TUTORIALES AVANZADOS

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Mantenlo todo bien organizado

Tener todo tu sistema bien organizado te permitirá tener siempre claro qué es más importante o relevante, localizar fácilmente la información que necesitas y elegir la mejor acción a realizar en cada momento.

La mayoría de las veces puedes organizar las tareas sencillas en el mismo momento en que las aclaras, aprovechando que en ese momento estás obligado a pensar en ellas. Por esta razón, tienes la oportunidad de modificar el texto, asignar etiquetas, recordatorios, y definir el tiempo y energía necesarios en la opción Aclarar.

En realidad, puedes organizar cada elemento de tu sistema en cualquier momento. Haciendo click sobre cualquier elemento de una lista de acciones puedes editarlo; escribir las etiquetas y contextos que necesites, añadir notas, o definir una lista de control. Además, en cada elemento tienes un conjunto de opciones que te permite mover la acción a la lista adecuada, en caso de no estar donde debe estar.

edición y organización de elementos

Haciendo click en el icono de calendario puedes asignar—o eliminar—la fecha en que tiene que llevarse a cabo la acción. Si asignas una fecha a una acción de Acciones Siguientes, ésta se moverá automáticamente al Calendario. De la misma manera, si le quitas la fecha a una acción del Calendario, ésta se moverá a la lista de Acciones Siguientes.

Asegúrate de marcar la casilla “Calendario” (1) para mover la acción a dicha lista. En caso contrario, permanecerá en Acciones Siguientes aunque tenga una fecha asignada.

asignación de fechas

En los elementos que son Acciones Siguientes tienes la posibilidad de asignar el tiempo previsto y la energía necesaria para cada acción, y si es urgente o no. Estos criterios te ayudarán más adelante a elegir la próxima acción a realizar.

edición de tiempo, energía y urgencia

Cómo debes organizar cada cosa

  • Es muy importante asignar a las acciones un contexto bajo el cual se deben realizar, ya que, posteriormente, decidirás qué vas a hacer, principalmente, en función del contexto en que te encuentres (#casa, #oficina, #llamar, #ordenador, etc…). Puedes utilizar varios contextos si es necesario (#casa #portátil, por ejemplo).
  • Si se trata de un trabajo que requiere más de una acción, asegúrate de que forma parte de un proyecto para obtener ese resultado. Crea el proyecto si no existe, o añade la acción al proyecto si ya existe (para ello, puedes editar la acción y seleccionar un proyecto en la sección Perspectiva).
  • Si tienes muchos elementos en determinadas listas—con el tiempo, suele pasar en las listas Algún día/Tal vez y Material de Referencia—es conveniente que los clasifiques en categorías para facilitar su localización. ¿Cómo? Por supuesto, con etiquetas. Puedes utilizar varias para definir subcategorías dentro de una categoría.
  • Es interesante indicar qué tareas de la lista Acciones Siguientes requieren poco tiempo o energía para hacerse. De este modo, puedes filtrarlas rápidamente cuando dispongas de poco tiempo o no estés en óptimas condiciones para trabajar.
  • Por último, si algo debe hacerse en una determinada fecha o quieres replantearte una decisión más adelante, asígnale una fecha o recordatorio.

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