Cómo distribuir tu tiempo efectivamente

Independientemente del sistema que utilices para gestionar tus proyectos y tareas, tanto profesionales como personales, hay algo de lo que no se habla mucho cuando se habla de productividad personal, y sin embargo es la base de cualquier comportamiento productivo saludable: la distribución estratégica de tu tiempo.

¿Cómo distribuyes tu tiempo a lo largo de un día, incluso a lo largo de una semana? La forma en que lo hagas influirá en la buena marcha de tu carrera profesional, en tus relaciones con los demás y en tu calidad de vida.

Veamos varios enfoques que te pueden ayudar a diseñar una distribución sana de tu tiempo personal.

Cuatro tipos de actividades

Según Ichak Adizes, el tiempo disponible se puede asignar a cuatro tipos de actividades:

1. Sacar adelante el trabajo. Se trata de las actividades que producen resultados tangibles inmediatos a quien nos paga por ello, y responden a una necesidad de efectividad a corto plazo.
2. Revisar nuestro trabajo o el que hacen otros. Son actividades de administración que nos permiten mejorar cómo hacemos las cosas y ayudan a mejorar la eficacia en el corto plazo.
3. Innovar, emprender, cambiar cosas. Es cuando intentamos anticiparnos al futuro, o cuestionamos las soluciones actuales y buscamos aprender cosas nuevas para crear nuevas soluciones. Estas actividades mejoran la efectividad a largo plazo y nos conectan con el propósito de lo que hacemos.
4. Actividades de integración. Permiten mejorar las relaciones con el resto de personas cercanas y la relación con uno mismo. Favorecen la eficiencia a largo plazo.

Es bastante habitual que las actividades de corto plazo consuman casi el 100% de nuestro tiempo. La falta de inversión en actividades centradas en el futuro tiene efectos disfuncionales tanto para las personas como para las empresas.

Es necesario buscar un equilibrio en la asignación de tiempos entre las actividades de corto plazo con las de largo plazo, y entre aquéllas más orientadas a la eficacia con las enfocadas en mejorar la efectividad.

¿Cómo lograr esto? En primer lugar, debes hacer un seguimiento de cómo empleas tu tiempo personal. Una vez que sepas cómo repartes tu tiempo, busca un nuevo reparto más proporcional entre los cuatro tipos de actividades (a razón de un 25% para cada una de ellas) y luego ve haciendo los ajustes necesarios a tu situación.

Trabajo superficial y trabajo profundo

La mayoría de la gente tiene que hacer, en mayor o menor proporción, estos dos tipos de trabajos.

En su libro Céntrate (Deep Work), Cal Newport define el trabajo en profundidad (deep work) como “aquéllas actividades profesionales realizadas sin distracciones que llevan tus capacidades cognitivas a sus límites. Estos esfuerzos crean siempre un valor nuevo, mejoran tus habilidades y son difíciles de replicar.”

El trabajo profundo es el que aporta valor a tu carrera y a tu empresa; es el que contribuye en mayor medida a convertirte en un gran profesional.

En contraste, el trabajo superficial (shallow work) se refiere a “tareas de tipo logístico, no exigentes cognitivamente, que a menudo se realizan en un estado de semi distracción. Estos esfuerzos no crean demasiado valor en el mundo y son fáciles de replicar.”

Si no distribuyes correctamente tu tiempo, mezclando el trabajo profundo con el trabajo superficial y con las interrupciones habituales del teléfono móvil, mensajes, redes sociales, etc., tu productividad personal y tu aportación de valor pueden dejar mucho que desear.

El trabajo profundo requiere una atención ininterrumpida y una gran demanda cognitiva. Debes buscar y planificar proactivamente los periodos de tiempo en los que desarrollar este tipo de trabajo, crear un entorno adecuado para poder llevarlos a cabo, y comprometerte con ellos. El trabajo superficial y las interrupciones no deben tener cabida en esos espacios.

Evaluación del trabajo diario

Según la metodología de gestión personal GTD (Getting Things Done), en cualquier momento a lo largo de un día de trabajo, estamos involucrados en una de estos tres tipos de actividades:

1. Haciendo el trabajo según surge. Cada vez que llega algo a nuestra cabeza podemos capturarlo para hacerlo en otro momento, pero hay veces que puede tener sentido dedicarse a ello inmediatamente (imprevistos, crisis, etc.). Este tipo de trabajo es una trampa totalmente improductiva y debería quedar reducido al mínimo, pero es fácil quedar atrapado en este tipo de trabajo, sobre todo cuando tienes un sistema organizativo relativamente fuera de control. Si este tipo de trabajo no es algo puntual y controlado, suele generar altos niveles de frustración y ansiedad.
2. Haciendo el trabajo predefinido. Significa hacer el trabajo que tienes ya definido en tu sistema de gestión personal, es decir, elegir una acción a realizar dentro de tus listas de acuerdo a tu situación actual y tus prioridades.
3. Definiendo nuestro trabajo. Es tiempo dedicado a aclarar qué son exactamente las demandas que entran en tu vida, organizarlas convenientemente en las listas adecuadas y revisar que esas listas están actualizadas. En definitiva, se trata de determinar qué trabajos necesitas llevar a cabo.

Definir tu trabajo es una inversión totalmente necesaria para poder tener tu vida y tu trabajo bajo control la mayor parte del tiempo (haciendo trabajo predefinido), sin dejarte llevar por las aparentemente urgentes demandas del momento (haciendo el trabajo según surge).

En resumen

1. Asegúrate de que tus actividades sean una combinación racional de tareas que generarán un beneficio a corto plazo con tareas que mejorarán tu vida a largo plazo.
2. Distribuye tu tiempo de modo que puedas dedicar una cantidad de tiempo importante a realizar trabajo profundo, en un ambiente a fomente la concentración y evite las distracciones.
3. Dedica todos los días un tiempo a definir y organizar tu trabajo, para no dejarte llevar por la tiranía de las urgencias.