¿Necesitas alta tecnología para practicar GTD?

El uso de la tecnología es a veces un arma de doble filo. Nos permite hacer más cosas y más rápido, pero muchas veces también nos permite hacer las cosas equivocadas con más facilidad.

Cuando practicas GTD con herramientas de alta tecnología (software, smartphones, etc.) terminas confundiendo las herramientas con la metodología, y cuando tus hábitos flaquean y tu organización personal empieza a hacer aguas, terminas echando la culpa a las herramientas y, por extensión, a la metodología. Es por eso que los expertos en GTD suelen recomendar que empieces a practicar utilizando lápiz y papel. De esa manera te centras en el flujo de trabajo y en los hábitos, y no te distraes con las últimas mejoras de un determinado software, que muy probablemente nada tengan que ver con GTD.

Tal como predica David Allen, es posible implementar GTD utilizando herramientas no tecnológicas, tales como papel, bolígrafos, carpetas o post-its. Al fin y al cabo, se trata tan solo de gestionar listas.

Aunque estas herramientas de bajo perfil tecnológico permiten capturar cosas con facilidad (sólo tienes que sacar la libreta cuando te viene algo a la cabeza), pueden resultar bastante incómodas para el resto de etapas del flujo de trabajo de GTD (aclarar, organizar y revisar) si ya tienes unas cuantas docenas de elementos en tus listas.

Por lo tanto, a medida que uno va adentrándose en la práctica de GTD inevitablemente termina buscando herramientas de corte tecnológico que le faciliten la vida. Forma parte de la misma búsqueda de una mayor efectividad personal que te ha llevado a encontrar GTD. Está claro que necesitas dedicar un tiempo cada día para mantener tus tareas y proyectos bajo control, y que el software adecuado puede ayudarte a reducir ese tiempo considerablemente.

No creo que la tecnología y la artesanía sean mundos enfrentados. Se pueden combinar para aprovechar lo mejor de cada uno. Cuando estoy por ahí, no existe mejor herramienta de recopilación que una simple libreta, nunca me falla. Sin embargo, como tengo que pasar cada día una cantidad importante de tiempo delante de mi ordenador, tablet o smartphone, es muy razonable aprovechar la potencia de estos dispositivos y sus herramientas para tener mi sistema bien organizado con el menor esfuerzo posible. Eso también es ser productivo.

Puedes utilizar un software específico para GTD o diferentes herramientas combinadas, tecnológicas o no (mail, agenda, libretas, etc.). Una herramienta específica te pondrá más difícil salirte de la senda productiva, mientras que con una herramienta genérica tendrás que hacer una esfuerzo adicional importante para definir y mantener día a día la estructura necesaria que te permita usar GTD correctamente y, sobre todo, para no hacer lo que no se debe hacer (los errores habituales e imperceptibles que terminan provocando que caigas del vagón).

En cualquier caso, elijas la herramienta que elijas, para ser efectivo lo importante es que realmente estés “haciendo GTD”, y eso no es responsabilidad de las herramientas sino tuya.