FacileThings

Nuevas funciones: dependencias, duplicados y más

AUTOR: Francisco Sáez
Mejoras Aclarar Gestión de Listas Gestión de Proyectos Colaboración Flujo de Trabajo

Este fin de semana hemos actualizado la aplicación web de FacileThings con algunas mejoras muy interesantes. ¡Vamos a verlas!

1. Asignar acciones predecesoras

Seguro que has tenido alguna vez una próxima acción que no puedes realizar hasta que alguien termine una tarea delegada, hasta que se produzca un evento, o hasta que tú mismo completes otra próxima acción de tu lista.

Ahora puedes definir dependencias de este tipo en FacileThings: puedes asignar a cualquier acción siguiente una acción predecesora. Cuando hagas esto, la acción desaparecerá de la lista de Acciones Siguientes hasta que la acción que has definido como predecesora se ejecute (o se tire a la papelera).

Las acción predecesora puede ser cualquiera: una acción siguiente, un evento o acción que esté en el Calendario o una tarea delegada que se encuentra en la lista A la Espera. Además, la acción predecesora puede pertenecer al mismo proyecto que la acción sucesora, a un proyecto diferente o a ningún proyecto. Eso te permite enlazar dos acciones cualesquiera de tu inventario de acciones.

Si tratas de editar cualquier elemento de tus listas verás arriba a la derecha un nuevo menú “más”, que contiene dos nuevas opciones (hablaremos de la segunda más abajo). Si el elemento es una Acción Siguiente, la primera opción del menú, “Asignar acción predecesora” estará habilitada.

opción asignar acción predecesora

Al hacer click en esta opción, aparecerá un buscador de acciones. Sólo tienes que escribir alguna palabra del texto de la acción que necesites encontrar. Si aparecen varias, podrás filtrar el resultado según la lista en que se encuentran (Acciones Siguientes, Calendario, A la Espera) o el proyecto al que pertenecen.

buscar acciones

Una vez has localizado la acción correcta, selecciónala y haz click en el botón Asignar. La ventana de selección se cerrará y verás un mensaje en la parte superior del editor de tareas indicando que la acción ahora está bloqueada por la acción asignada como predecesora.

mensaje de acción bloqueada

Puesto que esta acción no se puede ejecutar hasta que no se realice la acción predecesora, ahora no aparecerá de la lista de Acciones Siguientes. ¿Cómo puedes encontrarla para hacer cambios o, incluso, eliminar la dependencia si ya no es necesaria? Muy sencillo, dentro de la lista de Acciones Siguientes hay una sublista de Acciones Bloqueadas a la que puedes acceder haciendo clic en la casilla “Acciones Bloqueadas”:

lista de acciones bloqueadas

Para eliminar la dependencia, edita una acción bloqueada, entra en el menú “más” y haz click en la opción “Eliminar acción predecesora”.

opción eliminar acción predecesora

Esta nueva opción te permite establecer todo tipo de dependencias, por ejemplo:

  • Una acción que no puede llevarse a cabo hasta que llegue un material o alguien termine un paso previo (acciones que tendrás en tu lista A la Espera).
  • Una acción que no puede llevarse a cabo hasta que tenga lugar un determinado evento (que tendrás en tu calendario).
  • Un proyecto que no puede empezar hasta que finalice otro (asigna la última acción de un proyecto como predecesora de la primera acción de otro proyecto).
  • Un proyecto paralelo que no puede empezar hasta que se ejecute la tercera acción de otro proyecto, etc.

Se puede asignar una misma acción predecesora a múltiples acciones, aunque no es posible (por el momento) hacer que una acción dependa de varias acciones predecesoras.

Si una acción que tiene una acción predecesora se mueve fuera de la lista Acciones Siguientes, la dependencia se eliminará automáticamente.

También puedes asignar una dependencia a cualquier acción en la etapa de Aclarar. Funciona exactamente igual que en las listas de acciones. Sólo debes tener en cuenta que si asignas una dependencia y luego no clarificas el elemento como una Acción Siguiente, la dependencia desaparecerá. Estas dependencias sólo tienen sentido si se aplican a próximas acciones.

2. Duplicar elementos

La segunda opción del menú “más”, “Duplicar elemento”, te permite duplicar cualquier elemento de tus listas. A veces es útil cuando necesitas una acción prácticamente idéntica a otra que ya has capturado, aclarado y organizado.

duplicar elemento

El elemento duplicado aparecerá en la misma lista que el elemento origen, y tendrá todos los datos que tenía el elemento origen, incluyendo notas, archivos y lista de control. Para economizar espacio, los archivos no se duplican, simplemente se crea un enlace al archivo original (ten esto en cuenta, porque si eliminas el archivo de uno de los dos elementos, desaparecerá en ambos).

Si creas un duplicado de una acción siguiente que pertenece a un proyecto secuencial, la acción duplicada se añadirá al final de la lista de acciones del proyecto. Ten en cuenta esto, porque si lo haces desde la lista general de Acciones Siguientes o desde la etapa Ejecutar, se creará el duplicado pero no lo verás en la lista (sólo aparece la primera acción de cada proyecto).

También puedes duplicar tareas cuando estás aclarando cosas. La tarea duplicada se añadirá a la bandeja de entrada y, por lo tanto, terminarás aclarándola también.

3. Agendas con acciones inactivas

Hemos mejorado las Agendas de la sección Colaboradores para que también aparezcan las acciones “inactivas” del colaborador.

Me explico: en la Agenda de un colaborador aparecían hasta ahora todas las acciones delegadas (las que tienes en tu lista A la Espera), todas la acciones que implican alguna consulta o conversación (las que tienes en tu lista de Acciones Siguientes) y todos los eventos que incluyen a tu colaborador (los que tienes en tu Calendario). Podríamos decir que éstas son todas las acciones relacionadas con el colaborador que están “activas”.

Pero puedes tener otras acciones relacionadas con un colaborador que, aunque en este momento no están activas, te interesa tener presentes cuando te reúnes con él o ella. Estas acciones “inactivas” pueden ser:

  • Acciones siguientes a las que has asignado una acción predecesora.
  • Acciones siguientes que tienes en un proyecto secuencial y no son la primera acción.
  • Acciones siguientes que tienes en un proyecto kanban en la columna “A Realizar”.
  • Acciones que tienes en el Archivo de Seguimiento.

Podríamos decir que las acciones inactivas son acciones que están de alguna manera bloqueadas, o bien por otra acción, o bien porque no ha llegado la fecha de activación. La agenda ahora incluye todas estás acciones, que se identifican con un fondo rayado:

agenda colaboradores

4. Lista de proyectos activos con fechas límite

Ahora, en la lista de proyectos activos aparece una señal (un icono con forma de reloj) en aquellos proyectos que tengan un fecha límite cercana (menos de dos semanas):

proyectos con fecha límite

Si pasas el ratón por encima del icono podrás ver exactamente la fecha límite del proyecto.

~

Espero que os resulten útiles estas mejoras. Se han implementado como respuesta a multitud de tickets de soporte en los que, de una manera u otra, habéis manifestado necesidades que estas opciones pueden solucionar.

Muchas gracias a todos. Por favor, comentad abajo lo que os parece!

Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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4 comentarios

Comentado hace 2 meses Alejandro Menendez Alzamora

Soy cliente vuestro, y lo primero felicitaros, sois mi única agenda haciendo desaparecer mucho papel y libretas. Me alegra sigáis implementando cosas, todas son útiles y cada vez dan más seguridad, alcance y usabilidad a la aplicación y método. Además de canalizar como mejorar y mejorar las acciones para cada vez una más completa y a la vez sencilla forma de visualizarlo os pediría no descuidar y mejorar pantallas agradables y bonitas. También algo que con teclado es más pesado lo de introducir @ o # que no se si puede evitarse por evitar secuencia de teclas para ponerlo. También que tanto colaboradores como entorno aparezcan más por defecto visualmente a golpe de clic. Aparecen los más usados, pero no se actualizan bien y siempre hay que teclear @ y/o #. Enhorabuena por la aplicación.

Alejandro Menendez Alzamora

Soy cliente vuestro, y lo primero felicitaros, sois mi única agenda haciendo desaparecer mucho papel y libretas. Me alegra sigáis implementando cosas, todas son útiles y cada vez dan más seguridad, alcance y usabilidad a la aplicación y método. Además de canalizar como mejorar y mejorar las acciones para cada vez una más completa y a la vez sencilla forma de visualizarlo os pediría no descuidar y mejorar pantallas agradables y bonitas. También algo que con teclado es más pesado lo de introducir @ o # que no se si puede evitarse por evitar secuencia de teclas para ponerlo. También que tanto colaboradores como entorno aparezcan más por defecto visualmente a golpe de clic. Aparecen los más usados, pero no se actualizan bien y siempre hay que teclear @ y/o #. Enhorabuena por la aplicación.

Comentado hace 2 meses Francisco Sáez

Agradezco mucho tus palabras, Alejandro.

Estamos constantemente analizando cómo mejorar la usabilidad de la aplicación. Tomo nota de tus sugerencias para mejorar el uso de etiquetas y hacer más accesibles los colaboradores. Muchas gracias!

Francisco Sáez

Agradezco mucho tus palabras, Alejandro.

Estamos constantemente analizando cómo mejorar la usabilidad de la aplicación. Tomo nota de tus sugerencias para mejorar el uso de etiquetas y hacer más accesibles los colaboradores. Muchas gracias!

Comentado hace alrededor de 2 meses natalia

super utiles! felicidades por vuestra superacion continua

natalia

super utiles! felicidades por vuestra superacion continua

Comentado hace alrededor de 2 meses Francisco Sáez

Muchas gracias, Natalia! :)

Francisco Sáez

Muchas gracias, Natalia! :)

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