Bueno, tienes todas tus cosas procesadas y organizadas, y un buen número de acciones en tu lista de Acciones Siguientes. ¿Cuál de todas ellas debes hacer ahora?

El criterio más importante para elegir la siguiente acción es el contexto. ¿Dónde estás y que herramientas tienes a mano? Utiliza la lista de etiquetas de la izquierda para filtrar sólo las acciones que pertenecen a tu contexto actual.

El tiempo disponible es el siguiente factor a tener en cuenta. ¿Cuánto tiempo tienes antes de tener que hacer otra cosa? Si tienes una reunión en 30 minutos, filtra la lista de acciones y concéntrate sólo en aquéllas acciones que requieran menos de 30 minutos. Puedes asignar en cualquier momento un tiempo necesario para tus acciones con la palabra clave :tiempo. Puedes indicarlo en minutos u horas.

Hacer un borrador para una entrada del blog sobre reuniones :tiempo 15 min

Es aconsejable definir qué acciones requieren un nivel bajo de energía para su realización, de modo que cuando te sientas algo cansado puedas dedicarte a ellas. Usa la palabra clave :energía con el valor baja para clasificar las acciones de este tipo. También puedes clasificar las tareas que requieran mucha concentración con el comando :energía alta.

Leer la revista de Gestión de Proyectos :energía baja

Finalmente, dado el contexto en el que estás y el tiempo y energía disponibles, el siguiente factor a considerar es la prioridad relativa de la tarea. Y eso viene dado por su urgencia y por la necesidad de enfocarte en unas antes que en otras.

Usa la palabra clave :urgente para señalar este tipo de acciones. Recuerda que la urgencia es algo que viene dado externamente y no la debes asignar tú de manera arbitraria.

Planificar la implementación del nuevo software :urgente :tiempo 2 horas

Usa el signo !! para marcar tareas a las que debes prestar más atención en los próximos días, por el motivo que sea.

Enviar un email a Pedro para empezar a preparar la reunión de Navidad !!

Los valores de tiempo, energía y urgencia también pueden asignarse de manera gráfica.

Igualmente, para marcar las tareas a las que necesitas prestar más atención, puedes utilizar el icono con forma de estrella que tienes a su derecha.

En última instancia debes confiar siempre en tu intuición para elegir la mejor elección.

Lee también: ¿Cómo elegir la siguiente acción?