Por muy buenas que sean tus intenciones, tarde o temprano tu sistema de organización personal se va a desactualizar, aunque sea un poco, aunque sea por un tiempo. Las cosas van a venir a más velocidad de la que eres capaz de digerir, y tendrás la sensación de que pierdes el control. Tu sistema dejará de reflejar fielmente tu realidad y volverá el estrés.

El objetivo de la Revisión Semanal es conseguir que tu sistema esté siempre actualizado y puedas confiar en él sin reservas. La Revisión Semanal también te permite enfocarte cada semana en lo que es realmente importante, dejando de lado infinidad de nuevos inputs y potenciales distracciones.

El objetivo de este asistente es simplificar el proceso y guiarte, de modo que puedas hacerla de una forma más eficiente y en menos tiempo.

Paso 1: Captura papeles y materiales sueltos

Empieza reuniendo todos los cabos sueltos que se han generado durante la semana. Coloca en tu Bandeja de Entrada todas los tarjetas, recibos, notas y cualquier material basado en papel que hayas acumulado, para aclararlo después.

Luego, piensa si todavía quedan cosas sin capturar, e introdúcelas también.

Puedes usar los atajos de teclado Ctrl+Enter para capturar cosas y AvPág (fn+flecha abajo en teclados Mac) para continuar con el siguiente paso.

Paso 2: Aclara todas las cosas pendientes

Revisa todas las cosas que han llegado a tu vida desde la última vez y decide qué hacer con ellas.

Aclara los resultados esperados y colócalos en las listas apropiadas, guarda las notas de referencia y los materiales, y elimina los elementos no necesarios.

Puedes utilizar también el atajo de teclado RePág (fn+flecha arriba en teclados Mac) para volver al paso anterior.

Paso 3: Revisa los eventos pasados de la Agenda

Revisa las entradas de la Agenda de la semana pasada. Marca los eventos completados. Busca acciones pendientes, información de referencia, etc. y muévelas al sistema activo.

Para hacerlo, usa la opción Capturar (CTRL-1) cada vez que un evento te provoque pensamientos sobre cosas que todavía deben hacerse. Ve al siguiente paso cuando no quede nada por capturar.

Paso 4: Revisa los próximos eventos de tu Agenda

Observa los eventos futuros de tu Agenda en detalle.

Captura (CTRL-1) las acciones y proyectos necesarios para organizarlos, de modo que evites el estrés de última hora.

Paso 5: Revisa tus Acciones Siguientes

Marca las acciones que ya se han completado y mueve las que deberían estar en otras listas.

Actualiza la información. Añade Acciones Siguientes adicionales (CTRL-1) si es necesario.

Paso 6: Revisa tu lista A la Espera

Marca los elementos recibidos.

¿Necesitas enviar un e-mail para saber cómo va un asunto? ¿Necesitas enviar una acción a la Agenda de otra persona? Captura las acciones de seguimiento (CTRL-1) que necesites.

Paso 7: Revisa tus Proyectos

Evalúa el estado de sus Proyectos y asegúrate de que al menos hay una Acción Siguiente para cada proyecto activo.

Explora los planes de proyectos relevantes para activar nuevas acciones, marcar acciones hechas, poner acciones a la espera, etc.

Pon en espera los que no puedas continuar por el momento, y marca los que ya has terminado. Reactiva los proyectos en espera que ya puedes abordar.

Paso 8: Revisa tu lista Algún día/Tal vez

Comprueba si hay cosas que ahora son más interesantes o valiosas, y merecen ser activadas. Actívalas y acláralas. Elimina los elementos que ya no sean de tu interés.

Para facilitar la revisión, elimina los elementos que no necesitan ser revisados regularmente: temas sobre los que quieres escribir, libros que te gustaría leer, música que quieres descargar, países que deseas visitar, etc. Para ello excluye las etiquetas con las que están relacionados esos elementos. De esta manera, la lista Algún día/Tal vez quedará reducida al conjunto de elementos que realmente necesitas revisar cada semana.

Paso 9: Sé creativo y valiente

¿Tienes alguna nueva idea, maravillosa, creativa, que invite a la reflexión o a tomar algún riesgo? Captúrala y agrégala a su sistema.

Paso 10: ¡Termina!

Revisa todas las cosas que han llegado a tu mente durante la Revisión Semanal y decide qué hacer con ellas.

Aclara los resultados esperados y colócalos en las listas apropiadas, guarda las notas de referencia y los materiales, y elimina los elementos no necesarios.

Personalización de las etapas

Puedes adecuar la Revisión Semanal a tu situación particular, insertando notas personalizadas en las etapas que quieras. La hemos llamado Checklist Personal.

Imagina que en el primer paso (capturar) no quieres olvidarte de revisar una bandeja de entrada externa o las tareas pendientes que te han asignado en el software de tu empresa. O que antes del paso 7 (revisión de oroyectos) quieres revisar tus Objetivos para asegurarte de que no tienes ningún objetivo sin un proyecto asociado.

Sólo tienes que editar tu Checklist Personal y añadir las notas necesarias en las etapas adecuadas:

La Revisión Semanal te mostrará tu checklist personalizada antes de cada etapa. Tienes que hacer click en el botón “Hecho” para abandonar la checklist y entrar en el paso estándar.