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Nueva sección de Análisis

AUTOR: Francisco Sáez Tags Mejoras Reflexionar Flujo de Trabajo
Analytics image

Este fin de semana hemos lanzado una nueva versión de la sección de Análisis, con un nuevo diseño y con más datos que te permitirán hacer un seguimiento de cómo vas cumpliendo tus metas así como de tu grado de dominio de la metodología GTD.

Hemos estructurado la información relevante en cuatro grupos para que puedas analizar diferentes aspectos de tu productividad personal.

Apartado General

Este apartado te muestra una vista general de tu actividad en la última semana.

análisis apartado general

La cabecera te muestra la cantidad de proyectos y acciones activas, así como el número acciones que se activarán en los próximos 7 días:

  • Las acciones activas son las que tienes en las listas Acciones Siguientes, Calendario y A la Espera.
  • Las acciones que se activarán en los próximos 7 días son aquellas que tienes en el Archivo de Seguimiento, cuya fecha de activación está dentro de la próxima semana.
  • Los proyectos activos son los que tienes ahora mismo en tu lista de proyectos en progreso.

Las gráficas de abajo te permiten ver diferentes desgloses de tus acciones activas:

  • Cuántas están alineadas con Áreas de enfoque u Objetivos superiores y, por lo tanto, están enfocadas a lograr cosas importantes.
  • Cuántas de tus acciones son individuales, pertenecen a un proyecto o pertenecen a una rutina que se repite en el tiempo.
  • Cuántas de tus acciones han sido delegadas, y cuántas tienen que ser hechas por ti.

Las siguientes filas de datos te indican cuántas cosas has capturado, cuál es tu porcentaje de cosas aclaradas y cuántas acciones has completado en la última semana. En cada caso, se muestra la variación con respecto a la semana anterior y cada cuánto tiempo, de media, ejecutas cada una de estas etapas (Capturar, Aclarar y Ejecutar).

En el caso de Aclarar no se muestra cuántas veces lo haces sino el porcentaje de cosas que aclaras cada vez que realizas el proceso. Lo que se valora aquí es que vacíes la Bandeja de Entrada completamente cada vez que aclaras (100%).

Seguimiento de las etapas de GTD

Los siguientes apartados te permiten comprobar cómo has ido ejecutando el flujo de trabajo de GTD en la última semana, en el último mes y en el último año.

Todos tienen una estructura similar. En la cabecera se muestran los datos absolutos de los últimos siete días, mes y año. Se ha incluido también un indicador de la variación con respecto al mismo periodo anterior.

análisis de la etapa capturar

A diferencia de la versión anterior, ahora no se muestran datos de ESTA semana, mes o año, sino de LA ÚLTIMA semana, mes o año. Es decir, que si hoy es martes, 12 de abril de 2022, el gráfico semanal mostrará datos desde el miércoles de la semana pasada hasta hoy, el gráfico mensual mostrará datos desde el día 13 del mes anterior hasta hoy, y el gráfico anual mostrará datos desde mayo de 2021 hasta hoy.

Además, ahora cada una de los gráficas muestra también una línea con la media acumulada. Esta línea permite ver la tendencia (ascendente, descendente o lateral) de una manera intuitiva.

Como antes, el apartado Aclarar no muestra las veces que has aclarado, sino el porcentaje de cosas aclaradas cada vez que has realizado el proceso de aclarar.

El apartado Ejecutar incluye la posibilidad de filtrar las acciones realizadas por Área de Enfoque y/o Objetivo, por si quieres hacer un seguimiento específico de alguno de estos conceptos.

Seguimiento de la Perspectiva

En el apartado Perspectiva puedes ver cuántas acciones has realizado en el último año relacionadas con los niveles de perspectiva que has definido: Visiones, Objetivos y Áreas de Enfoque. Esto te permitirá comprobar a qué cuestiones prestas demasiada atención y a cuáles no les prestas la suficiente.

análisis apartado perspectiva

Los apartados de Proyectos y Objetivos tienen una estructura similar. Te permiten hacer un seguimiento de cuántos proyectos y objetivos has cumplido en los últimos doce meses. Ésta es una imagen de la sección Proyectos:

análisis apartado proyectos

Debajo del histograma se muestra el tiempo que has tardado, de media, en completar un proyecto en el último año y en el último mes, así como la variación con respecto al periodo anterior.

También puedes ver la lista de proyectos completados mes a mes, en la parte derecha.

El apartado Proyectos tiene además la posibilidad de filtrar las acciones realizadas por Área de Enfoque y/o Objetivo, por si quieres hacer un seguimiento de los proyectos completados dentro de esos conceptos.

NOTA: Ambas secciones, Proyectos y Objetivos, solo muestran datos si los proyectos y objetivos no han sido todavía eliminados del sistema, porque antes no se mantenía ninguna información del proyecto u objetivo eliminado. A partir de ahora, no importa que elimines un proyecto u objetivo completado del sistema, porque se guardará la información necesaria para realizar estas estadísticas.

Autoevaluación

Esta es una nueva opción que te permitirá obtener información cualitativa sobre cómo estás haciendo las cosas. De hecho, es mucho más importante hacer las cosas correctas que hacer muchas cosas.

opción de autoevaluación

¿Cómo sabe el sistema que estás haciendo lo correcto? No lo sabe, es imposible. La única persona que sabe en cada momento qué es lo más adecuado hacer eres tú, una vez tienes el sistema puesto en marcha y has reflexionado de manera habitual sobre tus responsabilidades y tus metas.

Para activar esta herramienta sólo tienes que indicar los días de la semana en que quieres evaluar cómo te ha ido el día (te recomiendo que empieces evaluando todos los días).

En la sección Ejecutar aparecerá un botón para evaluar el día al final del Calendario para hoy, si hoy es uno de los días de la semana en que has decidido hacer este seguimiento.

botón de autoevaluación

Obviamente, el mejor momento para responder a la pregunta es al final del día, cuando has terminado tu jornada. Y esta es la sencilla pregunta que debes responder:

pregunta de autoevaluación

“¿Has tenido la sensación de que estabas haciendo lo que tenía sentido hacer durante el día?”.

Se trata simplemente de valorar si has dedicado tu tiempo a hacer las cosas adecuadas, es decir, a las cosas que tenía más sentido hacer de acuerdo a cómo ha ido evolucionando el día, a los entornos y situaciones por los que has pasado, a las personas con las que has estado, a tus compromisos, etc.

Ten en cuenta que se trata de una valoración cualitativa, no cuantitativa. Si un día de trabajo en el que debías dedicarte a terminar un proyecto cuya fecha de entrega es muy cercana, resulta que te has dejado arrastrar la mayor parte del día por lo que ha ido surgiendo, la valoración debería ser muy baja aunque hayas hecho muchas cosas. Por otro lado, si un sábado en que has decidido dedicarte al ocio, has descansado una mitad del día y has salido a disfrutar con tus amigos la otra mitad, seguramente sentirás que has hecho en todo momento lo que tenía sentido hacer y la valoración debería ser muy alta.

Tú tienes toda la información sobre lo que es adecuado hacer en cada momento, y a medida que vas dominando la metodología, tu intuición al respecto estará más informada. Te recomendamos que utilices esta herramienta de manera habitual. Te ayudará a elevar la consciencia para mejorar tu efectividad.

6 comentarios

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Comentado hace 6 meses Miquel

Encuento genial la pregunta "¿Has tenido la sensación de que estabas haciendo lo que tenía sentido hacer durante el día?" y que te salga en "ejecutar". Me parece que puede ser muy buneo para ser consciente de si estás haciendo lo correcto o no. Vemos como lo experimento el día a día y si me es útil.
Muchas gracias por las mejoras.
Miquel

5310c1689fe8404ea0d60f1338df09af Miquel

Encuento genial la pregunta "¿Has tenido la sensación de que estabas haciendo lo que tenía sentido hacer durante el día?" y que te salga en "ejecutar". Me parece que puede ser muy buneo para ser consciente de si estás haciendo lo correcto o no. Vemos como lo experimento el día a día y si me es útil.
Muchas gracias por las mejoras.
Miquel

Ef07031c6613b6f3a49e6906f58e3464
Comentado hace 6 meses Luis Gracia

¡Excelente! Muy buen trabajo.

Ef07031c6613b6f3a49e6906f58e3464 Luis Gracia

¡Excelente! Muy buen trabajo.

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Comentado hace 6 meses Francisco Sáez

Miquel, Luis, muchas gracias por los comentarios y los ánimos! :)

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Miquel, Luis, muchas gracias por los comentarios y los ánimos! :)

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Comentado hace 6 meses Juan Ignacio

Muy interesante. Con ganas de echarle un vistazo y empezar a sacarle partido. Muchas gracias y felicidades por el continuo empeño en mejorar la herramienta.

D9c2a4576bd8cc8b581a4fe632e865fb Juan Ignacio

Muy interesante. Con ganas de echarle un vistazo y empezar a sacarle partido. Muchas gracias y felicidades por el continuo empeño en mejorar la herramienta.

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Comentado hace 6 meses Jordi

Buenas noche Francisco, la nueva versión de la app móvil que estais preparando es un rediseño o es una evolución de la actual? Para cuándo la tienes prevista. muchas gracias por todo!

139a68a3934c984c98955088a8018503 Jordi

Buenas noche Francisco, la nueva versión de la app móvil que estais preparando es un rediseño o es una evolución de la actual? Para cuándo la tienes prevista. muchas gracias por todo!

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Comentado hace 6 meses Francisco Sáez

Muchas gracias, Juan Ignacio!

Hola, Jordi: La nueva versión de la app móvil es una evolución de la actual que también tienes algunas partes rediseñadas. En está versión ponemos el foco sobre todo la parte de proyectos, pero también hay algunas mejoras en la interfaz (menú principal) y un montón de pequeñas mejoras distribuidas por todas las secciones. Debería estar disponible en dos o tres semanas.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Muchas gracias, Juan Ignacio!

Hola, Jordi: La nueva versión de la app móvil es una evolución de la actual que también tienes algunas partes rediseñadas. En está versión ponemos el foco sobre todo la parte de proyectos, pero también hay algunas mejoras en la interfaz (menú principal) y un montón de pequeñas mejoras distribuidas por todas las secciones. Debería estar disponible en dos o tres semanas.

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