Domina tu calendario

El calendario es una herramienta organizativa muy extendida porque todo el mundo entiende perfectamente qué es un calendario. Los calendarios han convivido siempre con nosotros. Ya los utilizaban nuestros padres y nuestros abuelos. Cuando era niño, teníamos un calendario colgado en la pared de la cocina donde mis padres escribían cosas que hacer en algunos de los días, y marcaban con un círculo rojo los eventos importantes. Recuerdo que mi abuelo tenía un calendario similar en su oficina, y tachaba religiosamente cada día que terminaba con una gran equis.

Los calendarios pueden ser unas herramientas de gestión magníficas, ya que nos permiten externalizar una parte de nuestros compromisos, aquéllos que deben hacerse en un día determinado o a una hora concreta. Podemos sacarlos fuera de nuestra cabeza y olvidarnos de ellos hasta que llegue el momento.

Pero los calendarios también pueden ser unos auténticos tiranos. Muchas veces hacemos cosas sólo porque el calendario nos dice que las hagamos. Y nos dice que las hagamos porque en algún momento las hemos puesto ahí sin un criterio claro, o peor aún, porque otras personas las han puesto ahí (por obra y gracia de los modernos calendarios compartidos).

El calendario es muy fácil de entender y de utilizar. Es tan obvio que casi siempre lo utilizamos mal. Es muy tentador rellenar los huecos con cosas que nos gustaría hacer, sin orden ni concierto. Esto supone varios problemas para tu efectividad:

• Al mezclar cosas de diferente naturaleza (deseos, tareas urgentes, tareas no urgentes, proyectos, eventos, cosas importantes, cosas sin importancia, etc.) el calendario no tiene un significado muy claro y terminas por no hacerle mucho caso.
• Al poner en el calendario cosas que no deberían estar ahí (porque no tienen que hacerse en una fecha concreta), necesitas volver a configurar todas las entradas cada vez que aparece una cosa nueva o cambian tus prioridades.
• Como tendemos a estimar muy mal el tiempo que necesitamos para hacer una tarea (sí, tú también), cada vez que te retrasas en una tarea se desbarata toda la planificación posterior.

Estos problemas sólo generan ineficiencias en tu productividad, y ansiedad y estrés en ti.

Protege tu tiempo

Para que los calendarios sean herramientas útiles dentro de tu sistema de productividad personal, debes utilizar reglas de uso que eviten que tengas que vivir esclavizado por ellos.

Los calendarios compartidos son instrumentos totalmente nocivos para la efectividad de los trabajadores. Quitarle el tiempo deliberadamente a otra persona debería estar prohibido, a menos que sea por algo realmente importante.

Desgraciadamente, hay empresas y jefes que no piensan así, de modo que si tienes un calendario compartido en el que tus colegas pueden colocarte reuniones indiscriminadamente, tendrás que proteger mejor tu tiempo.

Una forma de hacer esto es reservar tiempo en el calendario para ti mismo. Ese tiempo es para efectuar bien tu trabajo, pensar estratégicamente, organizarte, ser más productivo y no tener que trabajar los fines de semana. Disponer de bloque continuo de dos horas sin interrupciones cada día puede ser un buen comienzo y me atrevo a decir que supondrá un cambio radical en tu productividad.

También debes cuidar tus descansos, porque son buenos para tu trabajo. Si éstos no son respetados, quizá necesites también bloquear en el calendario tu descanso para comer o cualquier otro que necesites después de unas horas de trabajo (hacer ejercicio, relaciones sociales, etc.). Descansar es fundamental para poder realizar tu actividad de la manera más efectiva posible.

En contra de lo que pueda parecer, dedicar tiempo a pensar y dedicar tiempo a descansar, permitirá que hagas más cosas y, además, que las hagas mejor.

Bloquea tu tiempo con la suficiente anticipación para que otros no lo invadan. Seguramente tienes más control sobre tu tiempo del que tú crees.

El calendario es territorio sagrado

El calendario debería ser una herramienta que sigues porque confías en ella plenamente. Por eso, en GTD el calendario es “territorio sagrado”. Sólo se utiliza para acciones que necesitas realizar en una hora determinada, acciones que necesitas realizar en un día concreto, y para información que necesitas tener en cuenta en una fecha específica. Para el resto de cosas, hay otras listas más adecuadas para su gestión.

Al utilizar el calendario de esta manera, sólo necesitas pensar una vez en las cosas y no renegociar los compromisos una y otra vez. Esto te permite tomar decisiones de confianza sobre qué puedes hacer a lo largo del día.

Si no eres el dueño de la mayor parte de tu tiempo, es imposible que trabajes tranquilo y seas productivo. Domina tu calendario y dominarás tu tiempo.