Productividad Personal

¿Por qué asignar prioridades a tus tareas no es una buena idea?

AUTOR: Francisco Sáez Tags Tomar Decisiones Atención Hábitos Organización
"Hay una lucha constante entre las cosas que son urgentes y las cosas que son importantes — y con demasiada frecuencia, las urgentes ganan" ~ Charles E. Hummel ("La Tiranía de lo Urgente")

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Tyranny of the urgent

Los sistemas de gestión tradicionales, tanto personales como de negocios, se basan en la asignación de prioridades a cada uno de los proyectos o acciones a realizar. Es tan habitual que, en mayor o menor medida, todos estamos acostumbrados a trabajar de esa manera.

Si hablamos de gestión personal, el problema principal de asignar prioridades a las tareas es que, normalmente, lo hacemos según su urgencia. Una urgencia que, por otra parte, la mayoría de las veces es subjetiva e irreal, ya que tendemos a percibir como urgente lo “más reciente” o “lo más ruidoso”.

Esto no resulta, para nada, efectivo. Al asignar prioridades a lo más “urgente”, las cosas menos urgentes no se hacen nunca. Bueno, hasta que generan una crisis; entonces, en buena lógica, pasan a ser urgentes. Actuando de esta manera, entramos en un círculo vicioso en el que estamos siempre en situación de emergencia. Tenemos siempre muchas cosas urgentes que hacer y la agobiante sensación de no tener tiempo para nada. ¿Te resulta familiar este escenario?

Para romper esta dinámica es necesario hacer un alto en el camino y analizar todos nuestros proyectos, tanto los que están en marcha como los que tenemos pendientes, y decidir en qué proyectos es importante — no urgente — avanzar. La mayoría de las crisis ocurren porque, en su momento, elegimos algo que no era prioritario.

En GTD, la “importancia” de las cosas está marcada, en primer lugar, por nuestro compromiso a realizarlas. Para decidir si nos comprometemos con un proyecto o acción hemos de tener claros nuestros objetivos y las áreas en las que queremos poner el foco a medio plazo. ¿Cuáles de esos proyectos, grandes o pequeños, nos llevarán a alcanzar nuestros objetivos? ¿Cuáles nos están haciendo perder el tiempo?

Si has capturado, aclarado y organizado todas las cosas pendientes en tu sistema, tienes todo aquello que estás comprometido a hacer en la Lista de Proyectos, y la acción siguiente que hará avanzar cada proyecto en la lista de Acciones Siguientes. Cuando tienes un inventario completo de acciones a realizar y, además, tienes interiorizados tus compromisos a todos los niveles (propósito, objetivos, áreas de enfoque, etc.), entonces priorizar de manera efectiva entre las acciones que puedes hacer en cada momento es prácticamente intuitivo. Sólamente tienes que mirar la lista de acciones que puedes llevar a cabo ahora y en este lugar, y en las circunstancias que te rodean, y elegir aquella que tiene más sentido hacer.

Ten cuidado con los emails de cada día, las llamadas y mensajes del teléfono, y con el compañero de trabajo que te pide cualquier cosa mientras os tomáis un café. Evita caer en la tiranía de lo urgente y ten presente qué es lo realmente importante en cada momento. Y, por favor, no asignes prioridades a tus tareas, porque cambiarán mañana o dentro de una hora, y esto supondrá una fuente de estrés que no necesitas.

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Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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2 comentarios

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Comentado hace 4 meses Miquel

Hola Francisco y gracias por el post. Soy usuario de facilethings para gtd desde hace años y por tanto estoy muy contento con el sistema. Aún así hay una cosa que me sorprendía al aclarar ya que tienes la opción de poner la etiqueta "urgente" a una acción. Esto no es de gtd y ahora lo confirmas con este post. ¿Que opinas?

5310c1689fe8404ea0d60f1338df09af Miquel

Hola Francisco y gracias por el post. Soy usuario de facilethings para gtd desde hace años y por tanto estoy muy contento con el sistema. Aún así hay una cosa que me sorprendía al aclarar ya que tienes la opción de poner la etiqueta "urgente" a una acción. Esto no es de gtd y ahora lo confirmas con este post. ¿Que opinas?

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Comentado hace 4 meses Francisco Sáez

Hola Miguel,

Buen apunte. En efecto, la etiqueta "urgente" no es muy GTD. Es un desliz histórico que ahora es prácticamente imposible de eliminar sin molestar a muchos usuarios que la utilizan de manera habitual. Tenemos previsto crear un modo de trabajo "GTD Puro" en el que haremos desaparecer esa etiqueta y otros pequeños detalles que tampoco favorecen la metodología; será opcional y cada usuario podrá activarlo/desactivarlo cuando quiera.

Dicho esto, marcar una tarea como urgente cuando objetivamente lo es no va en contra de la metodología (por ejemplo, un trabajo que debes terminar la semana que viene, pero va tan retrasado que no sabes si tendrás horas suficientes para llegar a la fecha límite). El problema de que exista la etiqueta, es que puede "invitar" a la gente a utilizarla de manera arbitraria.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Miguel,

Buen apunte. En efecto, la etiqueta "urgente" no es muy GTD. Es un desliz histórico que ahora es prácticamente imposible de eliminar sin molestar a muchos usuarios que la utilizan de manera habitual. Tenemos previsto crear un modo de trabajo "GTD Puro" en el que haremos desaparecer esa etiqueta y otros pequeños detalles que tampoco favorecen la metodología; será opcional y cada usuario podrá activarlo/desactivarlo cuando quiera.

Dicho esto, marcar una tarea como urgente cuando objetivamente lo es no va en contra de la metodología (por ejemplo, un trabajo que debes terminar la semana que viene, pero va tan retrasado que no sabes si tendrás horas suficientes para llegar a la fecha límite). El problema de que exista la etiqueta, es que puede "invitar" a la gente a utilizarla de manera arbitraria.

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