Cómo gestionar tu vida personal y profesional de una manera efectiva

Si eres como yo, seguramente has aprendido a gestionar tu vida a través de tu intuición, escuchando algunos consejos, probando cosas, equivocándote en algunas cosas y acertando en otras, hasta que has encontrado un sistema que más o menos funciona para ti.

En la mayoría de países, el sistema educativo no se preocupa demasiado en enseñar cómo organizarnos correctamente ni qué comportamientos pueden ayudarnos a gestionar nuestra vida personal y profesional de una manera realmente efectiva.

Lo cierto es que ni la educación actual ni los modelos de gestión del tiempo tradicionales ni la mayoría de las herramientas de organización disponibles, nos proporcionan una ayuda adecuada para gestionar la gran cantidad de compromisos externos e internos, frecuentemente cambiantes, y con diferentes niveles de complejidad, a los que nos vemos expuestos en la sociedad actual, en la cual estamos hiperconectados y siempre disponibles.

La necesidad de utilizar una metodología de gestión personal

Es muy posible que llegue un momento en el que el sistema de gestión personal que has ido desarrollando a lo largo de los años, con sus virtudes y sus defectos, se quede corto y sientas la necesidad de tener un sistema más fiable.

¿Cuándo deberías plantearte invertir algo de tiempo y esfuerzo en aprender y utilizar alguna metodología que te ofrezca mejores resultados? En cualquiera de estos casos:

• Si sientes que tu nivel de estrés es elevado y la sensación de estar abrumado en el trabajo es algo habitual. Te llegan demasiadas cosas nuevas cada día, hay demasiados cambios y tienes demasiadas distracciones. Tienes la sensación de que no hay suficientes horas al día para todo lo que tienes que hacer.
• Si sientes que no hay equilibrio en tu vida. No solo hay un desequilibrio entre tu trabajo y tu actividad personal, sino entre diferentes áreas de tu vida. Sientes que hay áreas a las que prestas menos atención de la que deberías y, al mismo tiempo, hay áreas a las que prestas demasiada atención.
• Si eres un trabajador del conocimiento y, por lo tanto, una buena parte de tu trabajo consiste en definir cuál es realmente tu trabajo. Es decir, necesitas capturar ideas, adquirir compromisos, definir tareas y proyectos, y tomar decisiones para lograr el mejor resultado posible. Eso no quiere decir que no tengas jefes que te piden cosas y te exigen resultados, sino que eres tú quien debe establecer el camino hasta llegar a esos resultados. Obviamente, si trabajas desde casa, tienes una empresa o eres autónomo, tú eres el responsable de definir tu trabajo.
• Si buscas que tu vida tenga un significado. No sólo se trata de estar ocupado, completando tareas y cobrando un sueldo. Quieres que las cosas que haces tengan sentido, obedezcan a ciertos propósitos, principios y valores. Y quieres que esos horizontes más amplios estén presentes en tu actividad diaria.
• Si quieres crecer personalmente, ser más efectivo, más productivo, sacarle más partido a la vida, a tus relaciones, a tu carrera. Quieres hacer las cosas correctas, mejorar la calidad de tu pensamiento, obtener buenos resultados y mejorar tu vida como consecuencia de ellos; quizás una promoción en el trabajo, un aumento de sueldo, más tiempo libre para disfrutar de las cosas que te gustan y con las personas que quieres. Eres consciente de que si eres más efectivo tendrás más tiempo de calidad — utilizarás mejor tu tiempo y será más satisfactorio.

10 razones por las que GTD puede ser tu mejor opción

Además de tu particular manera de hacer las cosas, existen otras estrategias de gestión personal que pueden ayudarte a ser más efectivo. De entre todas ellas, Getting Things Done (GTD) es probablemente la más extendida y la más completa, ya que define un flujo de trabajo que abarca todos los aspectos del trabajo y también de la vida personal. Hay buenas razones que explican por qué es el método más extendido:

1. GTD ha sido desarrollado, probado y validado empíricamente, durante muchos años, en situaciones reales y con gente real. David Allen, el creador del método, observó qué técnicas de gestión personal funcionaban y por qué. Muchas de estas técnicas fueron posteriormente respaldadas por la ciencia.
2. GTD es una fórmula que te permitirá a enfrentarte con calma a cualquier cosa que te puedas encontrar en la vida. Te enseñará cómo evaluar, aceptar, e integrar cada input en tu vida, sin sobrerreaccionar ni tampoco subestimar su importancia.
3. GTD es independiente de la tecnología, lo que quiere decir que puedes adaptar prácticamente cualquier herramienta con la que te sientas cómodo para implementar sus principios. Desde una libreta hasta un software de gestión de tareas.
4. GTD es puro sentido común. Aunque no es nada simplista, sus prácticas se basan en principios fundamentales y universales.
5. GTD es un sistema completo. Las cinco etapas del flujo de trabajo te permiten tener bajo control tu actividad diaria, mientras que los seis niveles de perspectiva te ayudan a mantener el enfoque adecuado sobre tus compromisos.
6. GTD te permite empezar gradualmente con lo que tienes. Sólo tienes que hacer un inventario objetivo de los compromisos que conforman tu realidad actual, y empezar a aplicar los principios básicos para tener la sensación de que en cada momento estás haciendo lo que tiene más sentido hacer.
7. GTD provee de una estructura suficiente para cubrir una situación compleja, aunque también ofrece la flexibilidad necesaria para tener un sistema estable en diferentes situaciones y etapas de crecimiento.
8. GTD está pensado para lidiar con sorpresas y cambios de prioridades, algo que definitivamente es una constante en el mundo actual.
9. GTD no es una herramienta de gestión del tiempo. El tiempo es el que es, no se puede gestionar. GTD te permite gestionarte a ti mismo, tu atención y tus acciones.
10. GTD trata tu trabajo y tu vida personal por igual.

Cómo puede GTD ayudarte a mejorar tu productividad

GTD es un método de gestión personal muy diferente a cualquier otro. Conocido como el arte de la productividad sin estrés, en vez de incidir sobre la gestión del tiempo — como los sistemas basados en calendarios — o sobre la gestión de las tareas — como las listas de tareas o los sistemas basados en prioridades —, se centra en ayudarnos a gestionar nuestros compromisos internos de un modo efectivo.

Se basa en la premisa de que nuestra productividad es directamente proporcional a nuestra capacidad de relajarnos. Saber estar relajado y ser capaz de concentrarse en lo que hay que hacer, en el momento que hay que hacerlo, y reaccionando en la justa medida a cada cosa, es una habilidad que marca la diferencia en cualquier terreno. Pero, ¿cómo te ayuda GTD a lograr esto? Aquí tienes algunas claves:

• Es probable que, como todo el mundo, tengas un montón de cosas pendientes sobre tu trabajo y tu vida rondando por tu cabeza. El hecho de estar pensando siempre en lo que tienes que hacer es totalmente improductivo, tan sólo te distrae y te produce estrés. Uno de los comportamientos básicos de GTD es capturar todas esas cosas en un lugar de confianza, fuera de tu cabeza. Cuanto más libre esté tu mente, menos estrés soportará y podrás experimentar una mayor creatividad.
• GTD te anima a hacer cada cosa en su momento, sin mezclar etapas. Hay un momento idóneo para aclarar tus cosas y tomar decisiones, otro para organizar tus acciones y material de apoyo, y otro para revisar tu sistema. Cada etapa requiere de una disposición mental diferente.
• Se trata de un sistema estructurado en el que se acepta y se espera que haya cambios. Los planes pueden cambiar, se pueden interrumpir o cancelar. Cuando asumes que eso es parte de la realidad, eliminas una buena cantidad de frustración. Esta capacidad de adaptación te permite recuperar el equilibrio cuando las cosas cambian, perder el miedo a lo desconocido y ganar estabilidad.
• Al tener en cuenta, no sólo las tareas del día a día, sino también tus áreas de responsabilidad, tus objetivos a medio plazo y tu visión de la vida, puedes distinguir fácilmente lo importante de lo urgente y tomar mejores decisiones. Al evitar las urgencias, eliminas una gran fuente de estrés y centras tu atención en lo que realmente merece la pena.
• La Revisión Semanal es otra característica fundamental de GTD para combatir el estrés. Al revisar cada semana todos los frentes que tienes abiertos, actualizar la información y establecer próximas acciones para cada proyecto, te enfrentas a la semana con la tranquilidad de tener todo bajo control y sabiendo que siempre hay espacio para lo que pueda surgir.
• Tienes siempre un marco de referencia para elegir cuál será la próxima acción a realizar, y aunque tu decisión puede no ser la mejor, en un entorno sin estrés, seguir tu intuición informada te permitirá acertar casi siempre. Y cuando no aciertes, estarás preparado para cambiar y adaptarte a la nueva situación. En cualquier caso, tomar estas decisiones te proporciona claridad y elimina la confusión.
• A medida que usas GTD, se produce una retroalimentación que hace que tu control aumente y tu estrés disminuya. Es algo parecido a cuando aprendes a conducir. Al principio lo haces con mucha tensión y estás preocupado por todo. Cuando llevas unos meses conduciendo, lo haces totalmente relajado y eso, a su vez, te permite conducir mejor.

En definitiva, el flujo de trabajo de GTD consta de cinco etapas en las que: 

1. Capturas las  cosas que llaman tu atención. 
2. Aclaras  qué significan para ti esas capturas.
3. Organizas  los resultados de manera inteligente.
4. Reflexionas con la frecuencia necesaria para tener un sistema completo y fiable.
5. Actúas, eligiendo hacer en cada momento lo que tenga más sentido hacer.

Las mejores herramienta para practicar GTD

La mejor herramienta para implementar tu sistema GTD es cualquiera que te permita hacerlo cómodamente, con la menor fricción posible. Los expertos en GTD dicen que es conveniente empezar a implementar la metodología con lápiz y papel o con cualquier sistema de bajo nivel tecnológico, porque de esta manera te puedes centrar en la metodología en sí y en los hábitos que debes establecer. Así se evitan las distracciones y la contaminación del método que determinadas características de las apps introducen sin querer.

Dicho esto, seguramente llegará un momento en que la transcripción manual de toda tu actividad suponga un freno a tu productividad y te verás en la necesidad de buscar algún software que facilite las cosas. Aquí tienes algunas opciones:

• Todoist. Esta es una sencilla aplicación de lista de tareas con la que puedes implementar la metodología GTD. Para ello necesitarás mapear los componentes necesarios de GTD con las funcionalidades de la app. Puedes usar GTD con prácticamente cualquier aplicación de tareas del mercado, e incluso encontrarás guías oficiales para adaptar herramientas como Todoist, Omnifocus, Trello, Evernote, etc.

• Evernote. Si te gusta más usar una aplicación para tomar notas que una lista de tareas, Evernote es una excelente opción. Proporciona suficientes funciones para que puedas organizar sus pensamientos de una manera integral. Nuevamente, deberás adaptar la herramienta a la estructura y el flujo de trabajo de GTD, pero puedes encontrar ayuda en las guías oficiales.

• FacileThings es una aplicación diseñada específicamente para GTD, por lo que todas las listas y componentes necesarios ya están creados y el flujo de trabajo está integrado en la aplicación. Esto la convierte en una herramienta ideal para principiantes, ya que te ayuda a adherirte a las mejores prácticas de productividad personal sin siquiera darte cuenta. Su diseño se basa en el flujo de trabajo GTD (capturar, aclarar, organizar, reflexionar e ejecutar), y la mayoría de los procesos están integrados en la aplicación, por lo que no es necesario tener la estructura GTD en la cabeza para mantener una buena organización.