Tener todo tu sistema bien organizado te permitirá tener siempre claro qué es más importante o relevante, localizar fácilmente la información que necesitas y elegir la mejor acción a realizar en cada momento.

La mayoría de las veces puedes organizar las tareas sencillas en el mismo momento en que las procesas, aprovechando que en ese momento estás obligado a pensar en ellas. Por esta razón, tienes la oportunidad de modificar el texto, asignar etiquetas, recordatorios y definir el tiempo y energía necesarios, en la opción Procesar.

En realidad, puedes organizar cada elemento de tu sistema en cualquier momento. Con la opción editar puedes escribir las etiquetas y contextos que necesites, añadir notas o definir una lista de control. Además, en cada elemento tienes un conjunto de acciones que te permite mover la acción a la lista adecuada, en caso de no estar donde debe estar.

Haciendo click en el icono de la izquierda (asap) puedes asignar—o eliminar—la fecha en que tiene que llevarse a cabo la acción. Si asignas una fecha a una acción de Acciones Siguientes, ésta se moverá automáticamente a la Agenda. De la misma manera, si le quitas la fecha a una acción de la Agenda, ésta se moverá a la lista de Acciones Siguientes.

En la lista de Acciones Siguientes tienes la posibilidad de asignar el tiempo previsto y la energía necesaria para cada acción, y si es urgente o no. Estos parámetros te ayudarán más adelante a seleccionar la próxima acción a realizar.

Cómo debes organizar cada cosa

• Es muy importante asignar a las acciones un contexto bajo el cual se deben realizar, ya que, posteriormente, decidirás qué vas a hacer, principalmente, en función del contexto en que te encuentres (#casa, #oficina, #llamar, #ordenador, etc…). Puedes utilizar varios contextos si es necesario (#casa #portátil, por ejemplo).

• Si se trata de un trabajo que requiere más de una acción, asegúrate de que forma parte de un proyecto para obtener ese resultado. Crea el proyecto si no existe, o añade la acción al proyecto si ya existe (para ello, puedes escribir la etiqueta del proyecto en el texto, o bien, editar la acción y seleccionar un proyecto en la pestaña Perspectiva).

• Si vas a delegar una acción, etiquétala con el nombre de la persona o entidad responsable de ella (@jefe, @maría). De esta forma, podrás filtrar las acciones pendientes de cada responsable.

• Si tienes muchos elementos en determinadas listas—con el tiempo, suele pasar en las listas Algún día/Tal vez y Material de Referencia—es conveniente que los clasifiques en categorías para facilitar su localización. ¿Cómo? Por supuesto, con etiquetas. Puedes utilizar varias para definir subcategorías dentro de una categoría.

• Es interesante indicar qué tareas de la lista Acciones Siguientes requieren poco tiempo o energía para hacerse. De este modo, puedes filtrarlas rápidamente cuando dispongas de poco tiempo o no estés en óptimas condiciones para trabajar.

• Por último, si algo debe hacerse en una determinada fecha o quieres replantearte una decisión más adelante, asígnale una fecha o recordatorio.