La lista Algún Día/Tal Vez: El almacén de tu productividad personal

En el mundo de los negocios, las existencias son un fondo común o un tanque de retención de recursos, un conjunto de bienes que se conservan en algún sitio hasta que alguien los saca de allí y les da el uso para el que fueron creados. Un almacén de recambios es el ejemplo más habitual. Una cuenta corriente es otro ejemplo de existencias: un fondo monetario esperando a ser utilizado.

En un sistema de gestión personal como GTD (Getting Things Done), la lista Algún día/Tal vez sería el almacén donde se mantienen las existencias a buen recaudo. Es una lista interesantísima porque te permite “no hacer”, es decir, te permite procrastinar de una manera efectiva. Se trata de una colección de cosas, tareas, proyectos, eventos e ideas, que están en reposo, a la espera de que algún día las saques de ese estado y las conviertas en “capital circulante”.

En cualquier sistema, para aumentar el volumen de existencias hay que aumentar los flujos de entrada y/o disminuir los flujos de salida. Por el contrario, si lo que quieres es reducir las existencias, tienes que reducir los flujos de entrada y/o aumentar los de salida.

A diferencia de una cuenta corriente, donde es realmente fácil hacer que el dinero disminuya (nos encanta gastar), en la lista Algún día/Tal vez la tendencia habitual es que el volumen de existencias crezca y crezca sin parar, hasta un punto en el que la lista se convierte en algo muy poco manejable, perdiendo así gran parte de su utilidad.

Para que un sistema funcione con eficacia, el volumen de existencias debería ser el adecuado: ni demasiado grande, ni demasiado pequeño.

Tener demasiadas cosas en la lista Algún día/Tal vez resta flexibilidad a tu gestión. Cada vez que te enfrentas a esa lista durante una Revisión Semanal y te encuentras 865 elementos para revisar, directamente te saltas ese paso ¿verdad?

Vas acumulando en esa lista un montón de cosas potencialmente interesantes, pero como no las revisas nunca, esas cosas nunca tendrán la oportunidad de dejar de chupar banquillo y entrar a jugar. Si este es tu caso, debes darte cuenta de que has perdido uno de los activos más importantes de tu sistema de gestión y de que tienes que recuperarlo cuanto antes.

Los periodos de poca actividad son buenos momentos para optimizar la gestión de las existencias. Si, como resultado de la pandemia, el confinamiento, la falta de trabajo, etc., tienes más tiempo disponible, aprovéchalo para hacer una revisión exhaustiva de tu lista Algún día/Tal vez. Encontrarás muchas cosas que han quedado obsoletas o han dejado de tener sentido en tu vida, pero siguen ocupando un espacio en el almacén. Mejor aún, estoy seguro de que encontrarás algunas cosas que habías olvidado y que te hará mucha ilusión poder rescatar. No hay nada como recuperar proyectos ilusionantes que habían quedado enterrados en un día a día lleno de actividad agobiante.

Si no tienes el tiempo necesario para esa revisión, haz lo posible por tenerlo. Al menos, deberías revisar esa lista a fondo cada tres meses.

Aunque la lista Algún día/Tal vez sea un contenedor de cosas con las que aún no te has comprometido, no hay motivo para no dotarla de cierta organización. Te facilitará su gestión. Utiliza etiquetas para clasificar los elementos de esa lista de modo que puedas obtener una sub-lista con todos los elementos de una determinada clase cuando la necesites, o eliminar de la Revisión Semanal un buen número de elementos que no es necesario revisar cada semana.