5 maneras efectivas de trabajar de forma más inteligente

Tanto si estudias en la universidad o eres un hombre de negocios, probablemente conozcas trucos para trabajar de manera más inteligente. Esto incluye gestionar tu tiempo de manera efectiva, hacer descansos frecuentes, y descansar y dormir lo suficiente. Claro que son buenos consejos, pero necesitas algo más de lo que ya haces, en un día de locos.

Si ya utilizas esas tácticas pero te sigues viendo desbordado con tareas imposibles de terminar en un solo día, has venido al lugar indicado. Aquí abajo hay cinco maneras super eficientes de volverte más productivo (y que además probablemente no sepas).

Limpia tu lista de tareas

Estás a punto de ponerte a trabajar en un proyecto importante que necesitas cerrar en tres días. Tu mente corre con diferentes ideas, preguntándose qué debes hacer para terminarlo a tiempo. Por eso, acabas haciendo una lista de tareas demasiado voluminosa.

El problema con este tipo de lista de tareas, es que en vez de ayudarte a céntrarte en lo que debes hacer, te abruma, y no te deja ser productivo. La multitarea no siempre es un error, pero habitualmente te hace expandir tu atención en tareas que no son verdaderamente importantes o urgentes.

Considera hacer una operación bikini en tu lista de tareas y adelgázala poniendo solo 5 tareas diarias, basadas en la importancia, nivel de urgencia y complejidad. Evita la multitarea — concéntrate en una tarea. Una vez esté hecha, puedes pasar a la siguiente tarea, menos urgente. De esta manera, te sentirás menos ansioso y más productivo.

Estas tareas deben estar enfocadas en un objetivo y deben hacerse al principio, por la mañana, da igual que estés en casa o en la oficina. Porque si dejas estas tareas para luego, lo más probable es que te acabes liando con otras cosas y te quedes sin tiempo para hacerlas. Si te las quitas de enmedio al principio del día todo lo demás te parecerá pan comido.

Prioriza y delega tareas

Cuando hablamos de realizar tu trabajo, te puedes beneficiar de Principio de Pareto el 80% de los efectos vienen del 20% de las causas. Identificando las tareas más importantes del día (20%) puedes dirigir tu tiempo y esfuerzo (80%) hacia ellas. Quita todas las tareas que no sean importantes y evita perder tiempo haciendo que sean perfectas.

Siempre que sea posible, delega las tareas menos importantes a alguien que las pueda hacer por ti. Después, haz una lista de tus tareas basadas en prioridad. Esto se puede hacer en menos de media hora, así que hazlo ya. Si vas a tardar más tiempo en hacerlas, ponlas en la agenda y prioriza. Complementando esto con una gestión del tiempo efectiva, puedes trabajar más inteligentemente, no más duro.

Aprende a automatizar.

¿Estas cansado de tareas mundanas y repetitivas? Considera automatizarlas. Puedes hacer esto escribiendo todas las tareas que tienes que hacer semanalmente. Después, utiliza el poder de la tecnología para automatizarlas, puedes ayudarte de una app o creando la tuya propia — ¡lo que te funcione mejor!

Una tarea repetitiva bastante común, es procesar los e-mails. Basándonos en un estudio de 2017 llevado a cabo en la universidad de Carleton, un “típico” trabajador del conocimiento dedica 11,7 horas procesando e-mails en el trabajo y otras 5,3 horas en casa, un total de 17 horas semanales. ¡Es más de un tercio de la semana laboral! Para ahorrarte tiempo procesando e-mails, puedes seguir una serie de trucos de Gmail para aumentar la productividad, como usar atajos de teclado y experimentar con las configuraciones de la bandeja de entrada. Con esto, puedes ahorrar unos preciosos minutos si gestionas un montón de e-mails.

Incluso las pequeñas automatizaciones pueden producir grandes diferencias. Por ejemplo, si sueles tener que hacer presentaciones, puedes crear tus propias plantillas y reutilizarlas. Acuérdate de que cuanta más automatización haya, más puedes dedicar tú tiempo a tareas productivas y creativas.

Aprende a abandonar

Aunque suene contra intuitivo, aprender a abandonar situaciones complicadas puede ayudar a tu productividad. Descansando, te separas inmediatamente de un ambiente de trabajo estresante y evitas quemarte.

Si trabajas en un problema complejo, tu subconsciente seguirá trabajando incluso cuando tu mente consciente intente darse un respiro. Esto es por lo que a veces experimentamos el momento “¡Eureka!”, un momento en el que la solución aparece de repente en tu mente, incluso cuando no estás pensando en ello.

Así que dale tiempo a tu cerebro para que se recupere y vuelva lleno de energía, con la mentalidad correcta y preparado para enfrentarse a la tarea.

Aprovecha tus puntos fuertes y tus debilidades

Nadie te conoce mejor que tu mismo. Tienes tus propios lados fuertes y tus debilidades, y de una manera u otra, te van a afectar en cómo te enfrentas a tu trabajo. Aprende a aprovechar ambos haciendo más tareas que se te dan bien y alejándote de las que te hacen ser menos productivo.

De nuevo, intenta evitar la multitarea, delega y colabora con alguien con el que compartir la carga de tus debilidades. De esta manera, le puedes dedicar más tiempo a lo que se te da mejor.

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Trabajar más inteligentemente y no más duro necesita de una buena estrategia por tu parte. Pero al final, dará como resultado un trabajo de buena calidad y sin estrés. Afortunadamente, los consejos mencionados pueden transformar y hacer más inteligentes tus hábitos de trabajo. No sólo te ayudarán a completar todo en menos tiempo, también tendrás más energía y tiempo para hacer actividades más relajantes después de trabajar.