Como crear procesos que mejoren tu productividad

No importa lo bien que trabajes en un día en concreto – si no eres constante con Getting Things Done estás echando a perder todo el esfuerzo y trabajo duro. El problema es que ser constantemente productivo es infinitamente más difícil que dejar actuar al curso natural de las cosas.

Ahí es donde los procesos entran en juego.

Aunque a lo mejor no consigas ser consistente al 100% con respecto a cuánto consigues hacer cada día de la semana, creando un sistema de negocios para las tareas que repites a menudo, puedes al menos minimizar las faltas en tu rutina diaria. Al fin y al cabo, las historias de éxito no ocurren de un día para otro — si quieres crear un blog puede suponer años de constante trabajo duro hasta conseguir crecer significativamente.

Así que sin postergarlo más, vamos a ver cómo puedes crear procesos para ayudarte a conseguir un éxito constante.

Elige tu plataforma

Primero necesitas elegir la plataforma en la que vas a documentar todos tus procesos. Esto dependerá sobre todo de los procesos que necesitas documentar y de si trabajas solo o para un equipo o compañía.

Por ejemplo, si estás simplemente documentando tus procesos personales, lo más probable es que algo sencillo te haga el arreglo. De esa manera puedes pasar menos tiempo haciendo tus procesos y más siguiendolos.

Por otro lado, documentar los procesos de tu equipo necesitará algún tipo de software que se asegure de que todo está organizado eficientemente. Al fin y al cabo, quieres que todo el mundo relevante tenga acceso a los procesos mientras mantienes la seguridad y la responsabilidad altas, y eso es complicado de conseguir solo con copias físicas.

En general, elegirás entre usar copias físicas, un software general o algo diseñado para el management de procesos de negocios.

Las copias físicas son útiles para procesos personales, especialmente si no tienes muchos de ellos y tampoco los sigues tan a menudo. Son fáciles de configurar (puedes simplemente escribir una lista de tareas en un folio), pero si de verdad estás haciendo un esfuerzo por ser constante, las listas físicas tardan poco en convertirse en desastres inmanejables.

El software generalista, como Microsoft Word y Excel, no es terrible, y al menos los documentos resultantes pueden compartirse digitalmente, pero sufren de muchos de los problemas de las copias físicas. Son incómodas de editar, se pierden con facilidad, y es un lío para organizarlos a largo plazo.

El software dedicado a la documentación de procesos, sin embargo, están hechos precisamente para esto. Usar una de estas aplicaciones te dará las herramientas necesarias para documentar y seguir eficientemente tus procedimientos, y así maximizar tu productividad.

Elige el primer proceso a documentar

Ahora que tienes tus herramientas a punto, necesitas elegir qué proceso vas a documentar primero para futuros usos. ¿Necesitas un ejemplo? Puedes echarle un ojo a algunos ejemplos de procesos de marketing aquí, y algunos ejemplos de procesos de contabilidad aquí.

El objetivo principal es elegir un proceso que sea importante y frecuente, porque eso hará que le saques mucho más provecho a la larga. Al final, querrás documentar todo lo que tengas que hacer más de una vez, pero empezando por los más comunes e importantes, estás ayudándote a mantener la constancia con mucha más facilidad.

Registra cómo consigues las cosas actualmente

Este paso es muy simple — necesitas registrar los pasos que realizas actualmente para completar tu procesos. Asegurándote que te mantienes en el formato que has elegido antes, ve por el proceso paso a paso y registra todo con el suficiente nivel de detalle para que alguien que no tiene experiencia pueda ser capaz de completarlo.

Hay dos cosas que tener en cuenta en esta estapa; el nivel de detalle y la rigurosidad en el proceso.

Si haces el proceso demasiado detallado, cuando vuelvas a él (y ya ni hablamos de otras personas) no leerás todo, y omitirás cosas. Al mismo tiempo, debería haber información suficiente como para completar las tareas con un alto nivel de calidad.

Y sobre la rigurosidad, asegúrate de no intentar endulzar los pasos que das. Engañarte a ti mismo registrando una versión ideal del proceso actual solo va a causar percances a largo plazo, así que ten cuidado de registrar el proceso actual, con atajos y todo.

Llena cualquier vacío

Lo siguiente que debes hacer es llenar cualquier hueco que hayas descubierto al registrar tu proceso. Esto se producirá normalmente cuando hayas tomado algún atajo, pero ten encuenta que no todos los atajos son malos. Mira si el hueco en el proceso está mejor completado o vacío, y luego procede.

Normalmente esto significaría expandir tu proceso para incluir cosas como comprobar información, o ser más transparente en la manera en la que trabajas y escribes, pero todo esto es necesario si quieres mejorar tu productividad, Al fin y al cabo, para ser constante necesitas tener un método que puedas seguir al detalle cada vez que necesites completar una tarea — cualquier agujero deja espacio para que haya variaciones, lo que acabará estropeando tu resultado final.

Si estás registrando un proceso que implica a otras personar, considera preguntarles sus sugerencias sobre cómo rellenar los espacios. Lo más probable es que den ideas diferentes a las tuyas, y hacerles contribuir hará que estén más dispuestos a seguir el producto final.

Mejora lo que puedas

Probablemente el paso más difícil de hacer correctamente en el proceso es saber cómo y el qué mejorar. Si haces demasiados cambios, quien sea que acabe usando el proceso puede acabar alienado, haciendo que se resista al cambio. Lo mismo pasa si se hacen cambios que no son necesarios o si la persona que sigue el proceso no entiende por qué se necesita la alteración.

Así que, si aún no lo has hecho, aquí es cuando deberías reunirte con el resto de personas que vayan a seguir este proceso en un futuro. Si estás documentando un proceso personal, puedes investigar sobre cómo otras personas llevan a cabo el mismo proceso y mirar qué tienen en común para ver qué puede funcionar mejor.

Resumiendo, no des por sentadas las cosas por el simple hecho de haber estado haciéndolo así siempre. Siempre hay espacio para mejorar y aumentar tu productividad, así que siempre deberías tener cosas que retocar y comprobar.

Comprueba tus cambios

Ya casi estamos — lo siguiente que debes hacer es comprobar los cambios que has hecho en tus procesos y ver si de verdad han sido acertados. Idealmente, estas comprobaciones deberían hacerse en un escenario lo más parecido a la realidad (sin el riesgo de catástrofe si no funcionan).

La comprobación dependerá del proceso que estás mejorando, pero asegúrate de no pasar por alto ningún factor clave como el tiempo que se tarda en completar una tarea o entregar algún objeto específico.

Si todo sale bien es el momento de que despliegues el proceso. Si no, retrocede y considera tus resultados, retoca el proceso un poco más y vuelve a comprobar.

Aclara y repite

Una vez estés satisfecho con tus resultados, despiega el proceso. Esto puede ser tan simple como mover una carpeta o tan complejo como reunirte con todos los equipos relevantes y hacer que vean por qué es importante y por qué necesitan seguir este procedimiento.

De todas formas, una vez que acabes, es el momento de aclarar y repetir todo de nuevo en tu siguiente proceso, y así sucesívamente.

Esto puede sonar a que se necesita demasiado tiempo y esfuerzo para organizarlo, pero lo que ahorras a largo plazo es exponencialmente superior a lo que sea que cueste organizar las cosas y hacer que funcionen. Al fin y al cabo, para ser constantemente productivo necesitas tener métodos consistentes.

¿Cómo te mantienes productivo de manera constante? ¿Cuál es el proceso más útil que has documentado?