Los mejores sistemas para mejorar tu productividad personal

Como habrás observado, las distracciones pueden llegar de diversas maneras mientras te ocupas de una tarea concreta. Es tan grave que, incluso cuando estás obligado a cumplir un plazo de entrega cercano, te encuentras sucumbiendo a alguna forma de distracción. Por ejemplo, estás redactando un artículo, tienes el teléfono cerca y aparece una notificación de Facebook que te informa de que es el aniversario de boda de un amigo. Te sientes tentado a enviar un mensaje rápido y, antes de darte cuenta, empiezan a aparecer imágenes de años pasados y al final te acuerdas de que estabas trabajando después de haber estado una hora metido en Facebook.

Las distracciones son normales y tratar de ser productivo no es fácil. Sin embargo, es más difícil cuando intentas ser más productivo mediante esfuerzos físicos. Para ser más productivo, los sistemas de productividad son esenciales porque tienen metodologías que te ayudan a evitar las rachas de improductividad. Te ayudarán a gestionar tu tiempo y a hacer las cosas que te propongas.

La Universidad de California realizó un estudio sobre las distracciones y la duración media de las mismas. Descubrieron que alguien que se distrae en el trabajo tarda una media de 23 minutos en volver a él. Así que, echa cuentas de tres distracciones diferentes para algo que iba a durar unos 20 minutos. ¡Si haces eso acabarás terminando 90 minutos después! Conozcamos algunos de los mejores sistemas de productividad.

El sistema de listas de tareas

El nombre “Lista de Tareas” es bastante explicativo. Es uno de los sistemas de productividad más utilizados y es muy fácil de usar a la hora de crear una lista de tareas prioritarias. Puedes utilizar una versión manual al igual que una digital del sistema. También hay varias variantes del sistema de listas de tareas, por ejemplo, el método de Ivy Lee. Se trata de una variación sencilla y eficaz que ayuda a establecer objetivos y a saber cuáles hay que hacer antes que los demás y no posponer ninguno. Si has estado posponiendo algunas tareas a fechas futuras sólo para volver a posponerlas cuando llegan esas fechas, puedes utilizar este sistema para arreglar las cosas. Por ejemplo, si tienes que crear una página web entre otras tareas, pero la página web es la más importante de la lista y la has estado posponiendo, puedes ponerla al principio de la lista. Seguro que este sistema te ayudará a conseguir tu objetivo esta vez.

Sistema de bloques de tiempo

Se trata de un sistema de productividad que puede utilizarse para gestionar tu tiempo. Consiste en dividir algunos momentos, por ejemplo un mes, en diferentes bloques más pequeños. Cada bloque representa una tarea específica. El tamaño de cada bloque determina qué parte del mes debe dedicarse a una tarea concreta. Es como incorporar un calendario con una lista de tareas, es algo así como una planificación.

Bullet Journal

Este sistema está diseñado para convertirse en lo que necesites. A veces conocido como BuJo, reúne en un solo cuaderno horarios, tareas pendientes, recordatorios y cualquier otra tarea de organización. Como su nombre indica, utiliza puntos de viñeta abreviados para registrar piezas de información. Es un método muy popular en Facebook, YouTube y Pinterest.

Kanban

Este sistema de productividad es popular para implementar el desarrollo de software ágil y DevOps. Fue desarrollado por Toyota para lograr una mayor eficiencia durante la fabricación, pero el sistema Agile ha permitido aplicarlo a otros campos como el desarrollo de software y la sanidad. Funciona utilizando una plataforma digital como Jira o una pizarra y recopilaciones de notas adhesivas a modo de tablero Kanban personal.

Técnica Pomodoro

Este sistema consiste en dividir el día en periodos de trabajo y de descanso. Es un formato sencillo que no admite grandes complicaciones a diferencia de las listas de tareas pendientes u otras técnicas mencionadas. Funciona como un cronómetro. Sólo tienes que programar, por ejemplo, un temporizador de 30 minutos para trabajar de forma continua y luego, cuando suene la alarma, te tomas un breve descanso que también puedes cronometrar, y luego el proceso continúa. Es una técnica muy sencilla, pero hay que ser lo suficientemente disciplinado para seguirla.

Sistema de Tarea Única

El objetivo de este sistema es no dejarse llevar por demasiadas tareas al mismo tiempo. Se trata de hacer una tarea a la vez, sin distracciones ni interrupciones. Una vez que has terminado una tarea, pasas a la siguiente y la llevas a cabo hasta el final.

GTD (Getting Things Done)

Este sistema de productividad es la razón de ser del resto de sistemas de productividad. Consiste en dividir tu flujo de trabajo en cinco etapas fundamentales.

• Capturar: Anotar todo lo que llama tu atención.
• Aclarar: Pensar en la captura y decidir si se puede ejecutar o no
• Organizar: Poner un recordatorio en el lugar adecuado
• Reflexionar: Reevaluación continua de lo que has estado haciendo hasta ahora para saber si vas por buen camino
• Comprometerse: Hacer con confianza y ponerse en marcha.

Si pretendes mantener en orden todo por cada etapa de tus actividades laborales, este es el sistema de productividad que debes utilizar. Y lo que es mejor, GTD también puede utilizarse con equipos para obtener mejores resultados.

Últimas palabras

La mayoría de las empresas entregan a sus empleados tareas cada semana, esperando un informe de evaluación al final de la semana y luego distribuyendo otra serie de tareas. Tener disciplina durante las horas de trabajo suele ser difícil y si no quieres tener problemas en el trabajo, tendrás que pensar en formas de mantenerte productivo. Estos sistemas de productividad pueden ayudarte a conseguir el objetivo de entregar siempre las tareas a tiempo.