Cómo delegar con eficacia

Dice Stephen Covey en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva que delegar es la forma en que conseguimos hacer todo lo que tenemos que hacer. O bien delegamos cosas al tiempo, o bien las delegamos a otras personas. En el primer caso estamos hablando de eficiencia, en el segundo de efectividad.

Delegar—o subcontratar—parte de nuestras tareas a otras personas es más complicado de lo que parece pero, según mi experiencia, es probablemente la actividad que puede impulsar tu productividad de una manera más rotunda. Por supuesto, antes de decidir si es interesante que parte de tu trabajo sea hecho por otra persona (entendiendo por trabajo cualquier cosa que tienes que hacer, sea personal o profesional), deberías analizar cuánto vale tu tiempo.

Aprender a delegar no es fácil. Tienes que dejar tu ego a un lado. Muchas veces pensamos que enseñar a alguien a hacer determinadas cosas requiere demasiado tiempo y esfuerzo. Otras veces, simplemente creemos que nadie va a hacerlo mejor que nosotros.

Pero lo cierto es que, cuando cedes la responsabilidad de ciertas tareas a otras personas que tienen las habilidades necesarias para llevarlas a cabo, obtienes una gran libertad para dedicarte a las actividades donde realmente puedes aportar tu mayor valor.

Puede que delegar no salga bien a la primera—tienes que alcanzar la mentalidad adecuada y dar con las personas adecuadas —, pero tus probabilidades aumentarán si sigues estos consejos:

• Delega las cosas correctas. Delega las tareas que no son críticas para ti y que pueden hacer otras personas mejor capacitadas. Delega las tareas que tienen un coste inferior al valor que tú puedes generar haciendo otras cosas. Delega las tareas que pueden permitir crecer a otras personas. Delega las cosas que no te gusta hacer.
• Elige a las personas adecuadas. Asegúrate de que la persona a la que vas a delegar una tarea tiene el conocimiento y la capacidad para llevarla a cabo de una manera aceptable, según tus estándares. Asegúrate también de que tiene el tiempo necesario para llevarla a cabo. En cuanto una persona se gane tu confianza, dale autoridad y promociona su autonomía para que trabaje a gusto.
• Da instrucciones claras. No debes especificar cómo se ha de realizar la tarea paso a paso (salvo si es la primera vez y es necesario realizar algo de formación), pero sí dejar muy claro cuál es el resultado deseado. Identifica restricciones y riesgos, si los conoces. Sugiere posibles enfoques, si es algo que ya has hecho tú antes.
• Haz un seguimiento de las tareas delegadas. No hagas un micro-seguimiento, pero comprueba de tanto en tanto cómo va la cosa. Si no hay una fecha real de vencimiento, al menos establece una fecha objetivo, de modo que puedas medir los resultados que se van generando. Debes estar disponible para dar el apoyo necesario cuando aparezcan dudas o problemas.
• Sé humano. Agradece el trabajo realizado. Alaba el trabajo bien hecho. Sugiere mejoras o diferentes enfoques cuando pienses que se puede hacer mejor.