GTD: Un enfoque superior para tu efectividad personal

Una de las razones por las que GTD ha alcanzado un gran reconocimiento como sistema de productividad personal es que no reduce nuestra actividad diaria a un simple conjunto de tareas que hay que marcar como hechas. Eso es demasiado trivial. Aunque ser productivo consiste en hacer más cosas con el menor esfuerzo posible, no somos máquinas. Somos seres humanos, y nuestras acciones deben responder a algo más profundo.

Los tradicionales sistemas de gestión del tiempo (que todavía prevalecen en la mente de muchas personas) simplifican toda nuestra actividad a una lista de tareas a las que asignamos una prioridad. Esta prioridad es un número, una letra o un símbolo que simplemente escribimos al lado de la tarea, y suele permanecer ahí para siempre. A menudo representa un grado de urgencia, más que de importancia. Estos sistemas no tienen en cuenta que la importancia de las cosas varía con el tiempo, porque contínuamente aparecen nuevos compromisos que hacen que la importancia de todo lo anterior sea relativa.

Una lista de 70 tareas en la que 30 de ellas tienen la misma prioridad, muy alta, hace muy difícil y estresante el simple hecho de decidir cuál es la siguiente acción a realizar. Al no haber algo que relacione esas tareas con nosotros como individuos, algo que indique objetivamente la importancia de realizar cada acción, siempre elegiremos antes una tarea que pueda hacerse en 15 minutos que otra que necesite 2 horas. Además, las tareas de baja prioridad siempre se quedan sin hacer, hasta que generan una crisis y entonces no queda más remedio que prestarles atención.

Otra alternativa, aún peor, es introducir todas y cada una de nuestras tareas en un calendario y hacer que éste gobierne nuestra vida. ¿Suena absurdo? Pues todavía hay mucha gente que me dice que su única herramienta de gestión personal es Google Calendar. Hay una absoluta falta de contexto en este tipo de organización. Además, es prácticamente imposible predecir el tiempo que vamos a tardar en cada una de las acciones, por lo que necesitaremos dedicar una buena parte de nuestro tiempo a la frustrante tarea de reorganizar las acciones del calendario (cambiarlas de día, de hora, modificar su duración, etc.).

La realidad es compleja y cambiante. No podemos gestionarla con una simple hoja de papel. Quien dice una hoja de papel, dice un calendario o una app sencilla de tareas pendientes. Y somos seres humanos. Existen fuerzas internas que nos mueven, que dan sentido a nuestra vida, aunque no todos seamos conscientes en todo momento de ellas. Si queremos ser más efectivos en aquello que hacemos, debemos incorporar estas fuerzas a nuestra gestión personal.

GTD utiliza listas de elementos que no necesitan reorganizarse constantemente a menos que cambie la naturaleza de una acción; introduce criterios objetivos para elegir la siguiente acción a realizar, como el contexto en que te encuentras, tu energía y tu tiempo disponible; y utiliza valores sólidos como tus objetivos y áreas de enfoque para priorizar determinados proyectos y tareas. No se trata sólo de hacer las cosas, se trata de que nuestra actividad tenga un significado. ¿Por qué hacemos lo que hacemos? GTD proporciona un marco de trabajo que te permite alcanzar un conocimiento más profundo de tu realidad. Aunque sólo sea por ese motivo, es algo en lo que merece la pena conocer.