Tu calendario no es una lista de tareas

Hace un tiempo ya argumenté en este blog que utilizar el correo electrónico como si fuera una lista de tareas es, a mi juicio, un enfoque organizativo muy poco productivo. Cada herramienta está diseñada para un tipo de uso, y usar el email como sistema de organización personal es como usar un tenedor para cazar ballenas.

Utilizar el Calendario como lista de tareas es otro enfoque, tan malo como el anterior, que también nos ha dejado como legado el mundo corporativo. No es nada raro ver que todavía hoy hay quien trabaja con calendarios como éste, repletos de tareas, sin prácticamente ningún hueco libre:

He aquí unas cuantas razones por las que trabajar de esta manera, no solo no es productivo, sino que además puede resultar muy agobiante:

1. No sabes cuánto tiempo te va a llevar una tarea. No. Crees que sí, pero no. Si eres como yo, te vas a equivocar 9 de cada 10 veces. Lo que pensabas que te iba a llevar 30 minutos, resulta que te lleva 45; con lo que no puedes empezar la siguiente tarea porque tienes una reunión que, por cierto, termina durando 20 minutos más de lo previsto.
2. El calendario es una fuente de frustración. Debido al punto anterior, resulta que al final del día, solo has terminado 3 de las 7 tareas que habías incluido en el calendario. Eso, día tras día, mina la moral de cualquiera.
3. Mantener el Calendario actualizado requiere muchísimo trabajo. Planificas uno o varios día, probablemente una semana. Como no has podido completar todo lo planificado para hoy y, además, han aparecido nuevas urgencias, ahora tienes que replanificar el día de mañana y todos los días siguientes para incluir esas tareas. Cualquier inserción en el calendario provoca el desplazamiento de todo lo que viene a continuación.
4. El calendario es una fuente de estrés. Usar un calendario lleva normalmente aparejado un sentido de urgencia que se hace patente cada vez que la herramienta te envía una alerta por email o a tu móvil para decirte que dentro de X minutos tienes que no se qué tarea planificada.
5. Nunca ves el final del túnel. No sabes cuantas tareas tienes ni cuantas te quedan para terminar un determinado proyecto. Por mucho que utilices diferentes colores para identificar tipos de tareas, una tarea no es equivalente a un hueco en el calendario (puede necesitar de muchos huecos en diferentes días y de diferentes tamaños).
6. Vives permanentemente en situación de crisis. Puesto que todo lo que empiezas tiene un deadline, vives constantemente en los Cuadrantes de la Urgencia. Al igual que ocurre con el email, no tienes una secuencia clara de lo que tienes que hacer. Tu visión de la semana no es más que un montón de eventos y tareas apelotonadas en tu calendario. Solo puedes rezar para que no aparezcan más cosas y la cosa vaya a peor.
7. No sabes si podrás hacer la tarea a la hora planificada. A lo mejor, el jueves a las 11am no tienes el material que necesitas para trabajar en lo que habías programado. O no estás de humor. O algo te está distrayendo. El calendario se basa únicamente en el tiempo; no en el contexto en que te encuentras, ni en la energía que tienes ni en tus prioridades en ese momento.

El calendario no es una herramienta de organización completa en sí misma, aunque sí que es una parte importante de cualquier sistema de organización personal. Es la parte en la que debes incluir cualquier evento que va a ocurrir en un día concreto o a una hora específica, como una reunión, un viaje en avión o una llamada para felicitar a alguien por su cumpleaños. También puedes utilizarlo para bloquear mentalmente un espacio tiempo en el que quieres estar concentrado en algo, sin que nadie te moleste, pero definitivamente, no es el lugar idóneo para tener tus tareas.

Para eso necesitas al menos una lista de acciones y, probablemente, otras listas adicionales para poder hacer un seguimiento de tus proyectos y de las acciones que has delegado en otras personas.