después llega el momento de aclarar, pero solo deberías aclarar lo que acabas de capturar. Uno de los errores más habituales es convertir la revisión semanal en la sesión en la que se aclara todo lo que no se aclaró durante la semana. Aclarar es un hábito diario, así que deberías llegar a la revisión semanal con la bandeja de entrada vacía o con muy pocos elementos. Si llegas a la revisión con cien elementos pendientes, procesarlos se comerá el tiempo y la energía disponibles, y nunca llegarás a las fases que de verdad hacen valiosa la revisión. Si ese es tu caso, dedica a ese atraso una sesión aparte, antes de la revisión, y reserva esta para hacer su cometido.
Segunda fase: poner al día
Con las bandejas vacías, toca recorrer el sistema lista por lista. Es la fase más larga, y la que garantiza que lo que dicen tus listas coincide con la realidad.
Empieza por el calendario, en las dos direcciones. Hacia atrás, para repasar los días transcurridos desde la última revisión y rescatar cualquier seguimiento que se haya quedado sin recoger: el correo que prometiste enviar después de una reunión, la gestión que quedó a medias. Hacia delante, para anticiparte a lo que viene en las próximas semanas y preparar con margen aquello que requiera una preparación previa.
Siguen las Siguientes Acciones y las Agendas. Marca lo que ya está hecho y comprueba que cada acción sigue vigente y está bien redactada, es decir, que empieza por un verbo que describe una acción física y visible. «Pensar en las vacaciones» no lo es; «Buscar vuelos a Lisboa para la primera semana de agosto», sí. Este repaso es también una invitación a la reflexión. Si hay acciones que llevan semanas en la lista sin que las toques, pregúntate por qué las estás procrastinando. A veces la respuesta es que están mal definidas y hay que concretarlas más. Otras, que en realidad no tienes un compromiso real con ellas, y en ese caso lo más honesto es incubarlas en la lista Algún día/Tal vez. Una lista llena de acciones que sabes que no vas a hacer pierde su utilidad, porque te acostumbras a ignorarla.
Repasa la lista A la Espera para asegurarte de que los plazos se cumplen. Si algo que esperabas se está retrasando más de lo razonable, es el momento de reclamarlo, o de dejar anotada la acción para hacerlo.
La lista de Proyectos recibe un tratamiento parecido, empezando también por la redacción. Un proyecto debe describirse con un verbo de resultado, y la pregunta que ayuda a formularlo es: ¿qué tiene que ocurrir para que pueda tacharlo? «Web» no responde a esa pregunta; «Lanzar la nueva web de la tienda», sí, porque sabrás exactamente cuándo has terminado. Después viene la cuestión más importante: ¿sigues comprometido con cada proyecto? Presta especial atención a los que se han quedado sin siguiente acción, porque son los que se han detenido sin que te des cuenta. Con cada uno de ellos toca renegociar. O decides continuar, y entonces defines la siguiente acción que lo vuelve a poner en marcha, o reconoces que ahora no es el momento y lo incubas. Lo que no conviene es dejarlo en la lista como si avanzara.
La fase termina con las checklists, las listas que usas como recordatorio recurrente. Repasarlas funciona como un disparador. A menudo descubres un área que llevas tiempo desatendiendo o una tarea periódica que se te ha pasado, y de ahí salen nuevas acciones o proyectos.
Tercera fase: aplicar la creatividad
Al llegar aquí tienes un sistema completo, actualizado y usable, y eso te coloca en un estado poco frecuente, con un alto grado de perspectiva y de claridad mental. Ya no hay nada tirando de tu atención en segundo plano y sabes exactamente qué tienes entre manos. Es el mejor momento posible para pensar más allá de lo inmediato, y hay que aprovecharlo.
La herramienta principal de esta fase es la lista Algún día/Tal vez, pero no se trata de recorrerla como un trámite, sino de revisarla con creatividad. ¿Hay algo que ahora sí merezca activarse? ¿Algo que ya no te interesa y puedes eliminar? ¿Alguna idea que, combinada con otra, da lugar a algo nuevo?
Es también el momento de reevaluar tus compromisos en conjunto, de preguntarte si lo que tienes en marcha refleja lo que de verdad quieres hacer, y de capturar ideas nuevas por ambiciosas o descabelladas que parezcan. Allen anima en este punto a ser creativo y valiente: con la cabeza despejada, las ideas tienen sitio para aparecer, y el sistema te garantiza que no se perderán.
Un sistema de recordatorios, no un almacén
Hay gente que, cuando empieza a usar GTD, se queja de tener duplicar cosas que ya viven en otros sistemas, como la herramienta de gestión de proyectos del equipo, el CRM, la carpeta compartida o el gestor de incidencias. Si todo eso ya existe, ¿por qué copiarlo? La respuesta es que en GTD no se duplica nada. Lo que guardas en tu sistema no son las cosas en sí, sino recordatorios de ellas. Tu proyecto «Presentar la propuesta al cliente» no reproduce el contenido de la propuesta ni las tareas del equipo; solo te recuerda que hay un resultado con el que te has comprometido y cuál es tu siguiente paso para acercarte a él.
Lo que sí necesitas es llegar rápidamente a la información cuando la necesitas. Un buen sistema no te obliga a buscar, sino que te lleva directamente al documento, la conversación o la carpeta que hace falta para actuar. La Revisión Semanal es una buena ocasión para mejorar en esto. Si al repasar una acción tienes que pararte a pensar dónde estaba el contrato o en qué hilo de correo se habló del presupuesto, añade el enlace o la información que falta. Semana a semana, el sistema se vuelve más accesible, y cuanto más fácil resulta usarlo, más lo usas.
El hábito que lo sostiene todo
Con este artículo cerramos la serie. Empezamos con una introducción a la metodología, recorrimos sus cinco pasos y vimos cómo implantarla en el día a día. La Revisión Semanal es la pieza que une todo lo anterior. Capturar, aclarar, organizar y actuar son hábitos que puedes practicar de forma imperfecta durante un tiempo sin que el sistema se venga abajo; dejar de revisar, no. Sin revisión, las listas se desactualizan, la confianza desaparece y la mente vuelve a cargar con todo.
Por eso merece la pena protegerla. No necesitas que sea perfecta ni que dure dos horas. Necesitas que ocurra, semana tras semana, porque es lo que convierte un conjunto de listas en un sistema en el que puedes confiar. Y es esa confianza la que te permite entregarte por completo a lo que estás haciendo, sabiendo que todo lo demás te espera exactamente donde debe estar.
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