La gestión del tiempo personal en las empresas

Todavía escucho en determinados entornos directivos y escuelas de negocios que separar el plano personal del plano laboral es la clave para una sana gestión del tiempo.

La gestión eficiente del tiempo de trabajo no puede ignorar la gestión del tiempo personal. Cualquier consideración que se haga sobre la productividad en las organizaciones requiere siempre una doble perspectiva, la de la organización y la de la persona. Si se pierde esa perspectiva, se pasa por alto la necesidad de equilibrar unos intereses que no siempre apuntan en la misma dirección.

Desde el punto de vista de la productividad empresarial es necesario disponer de las personas necesarias en cada momento, ser capaces de adaptar el capital humano a las necesidades operativas, y lograr un uso eficiente de los medios disponibles, de modo que se pueda alcanzar una rentabilidad contrastada.

Pero toda organización está constituida por personas, y es imposible lograr un sistema plenamente productivo obviando las necesidades de las personas que componen ese sistema. Para alcanzar esos niveles de productividad deseados hay que tener en cuenta que:

• Los mejores resultados en términos de calidad suelen llegar cuando los trabajadores tienen un interés genuino por el trabajo, y disponen de unos niveles de apoyo y autonomía elevados. Esto sólo se puede lograr en entornos de trabajo orientados a resultados.
• Los principales problemas productivos tienen su raíz en la falta de concentración, y ésta puede tener múltiples causas, tanto de carácter exclusivamente laboral (reuniones, distracciones del entorno, trabajo excesivo, etc.) como personales (cuestiones familiares, económicas, de salud, etc.). La clave está, no en gestionar el tiempo ni en separar el plano personal del laboral (algo completamente imposible en la mente del individuo), sino en ayudar a los empleados a gestionar su atención.
• Para que una persona pueda gestionar eficientemente su tiempo de trabajo debe ser capaz de priorizar las tareas más importantes en cada momento, y eso no se puede hacer si no se establecen claramente los objetivos a alcanzar y los medios para conseguirlo. No sólo es necesario saber qué hacer sino también por qué.

La productividad de la organización pasa por la productividad de sus trabajadores, y ésta se basa en la capacidad de utilizar el tiempo disponible de una manera eficiente en términos de contribución.

Precisamente porque GTD es principalmente un sistema de gestión personal, se trata de un método organizativo muy interesante para las empresas, ya que permite equilibrar las necesidades personales y profesionales de los trabajadores, y les ayuda a asumir la responsabilidad de lo que hacen, concentrarse en lo que es importante en cada momento y adaptarse a los cambios.