Recetas GTD

Recetas GTD: Prevenir una crisis

AUTOR: Francisco Sáez

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De vez en cuando me encuentro en mis listas una cierta clase de tareas que son difíciles de gestionar, al menos para mí. Suelen tener estas características:

  • No son demasiado importantes ahora mismo, pero lo serán pronto, porque suelen ser la antesala de algún proyecto importante.
  • Requieren mucho tiempo—días o semanas—pero no me puedo dedicar a ellas de manera exclusiva, dejando a un lado el resto de mis tareas.
  • Son un reto. No es fácil definir una secuencia de acciones—un proyecto—para llevarlas a cabo. Son un tanto genéricas y se deben ir matizando sobre la marcha.

Al no ser importantes a corto plazo, no estar bien definidas y necesitar mucho tiempo de ejecución, son también grandes candidatas a ser postergadas indefinidamente. Hasta que llega el proyecto para el que eran requisito imprescindible, y entonces se produce la crisis de turno.

Un par de ejemplos: “Practicar inglés de forma intensa” porque dentro de un mes tengo que ir a EE.UU. a dar un curso y no quiero hacer el ridículo; “Aprender y practicar Rails 4 a fondo” porque en dos meses tendré que empezar un proyecto importante utilizando esa tecnología.

Para mi, la mejor manera de enfrentarse a este tipo de tareas es trabajar en ellas un rato cada día, descubriendo sobre la marcha qué voy a hacer y asegurando que llegaré a la fecha prevista con el objetivo cumplido. Una forma muy sencilla de hacer esto con una aplicación GTD es establecer una rutina o tarea repetitiva de frecuencia diaria:

ejemplo rutina diaria

De esta forma, tendré todos los días un recordatorio en la Agenda que me hará mantener el foco. Aunque la Agenda GTD es sólo para tareas que obligatoriamente deben hacerse en una fecha, en casos como estos, mi compromiso interno con la tarea es tal que, en cierto modo, me obligo a trabajar en ella todos los días.

TIP #1: Es recomendable asignar un horario y una duración a estas tareas, para establecer mejor el hábito. Con el tiempo, si ves que vas mejor o peor de lo previsto, puedes cambiar la frecuencia y el tiempo de dedicación.

TIP #2: Prepara la siguiente sesión. Cuando marques la acción como hecha y te aparezca la nueva acción para el día siguiente, anota en ella algún comentario adicional que te indique por dónde continuar.

¿Utilizas algún truco especial, dentro de GTD, para gestionar ciertas clases de tareas o proyectos y crees que puede ser útil para otros? Utilices las herramientas que utilices, cuéntanoslo y publicaremos aquí tu receta.

5 comentarios

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Comentado hace más de 6 años Antonio José Masiña

Estimado Francisco,
Este tipo de tareas son complejas de cuantificar e incluso de subdividir dado que como dices funcionan más en el plano de los hábitos. Me parece muy bien lo que propones, ahora bien se ha de tener cuidado con esta práctica dado que de lo contrario puede pervertirse el correcto uso del calendario como herramienta. Esta práctica que comentas suele ser también muy útil a la hora de generar los hábitos GTD, por ejemplo de hacer la revisión semanal o bien procesar tus bandejas.

3c016bff3654a21c4611c78a3c2be2aa Antonio José Masiña

Estimado Francisco,
Este tipo de tareas son complejas de cuantificar e incluso de subdividir dado que como dices funcionan más en el plano de los hábitos. Me parece muy bien lo que propones, ahora bien se ha de tener cuidado con esta práctica dado que de lo contrario puede pervertirse el correcto uso del calendario como herramienta. Esta práctica que comentas suele ser también muy útil a la hora de generar los hábitos GTD, por ejemplo de hacer la revisión semanal o bien procesar tus bandejas.

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Comentado hace más de 6 años Francisco Sáez

@Antonio: Sí, se trata de tareas en las que te tienes que enfocar de manera intensa durante unas semanas. Depués, desaparecen.

En realidad, como tú dices, esta técnica se puede utilizar para ayudar a establecer cualquier hábito.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Antonio: Sí, se trata de tareas en las que te tienes que enfocar de manera intensa durante unas semanas. Depués, desaparecen.

En realidad, como tú dices, esta técnica se puede utilizar para ayudar a establecer cualquier hábito.

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Comentado hace más de 6 años Jesus Alvarez

Este tipo de tareas son para mí las que más me cuesta gestionar aplicando las técnicas GTD, pues tal y como comenta Francisco se van postergando. En mi cuenta de FacileThings hay varias que son de este tipo y que se alargan y alargan. Voy a seguir estas dos recomendaciones a ver como logro encauzarlas. Gracias por el post

165a97293e513ea719dbbaad600419fd Jesus Alvarez

Este tipo de tareas son para mí las que más me cuesta gestionar aplicando las técnicas GTD, pues tal y como comenta Francisco se van postergando. En mi cuenta de FacileThings hay varias que son de este tipo y que se alargan y alargan. Voy a seguir estas dos recomendaciones a ver como logro encauzarlas. Gracias por el post

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Comentado hace más de 6 años Francisco Sáez

Gracias @Jesús. Ya me contarás cómo te ha ido... a ver si encontramos posibles mejoras.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias @Jesús. Ya me contarás cómo te ha ido... a ver si encontramos posibles mejoras.

0427cf5cf02fab9eeb741307cfa012c3
Comentado hace más de 6 años Héctor Pérez Arteaga

Desde luego, le hacía falta.

Lo de la perspectiva también, además, por pestañas, para que te permita mantener un cuadro de dialogo mas minimalista.

Me gusta!!

0427cf5cf02fab9eeb741307cfa012c3 Héctor Pérez Arteaga

Desde luego, le hacía falta.

Lo de la perspectiva también, además, por pestañas, para que te permita mantener un cuadro de dialogo mas minimalista.

Me gusta!!

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