Qué tener en cuenta al introducir la opción de "trabajar desde casa"

No es un secreto que el número de personas que trabajan desde casa ha aumentado significativamente en los últimos años. Pero a pesar de esto, el teletrabajo no es tan común como a menudo se nos hace creer. Las últimas cifras de la Oficina de Empleo de EE.UU. publicadas en 2019 correspondientes al período 2017-2018 muestran que sólo el 24,8% de los trabajadores de EE.UU. estaban trabajando desde casa en esta etapa. Esto demuestra que, si bien hay ciertamente ventajas en introducir una política de teletrabajo, muchos directivos todavía prefieren que sus empleados trabajen en la oficina.

Independientemente de dónde te sitúes en este debate, factores externos han decidido que, por el momento, los que pueden trabajar desde casa deben hacerlo. Esto fue una medida que, para muchos, se adoptó sin dar mucho tiempo de reacción. El 15 de marzo, la Casa Blanca pidió ‘máxima flexibilidad en el teletrabajo’, y sólo 24 horas después se pidió a los americanos que se quedaran en casa siempre que fuera posible. Las empresas no sólo en EE.UU., sino en muchos lugares del mundo, han sido efectivamente encargadas de implementar el teletrabajo a escala… sin tener ningún plan en marcha.

De cabeza a la piscina

El teletrabajo no es para todos. Incluso grandes compañías como Yahoo e IBM en los últimos años han ido ajustando sus políticas de teletrabajo para que más gente trabajase desde la oficina. Lo cierto es que el teletrabajo tiene más probabilidad de fracasar cuando los directivos no han preparado adecuadamente a su equipo para trabajar desde casa… y ésa es exactamente la situación en la que muchos se encuentran ahora mismo. De hecho, Nicholas Bloom, investigador principal del Instituto de Investigación de Políticas Económicas de Stanford (SIEPR), declaró que “esto creará un desastre de productividad en las empresas”. Las empresas se han visto obligadas a lanzarse de cabeza a la piscina.

Pero, con o sin desastre productivo, las organizaciones de hoy en día no tienen otra opción. Así que en lugar de aceptar la derrota, es hora de que los directivos actúen… y actúen con rapidez. Incluso sin tiempo para prepararse, es posible introducir sin problemas las primeras soluciones al teletrabajo, y allanar el camino hacia el éxito. La Vicepresidenta de Personal de Twitter, Jennifer Christie, lo ve desde esta perspectiva: “ Trabajar desde casa no cambia tu trabajo habitual, sólo significa que lo estarás haciendo desde un sitio diferente”.

Con eso en mente, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta cuando se introduce la opción de trabajar desde casa:

● Herramientas y Software

Según la investigación de Gartner, más de la mitad de los líderes de recursos humanos creen que el mayor obstáculo para el éxito del teletrabajo es la deficiente provisión de las tecnologías esenciales. “La primera lección que se ha aprendido con la situación del coronavirus es la de acelerar el desarrollo de una infraestructura tecnológica que pueda soportar tipos de trabajo alternativos”, dice el vicepresidente de Garner, Aaron McEwan.

La buena noticia es que, aunque no te hayas preparado para esta situación, ya se acabaron los días de esperar a que la actualización de software te llegue por correo en un CD. El Software-as-a-Service (SaaS) está alimentando el futuro del trabajo desde casa, permitiendo incluso a los equipos más grandes comunicarse, colaborar y co-crear.

Proporcionar a tu equipo las herramientas que necesitan para ponerse a trabajar es esencial cuando se inicia por primera vez el teletrabajo. Pero no es tan fácil como parece. Junto con las herramientas de trabajo en equipo, como el software de comunicaciones y los programas de colaboración, también querrás considerar las herramientas individuales, como el software de seguimiento de la productividad, las horas trabajadas, la organización de los turnos, etc. Si tienes tiempo, la creación de un documento de buenas prácticas y ejemplos prácticos de aprovechamiento puede ayudar a incrementar el uso de estas herramientas fundamentales.

● Equilibrar flexibilidad con expectativas

Para muchos, esta podría ser la primera vez que trabajan desde casa. Y mientras que algunos pueden encontrar que el ambiente de su casa es motivador, los directivos deben tener en cuenta el ambiente y la vida personal de sus empleados. Puede que algunos tengan hijos que no puedan ir a la escuela con normalidad, otros pueden tener que ayudar a familiares dependientes en este momento. Se conoce como “síndrome de la doble carga”.

Como manager, si quieres ver los mismos (o similares) niveles de productividad que en la oficina, es vital que ofrezcas cierta flexibilidad de horarios. Tal vez quieras adoptar un enfoque de “productividad sobre presencia”, que valore los plazos cumplidos y la calidad de las entregas sobre la presencia física delante del ordenador por parte de los empleados.

PERO… es importante tener claras las expectativas. La profesora de gestión de la Universidad Northeastern, Barbara Larson, dice que es esencial “tener muy claras las expectativas de las comunicaciones del día a día” y recomienda comenzar cada día de trabajo con una llamada de 10 minutos con el equipo. Pensando en el largo plazo, piense en qué indicadores clave de rendimiento (KPI) podrían ser beneficiosos. Estos pueden ayudar a tus empleados a entender lo que se espera de ellos, y contribuye a que tanto tú como ellos hagan un seguimiento del rendimiento.

● Equipamiento y seguridad

Los estudios demuestran que la mayoría de los directivos de las empresas creen que los empleados que trabajan desde casa suponen un mayor riesgo para la seguridad que aquellos que trabajan en la oficina. Y puede que tengan razón. Mientras que en un mundo perfecto puedes haber planeado enviar a tus empleados a casa con el hardware y el equipo necesario para hacer su trabajo, la rápida e inaudita naturaleza de este evento significa que esto puede no haber sido posible.

El informe sugería que poco menos de las tres cuartas partes de las organizaciones prohíben los datos relacionados con el trabajo en los dispositivos personales, pero en situaciones como éstas los directivos no tienen más remedio que dejar que su equipo utilice sus propios ordenadores, portátiles, tabletas y smartphones. Y esto es algo que necesitamos tener en cuenta.

“Dado que es probable que más personas trabajen desde casa tras el brote de COVID-19, ahora es el momento de que las empresas revisen sus procedimientos de seguridad relacionados con el acceso remoto a los sistemas, para asegurar todos los puntos de acceso y garantizar que la conexión a la red corporativa sea segura”, dice el investigador principal de seguridad de Kaspersky, David Emm. Incluso en los primeros días de trabajo desde casa, es esencial crear una política en torno al uso de los dispositivos personales y asegurarse de que el equipo adopta las mejores prácticas.

● Tiempo de preparación

En situaciones sin precedentes como esta, una parte significativa de la continuidad del negocio es poner en marcha tu equipo remoto… y con rapidez. Pero debes sopesar los pros y los contras. Incluso si no has sido capaz de prepararte antes de introducir el teletrabajo, eso no significa que no puedas prepararte ahora. Nunca es demasiado tarde. Puede que lleve más tiempo empezar a trabajar, pero ¿es eso algo realmente malo?

Pregúntate a ti mismo: ¿es mejor que tu equipo dé el 100% de inmediato en condiciones de trabajo subóptimas que no facilitan los niveles de productividad previstos, o es quizás mejor permitir mayores niveles de flexibilidad durante los primeros días en casa en un intento de generar mejores resultados a largo plazo?

El espacio de oficina es un ejemplo perfecto. Las investigaciones demuestran que alrededor de la mitad de los trabajadores quieren pasar la mayor parte de su día de trabajo en su propio escritorio. El confort y la limpieza son importantes para el 88% de los trabajadores; la iluminación para el 86%; el nivel de ruido y la temperatura para el 85%; un espacio tranquilo para centrarse es vital para el 81%. ¿Tu equipo ya tiene ese espacio en casa? Probablemente no. Pero pueden crearlo. En tiempos de crisis, la velocidad es esencial, pero asegúrate de no priorizar la velocidad a expensas de tus objetivos a largo plazo.

Actúa ahora para el futuro

La gran pregunta que surge es por qué es tan importante implementar políticas de trabajo desde casa en situaciones temporales como la de COVID-19. Y la respuesta es simple: La necesidad de trabajar desde casa podría potencialmente impulsar el deseo de trabajar desde casa… tanto del lado del empresario como del empleado.

Desde el punto de vista del empresario, los informes muestran que casi tres cuartas partes de los ejecutivos de c-suite planean trasladar el 5% o más de su fuerza de trabajo in situ a lugares remotos tras la contención del virus después de experimentar de primera mano los beneficios organizativos del teletrabajo. Y desde la perspectiva de los empleados, hay que tener en cuenta que los trabajadores pueden no querer volver a la oficina. Y esto nos lleva a preguntarnos si es mejor volver a contratar a un equipo de oficina o hacer concesiones para satisfacer las necesidades de los empleados existentes.

Tener la infraestructura preparada te da opciones. Y aunque la configuración ad-hoc puede requerir algunos ajustes para la implementación a largo plazo, ya ha sentado las bases y dado la flexibilidad para tomar los siguientes pasos más apropiados para tu equipo y, en última instancia, para tu negocio.