El fino arte de gestionar compromisos

He hablado recientemente sobre qué son los bucles abiertos y por qué su mala gestión (o simplemente su falta de gestión) suele ser la causa de un pobre rendimiento personal, tanto en el trabajo como en otras cuestiones de la vida personal.

También he comentado que, según la metodología GTD, para gestionar eficazmente estos bucles abiertos es necesario combinar control y perspectiva. En este artículo me centraré en cómo lograr un control adecuado de los asuntos pendientes.

Puedes considerar estos asuntos pendientes como compromisos que debes negociar contigo mismo. Por supuesto, puedes no contraer un compromiso que se presenta. De hecho, ésa es una opción muy inteligente cuando sabes que aceptar el compromiso no va a afectar positivamente a ningún aspecto de tu vida.

Cuando aceptas un compromiso, sea éste interno o externo, puedes finalizarlo enseguida si se trata de algo muy urgente o muy conveniente, aunque ésta no suele ser casi nunca la mejor opción. Normalmente la mejor estrategia es “enfriar” el compromiso y renegociarlo más adelante, cuando se den las circunstancias más adecuadas para dedicar tu tiempo y tu energía a finalizarlo.

Para poder hacer esto en la práctica, necesitas desarrollar tres comportamientos básicos:

1. Si los asuntos pendientes permanecen en tu mente, tu mente difícilmente funcionará con claridad. Debes capturar todo lo que consideres inacabado en algún sistema confiable fuera de tu mente. Confiable significa que es un sistema al que puedes volver regularmente y revisar su contenido.
2. Debes aclarar cuál es exactamente el compromiso que deseas adquirir con respecto al asunto que has capturado y, en caso de que haya que hacer algo, decidir qué tendrías que hacer para avanzar hacia su cumplimiento. Esto significa tomar decisiones relativas a todas las cosas que dejas entrar en tu vida.
3. Por último, una vez que has decidido todas las acciones que debes realizar, necesitas guardar recordatorios sobre ellas en un sistema que puedas revisar periódicamente. Lógicamente, este sistema debería estar organizado de una manera eficiente, de modo que cada recordatorio pueda salir a la superficie en el momento más adecuado, y no ocupe espacio en tu pensamiento cuando no es necesario.

Dicho de otro modo: Además de capturar todos los asuntos pendientes, es necesario transformarlos en un inventario claro de acciones y proyectos significativos, y en información útil. Sólo así podrás gestionarlos efectivamente.

Para transformar esa cosa vaga e incompleta que has capturado en algo concreto y preciso que puedas gestionar fácilmente, tienes que hacer dos cosas: (1) Visualizar el asunto una vez finalizado, ¿qué aspecto tiene? y (2) establecer cuál sería la acción para llegar ahí.

Todos estos principios llevan de manera natural a un flujo de trabajo en el que (1) capturas todo lo que atrapa tu atención, (2) aclaras qué significa cada asunto capturado y decides qué vas a hacer al respecto, (3) organizas los resultados en categorías específicas, (4) reflexionas sobre el contenido del sistema generado y (5) ejecutas las acciones adecuadas en el momento adecuado.

1. Capturar. Vaciar tu mente es uno de los hábitos más potentes para tomar el control de tus asuntos. Los estudios indican que la memoria de trabajo, o memoria a corto plazo, sólo puede almacenar siete elementos a la vez y, además, es muy frágil, por lo que la información se pierde con cualquier distracción o con el paso del tiempo. Por lo tanto, retirar tus asuntos de la memoria de trabajo y almacenarlos en algún otro lugar (lo llamaremos bandeja de entrada) es el primer paso para tomar el control.
2. Aclarar. El segundo paso implica un sencillo proceso mental para tomar decisiones efectivas sobre los elementos que has ido recogiendo en tus bandejas de entrada. Este proceso te llevará a clasificar el material recogido en cinco categorías: acciones, proyectos, algún día/tal vez, material de referencia y basura. Para gestionar eficientemente la categoría de acciones, tendrás que identificar las que tienes que hacer tú, las que puedes delegar en otras personas, las que se deben hacer en una fecha determinada, y las que se pueden hacer en un par de minutos. Cada tipo tendrá un tratamiento diferente.
3. Organizar. Ya hemos visto que la memoria de trabajo no es muy fiable. Por esta razón, si no guardas de alguna manera las decisiones tomadas, tendrás que tomarlas de nuevo. Este paso consiste en poner recordatorios de las decisiones tomadas en las listas adecuadas, que formarán tu mapa de trabajo.
4. Reflexionar. Hay que asumir que el mapa de trabajo quedará obsoleto constantemente y, por lo tanto, necesita ser revisado periódicamente. Si el mapa no está actualizado, no podrás elegir la ruta más adecuada. El hábito de reflexionar sobre tu sistema te ayudará a mantener el control y recuperarlo cuando la realidad se haya movido más rápidamente que tu sistema.
5. Actuar. El último paso para tener el control total de tus compromisos consiste en llevar a cabo las acciones que consideras más importantes dentro del inventario total de acciones que has capturado, clarificado y organizado. GTD te enseñará unos criterios sencillos para reducir las opciones y elevar tu productividad.

Profundizaremos en cada uno de estos pasos en próximos artículos.