La productividad sin estrés existe

Evernote es una herramienta fenomenal, tanto para capturar cosas como para guardar material de referencia, dos cuestiones muy importantes en cualquier organización GTD.

La fase de capturar en GTD tiene normalmente un carácter reactivo. Es decir, tú estás haciendo cualquier trabajo, o paseando, o en el cine y, de repente, ves algo, o alguien te dice algo, o te acuerdas de algo o te viene una idea a la cabeza. Entonces la capturas para evitar el estrés de tenerla zumbando en la cabeza todo el tiempo, o la preocupación de olvidarla.

En un momento cualquiera del día, ¿cómo decides qué es lo siguiente que debes hacer? Quizás estés todavía acostumbrando a definir tus prioridades asignando un número a cada una de tus tareas pendientes para luego elegir la que tiene el número más alto (aunque ese número lo asignaste hace 20 días, cuando la situación era completamente diferente a la actual). Trabajar con esa clase de prioridades, aunque habitual, es una muy pobre estrategia de gestión personal.

En las empresas, la forma tradicional de enfocar nuevos proyectos siempre ha pasado por realizar una una planificación exhaustiva de todas las etapas que compondrán el proyecto. Esto se hace así porque muchas veces hay que elaborar un presupuesto que alguien tiene que aceptar como asumible; sino, no hay proyecto. También es importante tener claro todos los recursos que van a ser necesarios para alcanzar el objetivo.

Dice Stephen Covey en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva que delegar es la forma en que conseguimos hacer todo lo que tenemos que hacer. O bien delegamos cosas al tiempo, o bien las delegamos a otras personas. En el primer caso estamos hablando de eficiencia, en el segundo de efectividad.