La productividad sin estrés existe

“GTD no es para mí”, “No soy una persona organizada”, “No encuentro la aplicación ideal”. Estas son algunas de las excusas que más escucho decir a las personas que han intentando, sin conseguirlo, poner orden en el caos que reina en sus vidas. ¿Intentado? No sé si se puede cosiderar un intento real probar algo sin total convicción durante un par de semanas. Si llevas 10 años comiendo a base de fritos y bollería, ¿sería realista querer mantener el colesterol a raya en tan sólo dos semanas? Yo tardé algunos meses en conseguir cambiar mis hábitos alimenticios, y algunos más en obtener resultados.

Es la primera etapa por la que pasa cualquier posible acción o tarea. Primero hay que atraparla. Capturar consiste en recopilar todo aquello que puede representar algo que hacer y registrarlo en un sistema fiable para procesarlo y revisarlo posteriormente. Sólo es eso: apuntar algo en una libreta, grabar un recordatorio con una grabadora de voz, introducir una tarea en tu aplicación favorita…

Productividad. Un concepto tan fácil de definir como difícil de analizar. Personalmente, prefiero la definición más corta: hacer más con menos. Dicho así no parece gran cosa, pero no te engañes, se trata de un concepto tan potente que es la clave para medir la eficiencia y evolución de las economías y sociedades, y que determina la rentabilidad de las empresas y la calidad de vida de las personas.

La lista de Próximas Acciones suele contener un gran número de posibilidades. Estas acciones deben hacerse tan pronto como sea posible, pero ¿qué criterios debes utilizar para elegir la acción más adecuada a realizar en cada momento? Estos cuatro y en este orden:

Cuando empiezas a utilizar GTD te sueles encontrar con unas sensaciones contradictorias. En primer lugar, una vez consigues capturar, aclarar y organizar todas tus acciones pendientes—lo cual es un trabajo bastante arduo la primera vez, por cierto—, tienes la gratificante sensación de que todo está bajo control. Sabes todo lo que tienes que hacer, sabes cuáles son tus prioridades y, lo más importante, sabes qué cosas estás dejando de hacer cuando decides dedicar un tiempo a tu familia, amigos y aficiones favoritas. Esto te da una enorme tranquilidad, y te permite disfrutar de verdad del tiempo en que no haces nada.