Habilidades productivas: Comunicación Asíncrona

En el mundo de las telecomunicaciones se dice que una comunicación es asíncrona cuando los datos se transmiten de manera intermitente, y es síncrona cuando los datos se transmiten en un flujo continuo.

Dentro de un entorno empresarial (y también personal), hablamos de comunicación asíncrona cuando no se realiza en tiempo real y, por lo tanto, no se espera una respuesta inmediata. Por ejemplo, cuando envías un email o un whatsapp a alguien, el destinatario puede contestar en cualquier momento. Y hablamos de comunicación síncrona cuando se produce en tiempo real y todos los interlocutores deben estar presentes de alguna manera al mismo tiempo. Cuando haces un Skype o llamas por teléfono a alguien se produce una comunicación síncrona.

La comunicación es algo inherente al ser humano y es absolutamente necesaria para un buen trabajo en equipo, pero la forma en que lo hagamos puede afectar de manera dramática tanto a nuestra productividad personal como a la de nuestro equipo de trabajo.

La forma más productiva de trabajar en equipo y evitar distracciones absurdas consiste en comunicarse de un modo en que cualquiera pueda:

1. Ignorar un mensaje en el momento en que se genera y
2. Elegir el momento que le venga mejor para procesarlo y actuar en consecuencia si es necesario.

Esto sólo puede conseguirse mediante comunicaciones asíncronas.

La comunicación síncrona es muchas veces un sinónimo de interrupción, por lo que deben evitarse siempre que sea posible. Una llamada de teléfono, por ejemplo, te saca completamente de la tarea que estás ejecutando, y se estima que una persona tarda alrededor de media hora en recuperarse de una interrupción y concentrarse totalmente en la tarea en la que estaba trabajando previamente.

La inmensa mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata y, por lo tanto, una comunicación asíncrona será en estos casos el enfoque más adecuado.

Con el auge del trabajo remoto, las comunicaciones asíncronas son cada vez más utilizadas y necesarias. Al evitar interrupciones los periodos de concentración son más duraderos, lo que ayuda a aumentar la productividad y mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional. Simplemente, se hacen más cosas en menos tiempo.

Otra ventaja de las comunicaciones asíncronas es que invitan a realizar comentarios más reflexivos y valiosos, ya que puedes dedicar el tiempo que necesites para elaborar la respuesta.

Pero cuidado, en el uso de las comunicaciones asíncronas también hay malas prácticas que pueden hacer perder el tiempo a los demás y se deben evitar. Un ejemplo es enviar emails multitudinarios y utilizar habitualmente la opción “responder a todos”. Estar siempre conectado a un grupo de Whatsapp o Slack, donde todo el mundo recibe los comentarios de todo el mundo y es interrumpido constantemente, es otra manera perniciosa de utilizar la comunicación asíncrona.

Para que la comunicación asíncrona sea eficiente se deben apagar las notificaciones y reservar periodos específicos de tiempo dedicados a responder los mensajes pendientes. Además, deben utilizarse las herramientas adecuadas para ello:

• Correo electrónico.
• Aplicaciones de mensajería (Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, etc.).
• Herramientas de gestión de tareas (Asana, Trello, Todoist, FacileThings, etc.)

Un estudio reciente de la Universidad de California sugiere que las comunicaciones síncronas contribuyen a aumentar el estrés de los empleados, ya que se sienten impelidos a trabajar más y más rápido después de las interrupciones para recuperar el tiempo perdido. Las comunicaciones asíncronas no producen esta presión.

Las reuniones son una de las formas de comunicación síncrona que más socavan la productividad de un equipo y, por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con ellas.

Hay reuniones que se podrían sustituir por uno o varios emails. En cualquier caso, siempre hay que evaluar la necesidad de una reunión y, en caso necesario, convocar sólo a las personas realmente implicadas. Para que resulten eficientes, las reuniones se deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo.

La conclusión clara es que debes comunicarte con tus compañeros de trabajo de manera asíncrona siempre que puedas. Por supuesto, habrá ocasiones en que sea necesaria una comunicación directa, pero no debería ser el modo de trabajo por defecto.

En resumen, los principales beneficios de la comunicación asíncrona son estos:

• Disminuye las interrupciones.
• Facilita periodos de trabajo profundo duraderos.
• Da a cada persona más autonomía y control sobre su jornada laboral.
• Disminuye la necesidad de estar siempre disponible.
• Permite un mayor equilibrio con la vida privada.
• Elimina prisas y presión innecesaria.
• Ayuda a reducir el estrés generado por la falsa sensación de urgencia que desprenden las comunicaciones síncronas.
• Mejora la calidad de las respuestas.
• Elimina problemas de comunicación en equipos que operan en diferentes franjas horarias.
• Permite guardar un registro de las conversaciones al que se puede recurrir después.