Proyectos secundarios (o la falacia de las prioridades)

¿Te has sentido alguna vez realmente agobiado por tu trabajo? Me refiero a esas situaciones en las que sientes que no tienes tiempo para nada y solo te dedicas a tratar de ir apagando un fuego tras otro. Si estás leyendo este blog, es más que probable que hayas pasado por ahí alguna vez.

Una de las cosas que ocurren cuando estás tan ocupado, es que sientes que tienes la sensación de no tener tiempo para tratar con cosas que no son tan importantes, ya que necesitas todo tu tiempo para solventar los problemas que generan las situaciones de crisis. Otra cosa mala que ocurre cuando vives en una situación de crisis perpetua es que terminas abandonado cualquier sistema de organización personal que tuvieras, quedando a merced del caos.

¿Sabes qué? Resulta que la mayoría de los fuegos que tienes que apagar, vienen como consecuencia de haber ignorado cosas que no parecían importantes porque cuando aparecieron también estabas apagando otros fuegos. Dicho de otra manera, estás en un circulo vicioso que sólo puedes romper tú. Si no prestas la atención adecuada a los proyectos de segunda categoría, el caos y la falta de control se pueden apoderar de tu vida.

¿Por qué ocurre esto? Pues en buena medida, por la forma en que diversos sistemas de gestión del tiempo te han enseñado a asignar prioridades. Cuando aparece algo muy importante le asignas prioridad 1 en tu cabeza. Cuando aparece algo menos importante le asignas, digamos, prioridad 3. Como van apareciendo nuevas tareas con prioridades 1 y 2 de forma constante, las tareas de prioridad 3 no se hacen nunca. El problema es que la prioridad de las cosas es relativa y, además, cambia con el tiempo. Necesitas tener todas esas tareas y proyectos en algún lugar físico (no en tu cabeza) donde puedas revisarlas de vez en cuando para volver a evaluar sus prioridades dentro del conjunto.

Llega un momento en que un proyecto de segunda categoría cruza una determinada línea y se convierte en un peligro. Cuando las ruedas de tu coche superan un cierto nivel de desgaste, tienes que cambiarlas. No hay prioridades que valgan. Si decides distinguir entre prioridad 2 (“tengo que cambiarlas”) y prioridad 1 (“tengo que cambiarlas urgentemente”), terminarás por hacer las cosas al límite y vivirás en un estado de crisis permanente.

¿Cómo se soluciona? Con una Lista de Proyectos, que es un inventario completo de los frentes que tienes abiertos que necesitan más de una acción para ser cerrados, y una Lista Algún día/Tal vez, con todos aquellos proyectos que podrías tener que hacer en algún momento del futuro pero todavía no has adquirido el compromiso de llevarlos a cabo. Si algo está en la Lista de Proyectos, debes decidir cuál es la próxima acción y revisar su estado con frecuencia. Si algo está en la Lista Algún día/Tal vez, debes evaluar su necesidad con cierta regularidad, y hacerlo pasar a primer plano si es necesario, o mantenerlo ahí, o eliminarlo si ya no va a ser necesario.

En GTD, sólo hay dos niveles de prioridad: o algo tiene que hacerse cuanto antes o no. Punto.

Todas las acciones y proyectos tienen una importancia relativa, pero solamente cuando se comparan entre ellos. Para poder definir prioridades de una manera fiable, es necesario mantener un inventario completo y actualizado de todos tus frentes abiertos, sean éstos grandes o pequeños. Y este inventario debe ser revisado con la debida frecuencia.

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