Pregunta GTD: ¿Por qué no puedo aclarar sólo lo que me apetece?

Suelo preguntar a los usuarios de FacileThings que abandonan la aplicación cuál es el motivo que les ha llevado a ello. A veces se debe a cuestiones ajenas a la aplicación, pero muchas veces las respuestas nos permiten mejorar ciertas cosas, no solo a nivel técnico o de experiencia de usuario, sino también a nivel informativo y educacional.

Aquí os expongo uno de los motivos más habituales en usuarios noveles. Se trata de un email real, aunque algo resumido. Me parece que puede ser interesante para cualquiera que esté sintiendo algo de frustración por el mismo motivo:

“La razón principal por la que no he usado mi cuenta últimamente es que no tengo tiempo para hacerlo. Siento que el concepto y la aplicación son geniales, y parece que el sitio y la aplicación van creciendo de manera creativa. Sin embargo, no disfruto con el sistema de agregar elementos a la bandeja de entrada.
Por ejemplo: Si estoy en una reunión y tengo 4 ideas, puedo agregarlas rápidamente, pero no puedo procesarlas igualmente. Más tarde tengo algo de tiempo y quiero desarrollar una de esas 4 ideas, un nuevo proyecto, pero no quiero procesar los otros elementos en esa ventana de tiempo. Tengo pensamientos e ideas que necesito o quiero sacar ahora para ese proyecto en particular.
Me molesta que no pueda ir directamente a ese elemento de la bandeja de entrada, procesar esa idea y volver a los demás cuando tenga más tiempo. ¿Por qué no es posible hacer esto en FacileThings?”

Lo que da lugar a este problema es el pensamiento de que la bandeja de entrada de GTD es un lugar donde depositas cosas para luego elegir cuál quieres procesar. Y es normal, es lo que hace la mayoría de las personas que no están familiarizadas con GTD. Además, es algo realmente difícil de desaprender cuando comienzas a implementar este método.

Las instrucciones de David Allen sobre el procesamiento de la bandeja de entrada son las siguientes:

• Procesa primero el primer elemento.
• Procesa un elemento cada vez.
• Nunca vuelvas a poner nada en la bandeja de entrada.
• Vacía completamente la bandeja de entrada.

Es decir, procesar/aclarar significa vaciar la bandeja de entrada sin un orden específico. Dice David Allen que “tan pronto como rompas la regla y proceses sólo lo que te apetezca procesar, y en el orden que sea, comenzarás invariablemente a dejarte cosas sin procesar. Entonces ya no tendrás un sistema de entrada funcional”. Esta es la razón por la que no permitimos que nuestros usuarios puedan elegir qué elemento quieren procesar.

Normalmente, cuando alguien siente que no tiene tiempo para llevar a cabo las tareas organizativas requeridas por el método, suele ser porque no está implementando alguno de los pasos del flujo de trabajo correctamente, y esto siempre genera fricción. Se supone que el tiempo dedicado a definir y organizar tu trabajo acabará por ahorrarte tiempo, pero esto no se hace evidente hasta que toda la maquinaria está bien engrasada.

En el caso de este usuario, es la reticencia a aclarar es lo que no le ayuda a percibir el beneficio final.

En realidad, si lo valoramos bien, esta reticencia no tiene mucho sentido: Procesar cada elemento puede llevar entre 15 segundos y 2 minutos. Si tienes 10 elementos para procesar, sólo necesitarás dedicar unos 5 minutos a vaciar tu bandeja de entrada, y como resultado ¡tendrás un sistema completamente actualizado y funcional!

Si pudieras elegir qué elementos procesar, siempre tendrías algunos elementos bien organizados y el resto en el aire. Estar organizado a medias es estar mal organizado.

Lo único que debes hacer para que Aclarar no suponga un obstáculo es no dejar que se acumulen demasiados elementos en la bandeja de entrada, es decir, hay que aclarar con una frecuencia adecuada a tu volumen de actividad.

En el ejemplo que mencionaba este usuario, no importa que el tercer elemento de la bandeja de entrada pertenezca al proyecto que quieres desarrollar ahora mismo, porque siempre vas a procesar todos los elementos. Procesas el primer elemento (20 segundos, por ejemplo), procesas el segundo elemento (otros 30 segundos) y, ¡por fin!, procesas el tercer elemento, donde creas el nuevo proyecto e incorporas todas las ideas que tienes al respecto. De acuerdo, primero has tenido que procesar un par de cosas que no querías, pero ahora todo está bien organizado y no vas a procrastinar esas tareas.